Comment comptabiliser les débours et refacturations de frais ?

En tant que prestataire, il vous arrive parfois de faire des dépenses pour le compte de vos clients. Selon les cas, cette pratique peut s’appeler débours ou refacturation de frais. Si la dénomination n’a rien à voir, les différences entre ces deux types de dépenses sont ténues mais non dénuées de conséquences sur votre comptabilité. Voyons ensemble quelles sont leurs caractéristiques et comment les comptabiliser.

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🎯 En bref :

• Les débours sont des dépenses effectuées au nom du client, remboursées à l’euro près. Ils ne sont pas déductibles et n’impactent ni le chiffre d’affaires ni les charges du professionnel. Ils ne sont pas soumis à la TVA ni à l’impôt sur les bénéfices ; 
• Les refacturations de frais sont quant à elles des dépenses payées par le professionnel, déductibles comme charges, et soumises à la TVA lors du remboursement par le client ;
• Ces dépenses peuvent concerner les frais de repas, d’hébergement, de voyage, d’impression de documents, d’achats promotionnels…

Débours et refacturations de frais : différences

Les débours et refacturations de frais correspondent à la même pratique : vous avez engagé des frais pour votre client dans le cadre de votre mission. Pour autant, ils comportent des différences importantes.

Débours

• Les débours sont des factures adressées au nom de votre client que vous allez régler à sa place. Il vous mandate via le contrat qui vous lie pour effectuer ces dépenses.
• Le remboursement de vos dépenses dans le cadre d’un débours doit se faire à l’euro près.
• Les débours n’entrent ni dans vos charges, ni dans votre chiffre d’affaires. Ils sont enregistrés en comptabilité dans le compte 467.
• En contrepartie, c’est le client final qui pourra déduire la charge dans sa comptabilité et récupérer la TVA s’il y en a.

Refacturations de frais

• Proposés sous forme de forfaits, ces frais qui ne sont pas facturés à l’euro près sont réglés en votre nom.
• Vous pourrez déduire ces dépenses en tant que charge mais devrez facturer un forfait en parallèle.
• La dépense comme le remboursement sont soumis à la TVA : vous la récupérerez donc sur votre achat et la facturerez sur le forfait proposé à votre client.

Note : Les cotisations des micro-entrepreneurs étant forfaitaires et n’étant la plupart du temps pas soumis à la TVA, il n’est pas avantageux pour eux d’avancer des frais pour leurs clients. En effet, ils devront payer des cotisations sur le remboursement de leur client qui leur ferait perdre de l’argent. Évitez ce type d’opération au possible si vous êtes micro-entrepreneur.

De quels frais parle-t-on ?

Il n’est pas rare que certains indépendants soient amenés à dépenser des frais pour l’accomplissement de leur mission, qu’ils soient au compte de leur client ou non :

• Des frais de repas, qu’ils soient pour des déjeuners client ou dans le cadre d’une prestation sur une journée ;
• En cas de déplacement, des frais d’hébergement et de voyage ;
• Des frais d’impression de documents ou de photos ;
• Des achats de produits promotionnels type goodies ;
• Pour les avocats et experts comptables : des frais de formalités en tout genre ;
• Des frais avancés pour un collègue indépendant…

Que ce soit via un débours ou une refacturation de frais, ces éléments sont comptabilisables d’une manière bien précise qu’il convient de respecter.

Comment comptabiliser des débours ?

Pour mieux vous expliquer comment comptabiliser cette opération, prenons un exemple. Vous avez avancé une dépense de 120 euros TTC pour votre client (vos débours) et vous devez lui facturer 480€ d’honoraires (soit 400 € H.T.) en plus de ces débours.

La dépense engagée pour votre client
Vous devrez enregistrer cette dépense en TTC :

• Débours refacturables au client : 120 € au débit
• Encaissement du remboursement des débours : 120 € en crédit

La comptabilisation de l’encaissement de votre client
Lors de la facturation, vous devrez isoler vos débours de vos honoraires. Les débours n’étant pas soumis à la TVA en ce qui vous concerne, ils devront être mis à part sur votre facture. Vous facturerez donc 600 € TTC dont :

• 400 € HT d’honoraires
• 80 € de TVA
• 120 € TTC de débours

En comptabilité de trésorerie, vous devrez encaisser cette facture comme suit :

• Honoraires HT : 400 €
• TVA sur honoraires : 80 €
• Débours encaissés : 120 €

Comment comptabiliser les refacturations de frais ?

Prenons un autre exemple. Une agence de publicité réalise pour le compte d’un de ses clients une brochure publicitaire pour une opération promotionnelle. Elle a dépensé une somme de 120 € TTC (dont 20 € de TVA). Ces frais ne sont pas facturés à l’euro près mais donnent lieu à la facturation d’un forfait de 240 € TTC (dont 40 € de TVA). La réalisation de la brochure est facturée 600 € TTC (dont 100 € de TVA). Voici comment elle devrait comptabiliser cette opération.
Elle comptabilise d’abord la facture d’achat :

• 100 € en achats
• 20 € en TVA

Et elle comptabilise les opérations suivantes lors du paiement de la facture :

• 500 € en honoraires
• 200 € en gains divers
• 140 € en TVA

Refacturations de frais et débours : régime fiscal

Débours

Les débours étant des dépenses effectuées au nom de votre client ou collaborateur, ils ne sont imposés ni à la TVA, ni à l’IS ou à l’IR. Comme indiqué précédemment ces opérations doivent être comptabilisées en débours, qui n’est ni une charge déductible ni un bénéfice. Et nous vous rappelons que la transaction doit se faire à l’euro près : faire une marge est donc exclu sur ce type d’opération (ce serait trop beau !).

Refacturations de frais

Les refacturations de frais sont imposables à la TVA et à l’IS ou l’IR comme toute recette et comptera dans votre bénéfice. Précisons toutefois qu’une note de repas taxée à 10% devra être refacturée à 20% de TVA au client. Dans ce cas précis, un débours est donc plus intéressant.

En contrepartie, les dépenses effectuées pour le compte de votre client peuvent être comptabilisées en charge. Si vous faites une marge sur votre refacturation, vous ne serez donc en principe imposés à l’IS ou à l’IR que sur cette marge.

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