Comment évaluer les coûts des stagiaires et des alternants ?

S’entourer de nouvelles recrues en étude ou formation professionnelle permet de transmettre son savoir et savoir-faire, et inspirer de futures carrières. Que vous soyez à la recherche de stagiaires, d’alternants en apprentissage ou en professionnalisation pour votre société, vous devez avant toute chose appréhender les différentes modalités et estimer les coûts. Nous vous donnons quelques pistes afin de clarifier la situation avant de signer toute convention ou contrat.

Dans le cadre d’un stage

Étudiant dans un établissement d’éducation, votre futur stagiaire pourra bénéficier d’une mise en situation en milieu professionnel sur plusieurs semaines ou mois, tout en mettant sa pierre à l’édifice de votre activité.

Obligation d’une convention

Une convention de stage est obligatoire pour que votre stagiaire puisse rejoindre de manière temporaire votre société. Cette dernière est établie entre l’entreprise d’accueil, le stagiaire concerné et son établissement scolaire.

Ainsi, la convention de stage doit comprendre les mentions suivantes :

• Les dates de début et de fin du stage.
• Les missions et activités du stagiaire.
• Le montant et les modalités de la gratification et des avantages (tickets restaurant, hébergement, etc.).
• Le régime de protection sociale.

Rappelez-vous également que si vous décidez d’embaucher votre stagiaire dans les trois mois qui suivent la fin de son stage, alors la période d’essai doit être déduite de son temps passé dans votre société.

Gratification et charges pour un stagiaire

Les stages supérieurs à une durée de deux mois consécutifs, ou les stages qui dépassent les 309 heures travaillées vous obligent à rémunérer votre stagiaire. Cette gratification, considérée comme minimale, est de 436,05 € par mois, ou 3,90 € par heure. Autrement dit, ce montant représente 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale.

Ainsi, avec la base minimum, vous ne payerez pas de cotisations sociales sur cette gratification. Toutefois, si la gratification dépasse ce montant minimum mensuel de 436,05 €, alors la société doit payer les charges sociales sur la base excédentaire. Par exemple, si vous proposez une gratification de 800 € à votre stagiaire, vous payerez des charges sur la base de 363,95 € (800 – 436,05).

Pour faire vos calculs, n’hésitez pas à utiliser ce simulateur de gratification proposé par le service public. Notez également que le plafond de la sécurité sociale change chaque année, au 1er janvier. Si votre stagiaire est en cours de stage alors qu’une modification du plafond intervient, vous devrez revaloriser sa convention en fonction du nouveau plafond.

Enfin, vous pouvez rémunérer votre stagiaire sur la base réelle des heures travaillées ou par un lissage sur la durée totale du stage.

 

Dans le cadre d’une alternance en contrat d’apprentissage

S’entourer d’une personne qui alterne entre des périodes en entreprise et des périodes à l’école peut être un véritable avantage pour votre entreprise. Si vous devenez maître d’apprentissage auprès d’un alternant apprenti, vous devez présenter un diplôme similaire à celui que l’apprenti prépare, ou justifier de plus de deux ans de pratique. Pour le reste, voyons voir ensemble les informations les plus importantes à retenir.

Les modalités de recrutement

Votre alternant en contrat d’apprentissage doit répondre aux critères suivants :

• Avoir minimum 16 ans et maximum 29 ans (révolus), avec une exception à 34 ans si l’apprenti veut accéder à un niveau d’étude supérieur à son diplôme déjà obtenu, ou s’il avait dû rompre un précédent contrat à cause de raisons indépendantes de sa volonté ou inaptitudes physiques. Il n’y a pas d’âge limite si l’apprenti est en situation de handicap, envisage de créer une entreprise, ou est sportif de haut niveau.
• Le contrat peut être à durée limitée (CDL) d’une durée de six mois minimum à trois ans maximum, ou à contrat à durée indéterminée (CDI). Il doit comporter toutes les mentions légales et obligatoires, et doit être conclu via le formulaire cerfa n°10103. Vous devez ensuite le transmettre à l’Opco dans les 5 jours qui suivent sa signature.
• Le temps de travail est de 35 heures par semaine.

