Gestion du temps et productivité : conseils pour les freelances Tech

Une meilleure gestion du temps et le gain de productivité sont sans nul doute les deux principaux objectifs communs à tous les freelances. Perçus par certains comme une résolution perdue d’avance et pour d’autres comme un marathon difficile à maintenir sur la durée, ces deux objectifs sont aujourd’hui plus facilement atteignables avec les bons outils. Chaque freelance Tech peut ainsi se concentrer pleinement à des tâches rémunératrices, et optimiser son emploi du temps pour se réserver du temps libre.

Merci à notre partenaire Freelance Republik pour la rédaction de cet article.

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Freelances, réseau d'entraide des indépendants dans leur comptabilité.

Sans surprise, la gestion du temps de travail couplée à une bonne productivité sont les clés de la réussite d’une entreprise individuelle, tout en tenant éloigné le tant redouté burn-out. Voici les outils et les conseils d’organisation testés et approuvés par les freelances Tech épanouis qui vivent pleinement de leur activité.

Organiser la gestion de son activité de freelance

L’avantage du freelance Tech est sa totale liberté concernant l’organisation de sa journée de travail. Mais cette liberté peut aussi être un piège pour les freelances sujets à la procrastination. Voici de précieux conseils pour dire adieu à la procrastination et se réserver du temps libre :

• établir un calendrier et une liste de tâches qui vous aideront à avoir un visuel clair de ce que vous devez faire en priorité durant votre journée ;
• estimer le temps nécessaire pour chaque mission, afin de pouvoir fixer vos tarifs vous permettant d’être rémunéré à votre juste valeur et d’évaluer le nombre d’heures ou de jours de travail pour mener à bien chaque projet client ;
• fixer des délais réalistes à vos clients, afin de ne pas travailler dans l’urgence et de prévoir une marge d’erreur en cas d’imprévus ;
• ne pas faire l’impasse sur les pauses qui peuvent au final vous faire gagner du temps de travail, car un freelance fatigué est un freelance moins productif ;
• utiliser des outils de gestion de projet qui permettent de mieux planifier votre travail et de suivre l’avancement de vos tâches à accomplir, afin d’avoir un visuel sur l’ensemble de vos projets en cours, avec leur dateline et les briefs des clients ;
• maintenir à jour vos factures et votre compatibilité, pour éviter de devoir émettre ses factures et remplir son livre de recettes et de dépenses la veille de déclarer son chiffre d’affaires à l’Urssaf ;
• automatiser certaines tâches, comme l’envoi des factures, les relances en cas d’impayés, etc.

Pour cela, vous pouvez utiliser plusieurs outils en ligne afin d’améliorer la gestion de votre temps de travail.

Utiliser les bons outils en ligne

En tant que freelance Tech, il existe de nombreux outils très utiles pour gagner en productivité. Voici quelques-uns des outils les plus appréciés par les freelances.

Le gestionnaire de tâches

Cet outil vous permet de créer des listes de tâches et de suivre votre progression, ce qui vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus importantes. Parmi les gestionnaires de tâches les plus populaires auprès de la sphère freelance informatique, on peut citer Todoist, Asana, Trello et l’incontournable Notion.

Le calendrier en ligne

Le calendrier vous permet d’avoir un visuel axé sur les datelines à respecter pour éviter de vous retrouver débordé par des missions de dernières minutes.

De plus, les calendriers en ligne proposent aujourd’hui différentes fonctionnalités, comme la planification de vos réunions avec l’envoi d’invitations à vos contacts ou l’agenda partagé pour les missions collaboratives.

L’agenda le plus utilisé est sans nul doute Google Calendar, qui présente l’avantage d’être un outil gratuit et facilement utilisable avec les autres outils Google (Google Meet, Google Docs, etc.).

L’outil collaboratif

Ce type d’outil vous permet de travailler avec vos clients et avec vos collègues à distance, en partageant des fichiers, des notes et des commentaires en temps réel. Slack reste en tête de liste parmi les outils collaboratifs les plus complets et les plus utilisés par les freelances Tech.

Le logiciel de gestion de projet

Ce type de logiciel permet de suivre la progression dans l’exécution de chaque tâche, afin de respecter les délais de chaque projet. Parmi les logiciels de gestion de projet les plus populaires, vous pouvez retrouver Jira, Monday et bien évidemment Trello.

L’outil de facturation et de comptabilité

Ce type de logiciel vous permet d’éditer et de surveiller le paiement de vos factures. Un outil en ligne pour la gestion de votre comptabilité est également très utile, avec le pré-remplissage de vos déclarations et documents obligatoires, ainsi que l’envoi de votre liasse fiscale au service des impôts.

Pour cela, l’outil Indy est apprécié par les freelances en quête de simplicité et de transparence dans la gestion financière de leur activité.

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L’outil de gestion du temps

Cet outil est idéal pour suivre le temps que vous passez sur chaque tâche, afin notamment de pouvoir facturer vos clients en fonction du temps passé sur leur projet. Parmi les outils de gestion du temps les plus utilisés, vous pouvez retrouver Toggl et RescueTime.

Le logiciel de développement

Indispensable pour les freelances Tech, ce type d’outil vous aide à coder plus efficacement, à collaborer avec d’autres développeurs et à gérer votre code source. Les outils les plus utilisés pour le développement web sont Visual Studio Code, GitHub et GitLab.

L’outil de surveillance

Cet outil vous permet de surveiller vos sites web et vos applications, afin de détecter et de résoudre rapidement d’éventuels bugs informatiques. Pingdom, UptimeRobot ou bien encore New Relic peuvent ainsi vous être très utiles. N’hésitez pas à faire le point sur les aspects que vous souhaitez améliorer dans votre manière de travailler.

Si vous avez des difficultés à tenir vos délais, vous pouvez utiliser dès maintenant un outil de gestion des tâches couplé à un calendrier avec une fonctionnalité de rappels de vos échéances.

Pour celles et ceux qui souhaitent se concentrer sur le cœur de leur activité et réduire au maximum les contraintes administratives de l’entreprise individuelle, pensez à choisir un logiciel de facturation et de comptabilité performant. Ce type d’outil vous permet d’avoir un visuel actualisé de votre chiffre d’affaires, afin de pouvoir gérer vos missions et de maîtriser votre budget.

L’utilisation de ce type d’outils est aujourd’hui incontournable pour les freelances souhaitant vivre sereinement de leur activité. De plus, certains outils comme les logiciels de facturation et de comptabilité limitent le risque d’erreurs et accompagnent les freelances dans le respect de la législation concernant la facturation, l’application de la TVA et la déclaration du chiffre d’affaires. Il s’agit sans conteste d’une aide non négligeable afin d’être épanoui et serein en tant que freelance informatique.