Véhicule de fonction et véhicule de service : quelle option choisir ?

Toutes les entreprises dont l’activité nécessite des déplacements peuvent constituer une flotte de véhicules et en déterminer les usages pour les salariés. Pour ce faire, il existe deux options principales : le véhicule de fonction et le véhicule de service. Indy vous explique les différences entre les deux pour vous aider à faire un choix optimal pour vous, votre société et vos salariés.

Résumé

• Un véhicule de fonction peut être utilisé à des fins personnelles, tandis qu’un véhicule de service est réservé exclusivement à l’usage professionnel ;
• Un véhicule de fonction doit être assuré et apparaître dans le contrat de travail. Ses avantages sont calculés sur la base de frais réels ou d’un forfait ;
• Le véhicule de service doit apparaître dans le contrat de travail et être utilisés par plusieurs salariés. 

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Le véhicule de fonction

Également appelé “véhicule de société”, il est fourni par l’entreprise pour les salariés ou les dirigeants et est destiné à leurs déplacements professionnels, mais aussi personnels. En effet, les véhicules de fonction peuvent être utilisés pendant les week-ends ou les congés payés. Le véhicule de fonction fait donc partie d’une rémunération de l’employeur envers son employé, en plus du salaire.

Modalités

Il existe plusieurs paramètres à connaître pour les véhicules de fonction. Voici les principaux :

• Le véhicule de fonction doit être assuré par le propriétaire, donc par l’entreprise elle-même ou pas la société de location si l’entreprise loue le véhicule. Le salarié désigné sur l’assurance est le seul autorisé à conduire le véhicule.
• L’utilisation d’un véhicule de fonction doit apparaître dans le contrat de travail. S’il est supprimé en cours de contrat, ou est rajouté, le contrat doit donc en faire mention. Par ailleurs, si le véhicule de fonction est supprimé, alors le salarié doit être compensé avec une revalorisation du salaire. Cela est principalement dû au fait qu’un véhicule de fonction est déclaré et implique des cotisations sociales.
• En cas d’amende, le salarié en faute doit payer les contraventions.
• En cas d’accident, le salarié qui conduisait le véhicule ne doit pas payer la franchise car c’est interdit par le Code du Travail. En revanche, s’il est prouvé que l’accident a été commis volontairement, en état d’ivresse ou sous l’emprise de stupéfiants, alors le salarié peut être licencié pour faute grave.

Avantages en nature

Le véhicule de fonction implique des avantages en nature évalués sur la base de frais réels ou bien sur la base d’un forfait.

Pour calculer les frais réels lorsque l’entreprise est propriétaire du véhicule, l’opération est la suivante : coût global annuel du véhicule x (kilomètres parcourus par le salarié en usage personnel / kilométrage total parcouru cette année) + les frais de carburant utilisé pour l’usage privé. Notez également que le coût global annuel représente le taux d’amortissement du véhicule sur une période de 5 ans : 20 % par an + frais d’assurance et d’entretien. Si le véhicule a plus de 5 ans, il faut compter seulement 10 % par an.

Le montant du forfait est quant à lui égal à 9 % du prix d’achat (TTC) si la voiture a moins de 5 ans, et 6 % du prix d’achat (TTC) si la voiture a plus de 5 ans. Par ailleurs, si l’employeur paie les frais de carburant, ces derniers sont rajoutés en frais réels ou bien s’élèvent à 12 % du coût d’acquisition si le véhicule à moins de 5 ans et 9 % s’il a plus de 5 ans.

Enfin, si l’entreprise loue le véhicule de fonction auprès d’une société de location, alors la formule des frais réels est la suivante : prix de la location annuelle + frais d’assurance + frais d’entretiens. Pour le montant forfaitaire, il faut compter 30 % du coût annuel de la location + les frais d’assurance + les frais d’entretiens. Aussi, dans ce cas de figure, le carburant est généralement calculé au montant réel.

Gardez à l’esprit que l’utilisation d’un véhicule de fonction évite les frais annexes aux salariés comme le coût d’une carte grise, la révision ou l’assurance. En revanche, l’employeur doit s’acquitter de la Taxe sur les véhicules de sociétés (TVS) pour certains types de véhicules de fonction.

Le véhicule de service

A contrario du véhicule de fonction, qui représente un avantage en nature et peut donc être utilisé dans le cadre privé, le véhicule de service doit seulement être utilisé pour les déplacements professionnels – voire éventuellement pour les trajets domicile-travail si l’entreprise l’autorise. Ainsi, il est impossible de l’utiliser les week-ends ou pendant les congés, sous risque de sanction ou de licenciement.

Modalités

Le véhicule de service répond aux paramètres suivants :

• Le véhicule de service doit apparaître dans le contrat de travail. Toutefois, sa suppression n’incombe aucune compensation financière puisque le véhicule de service n’est pas considéré comme une rémunération.
• Un même véhicule de service peut être utilisé par plusieurs employés.
• Comme pour le véhicule de fonction, un salarié tenu pour responsable d’une infraction en véhicule de service doit régler l’amende. Le dirigeant de la société est donc dans l’obligation de communiquer aux autorités l’adresse et le nom du salarié responsable. Si l’employeur ne le fait pas, alors il risque une amende de 3 750 €. Par ailleurs, certaines infractions graves peuvent conduire à un licenciement du salarié.
• En cas d’accident, la même règle s’applique que pour les véhicules de fonction : le salarié n’est pas tenu de payer la franchise. Il peut être licencié pour faute grave s’il est toutefois prouvé que l’accident a été commis volontairement.

Fiscalité

Certains véhicules de service peuvent être soumis à la TVS. En revanche, les véhicules de service n’impliquent aucune charge sociale.

Attention : les contrôleurs fiscaux sont très rigoureux quant à l’utilisation d’une voiture de service. Une déviation, comme l’utilisation du véhicule de service dans un cadre privé, peut mener à une requalification du véhicule avec une amende supplémentaire.

Indépendant sans salarié : quelle option choisir ?

Nous venons de voir les deux cas de figure pour les sociétés avec des salariés. Si vous êtes indépendant, en profession libérale par exemple, et que vous n’avez pas de salarié, alors vous pouvez immatriculer un véhicule à votre entreprise tout en l’utilisant pour des trajets privés. Dans ces cas-là, les modalités sont les mêmes que pour les véhicules de fonction, avec des avantages en nature similaires. Dans certains cas de figure, vous devrez également payer la TVS.

Vous pouvez aussi décider d’utiliser votre véhicule personnel sans l’immatriculer au nom de votre entreprise. Si vous penchez pour ce choix, vous pouvez déduire la quote-part des frais relatifs à l’utilisation professionnelle (en dehors des charges de propriété, comme les amortissements par exemple). Les professionnels libéraux, du régime BNC ou les indépendants en BIC peuvent percevoir les indemnités kilométriques ou choisir les frais réels.

Vous avez des questions supplémentaires à propos des véhicules de fonction et de service ? Demandez de l’aide à l’équipe d’Indy (ex Georges) en commentaire et nous vous répondrons rapidement. Vous pouvez également rejoindre notre groupe facebook de comptabilité pour partager vos problématiques avec notre communauté d’indépendants !