Les coûts d’un alternant en apprentissage

Au 1er janvier 2021, les entreprises qui recrutent des alternants en contrat d’apprentissage doivent les rémunérer d’après les modalités suivantes :

Vous devez également prendre en charge les frais de transport de l’alternant, les congés et rémunérer les heures supplémentaires en fonction du cadre légal appliqué aux salariés ordinaires.

L’entreprise doit également payer des frais de scolarité et de formation. Les montants varient en fonction des domaines.

Les charges et exonérations à connaître

Depuis le 1er janvier 2019, les entreprises bénéficient d’un système de réduction générale des cotisations sociales, avec une exonération de 79 % du Smic en vigueur. La rémunération des apprentis reste exonérée de CSG/CRDS à 100 %.

Enfin, si vous employez un ou plusieurs alternants en contrat d’apprentissage, vous pouvez bénéficier d’une exonération de taxe d’apprentissage si votre base annuelle d’imposition n’excède pas 6 fois le Smic en vigueur. Vous pouvez également demander un crédit d’impôt apprentissage.

Dans le cadre d’une alternance en contrat de professionnalisation

L’alternance en contrat de professionnalisation s’intègre dans la formation continue, et l’alternant vise donc l’emploi ou le retour à l’emploi. Ce type de contrat s’adresse donc à une cible différente, et les modalités et coûts sont donc distincts du contrat d’apprentissage.

Spécificités du contrat de professionnalisation

Si vous souhaitez intégrer un alternant en contrat de professionnalisation dans votre entreprise, vous devez prendre connaissance des informations suivantes :

• La professionnalisation concerne les jeunes de 16 à 25 ans révolus qui souhaitent compléter leur formation initiale, les demandeurs d’emploi de 26 ans et plus, les bénéficiaires du RSA, de l’ASS, de l’AAH, ou du CUI.
• Le contrat doit comprendre les mentions légales et être conclu via le formulaire cerfa n°12434. Il est ensuite envoyé à l’Opco dans les 5 jours qui suivent sa signature.
• La durée du contrat peut être indéterminée, ou déterminée sur une période d’une année avec quelques exceptions possibles d’extension à retrouver ici.
• La durée légale du travail est de 35 heures par semaine.

Les coûts d’un alternant en professionnalisation

Au 1er janvier 2021, les entreprises qui recrutent des alternants en contrat de professionnalisation doivent les rémunérer selon les conditions suivantes :

*Notez que la majoration concerne les alternants titulaires d’un diplôme égal ou supérieur au niveau baccalauréat.

Il vous sera possible de déduire jusqu’à 75 % du salaire pour des avantages en nature. Quant aux règles concernant les frais de transport, les congés et les heures supplémentaires, elles sont appliquées en fonction du cadre légal et du règlement de votre entreprise.

Les aides à disposition

Recruter un alternant en contrat de professionnalisation peut vous permettre d’alléger certains coûts ! En effet, vos cotisations patronales sont réduites sur les bas et les moyens salaires, avec une exonération à 100 % si votre alternant à 45 ans ou plus, accompagnée d’une aide de 2 000 € supplémentaire.

Vous pouvez également bénéficier d’une aide forfaitaire attribuée par Pôle emploi pour l’embauche d’un demandeur d’emploi de 26 ans et plus.

En somme, l’alternance en contrat d’apprentissage et contrat professionnel vous permet de maîtriser vos coûts salariaux. N’hésitez pas à utiliser le stimulateur de calcul de rémunération et d’aides aux employeurs du gouvernement pour comprendre vos avantages et estimer les intérêts de chaque contrat avant d’accueillir votre nouvelle recrue.

Partagez vos éventuelles questions en commentaire, l’équipe d’Indy (ex Georges) vous répondra rapidement ! Vous pouvez également rejoindre notre groupe Facebook de comptabilité pour partager vos problématiques avec notre communauté d’indépendants.