Comment gérer les espèces lorsqu’on est en profession libérale ?

Vous êtes en activité libérale et vous vous demandez comment gérer vos espèces ? C’est une question importante, puisqu’à contrario de la plupart des commerçants, vous n’aurez pas forcément de caisse enregistreuse. Aussi, vous êtes légalement obligé d’accepter les paiements en espèces de la part d’un client ou d’un patient, sauf sous certaines conditions. Pas d’inquiétude cependant, car la gestion des espèces relève de quelques opérations simples que l’on partage avec vous !

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Où déposer vos espèces ?

• À la banque
  Si vous avez des recettes en espèces, alors vous pourrez aisément déposer les liquidités à la banque dans laquelle vous avez ouvert votre compte professionnel. L’opération est simple : vous pouvez déposer la globalité des pièces et billets en euros sur votre compte professionnel directement au guichet, par courrier ou via les distributeurs/machines à dépôt. Veillez toutefois à conserver les informations relatives à chaque paiement en espèces déposé à la banque. Généralement, vous aurez un bordereau de dépôt d’espèces qui permettra de faire foi.

 

• Conserver ses espèces
  Dans le cas où vous souhaitez conserver vos espèces, et ne comptez pas les déposer à la banque immédiatement, alors vous devez garder une traçabilité de chaque paiement. La traçabilité de vos recettes en espèces permet en effet de lutter contre les opérations illégales, dont le blanchiment d’argent. Il est donc impératif d’avoir à disposition toutes les informations possibles en cas de contrôle fiscal : identité du client/patient et date de paiement.

Tenir un livre des recette avec les opérations en espèce

Cet impératif comptable du régime micro BNC, le Livre des Recettes, permet de rendre compte des différentes transactions. Ainsi, tous les paiements en espèces doivent être intégrés dans ce Livre des Recettes, et chaque paiement doit être dûment justifié. Par exemple, chaque enregistrement d’un paiement en espèces doit faire preuve d’une date de réception.

Les paiements en espèces n’ont pas de “lignes” particulières dans votre Livre de Recettes. L’inscription “paiement en espèces” devra simplement être indiqué, au même titre que “virement bancaire” ou “chèque”.

Nous vous rappelons par là même qu’il est interdit d’entrer l’ensemble de vos recettes en fin de semaine ou en fin de mois. Et seules les recettes qui ne dépassent pas le montant de 76€ peuvent être comptabilisées de manière globale. L’identité des clients doit toutefois être notée et conservée.

Quid du brouillard de caisse ?

Le brouillard de caisse est un fichier qui rassemble tous les mouvements de la caisse des entreprises (les entrées et les sorties des liquidités) de manière chronologique. Ensuite, ces mouvements sont enregistrés dans les Livres de Recettes. Il est toutefois important de noter que le brouillard de caisse n’est plus obligatoire pour les professions libérales.

Respecter le plafonnement

En activité libérale, vous pouvez recevoir jusqu’à 1000 € en espèces pour un même réglement. Ce seuil, auparavant établi à 3000 €, a été abaissé à partir du 1er septembre 2015. C’est le décret n° 2015-741 du 24 juin 2015, prenant pour application l’article L. 112-6 du code monétaire et financier relatif à l’interdiction du paiement en espèces de certaines créances, qui encadre ce nouveau plafonnement. Ainsi, au-delà de 1000€, le règlement en espèces n’est pas autorisé et vous pourriez recevoir une lourde amende en cas de non-respect de la loi.

Le suivi par les AGA

Une AGA (Association de gestion agréée) est une association à but non-lucratif qui accompagne et soutient les professionnels en activité libérale dans la gestion de leur comptabilité. Elle permet par ailleurs d’obtenir certains avantages fiscaux, dont des réductions d’impôts.

Toutefois, pour adhérer à une AGA, vous devrez respecter certaines conditions. La bonne gestion de vos recettes en espèces en fait bien évidemment partie ! Dans le dossier que vous présenterez à votre AGA, il sera important de veiller à bien organiser les enregistrements de vos liquidités. Par exemple, vous pourrez ajouter toutes les informations inhérentes aux recettes/dépenses en espèces : identité du client (nom, prénom, adresse), date de réception et nature des prestations fournies.

La gestion des espèces sur Indy (ex Georges)

Indy vous aide à comptabiliser tous vos mouvements en espèces. Ainsi, que vous décidiez de déposer vos liquidités à la banque ou de les conserver, nous vous accompagnons dans votre démarche. Consultez notre tutoriel à propos de la gestion des caisses sur Indy pour en savoir plus !

Vous avez davantage de questions sur la gestion de vos espèces ? Laissez-nous un commentaire ci-dessous ou bien contactez-nous directement via le live-chat pour les utilisateurs d’Indy (ex Georges). Vous pouvez également rejoindre notre communauté d’indépendants sur notre groupe Facebook de comptabilité !