Auto-entrepreneur : comment rédiger une facture sur Excel ?

La facturation des clients fait partie des obligations comptables de l’auto-entrepreneur. Vous vous demandez sûrement s’il est possible de rédiger des factures sur Excel ! Si oui, quelles mentions ajouter ? Existe-t-il des alternatives gratuites au simple fichier Excel ? Nous vous expliquons tout ! La facturation n’aura plus aucun secret pour vous ! 🤫

En résumé :

• Réaliser vos factures sur Excel est autorisé par la loi, à condition de bien intégrer toutes les mentions obligatoires ;
• Il ne faut pas oublier : les mentions générales, les informations sur votre client, sur votre entreprise, au sujet de la prestation de service ou de la vente ainsi que les modalités de paiement et les mentions complémentaires ;
• Vous trouverez dans cet article un modèle de facture sur Excel à télécharger gratuitement ;
• Des logiciels de facturation comme Indy vous permettent de bénéficier d’une alternative gratuite à Excel. 

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Est-ce légal de faire des factures sur Excel ?

Tout à fait. Aujourd’hui en France, l’auto-entrepreneur n’est pas dans l’obligation de se tourner vers un logiciel de facturation conforme pour éditer ses factures et devis. Ainsi, il est tout à fait légal de rédiger des factures sous Excel ou Word, à condition, bien entendu, de respecter les mentions obligatoires et un certain formalisme imposé par la loi française. Si vous optez pour cette option, n’hésitez pas à vous baser sur des modèles proposés par le logiciel.

⚠️ La réforme de la facturation électronique entrera en vigueur à partir de 2026 pour les auto-entrepreneurs. Vous devrez obligatoirement enregistrer vos factures sous format PDF. Ici, vous ne serez pas dans l’obligation de vous tourner vers un logiciel de facturation, vous devrez néanmoins déposer toutes vos factures sur le portail Chorus Pro.

Les mentions à faire apparaître sur votre facture Excel

Les mentions générales de la facture

• Indiquez qu’il s’agit d’une Facture ;
• Indiquez le numéro de facture. Notez que la facture doit impérativement disposer d’un numéro unique dans l’ordre chronologique en fonction de l’ordre d’émission. Il ne doit pas y avoir la moindre rupture dans la séquence de facturation ;
• La date d’émission ;
• La date de la vente ou de la prestation de services ;
• Le numéro du bon de commande si celui-ci a été établi par votre client.

Les informations sur votre client

• La dénomination sociale (le nom et prénom s’il s’agit d’un particulier) ;
• L’adresse du siège social si votre client est un professionnel ;
• L’adresse de facturation si cette dernière est différente du siège social.

Les informations au sujet de votre auto-entreprise

• Votre nom et prénom ;
• La mention « Entrepreneur Individuel » ou son abréviation « EI » ;
• L’adresse de votre siège social ;
• Votre SIRET ;
• Votre numéro de TVA intracommunautaire si vous êtes redevable de TVA et que la facture a un montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €.
• La mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » si vous êtes membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée ;
• Pour les entreprises immatriculées auprès du RCS : ville du greffe et numéro d’immatriculation ;
• Pour les entreprises du BTP : votre assurance décennale, les coordonnées de l’assureur et l’étendue géographique de la protection ;
• Les mentions de votre assureur si vous avez souscrit une assurance auto-entrepreneur Responsabilité Civile Professionnelle.

Les informations au sujet de la prestation de service ou de la vente

• La désignation des produits ou de la prestation de services.
• La quantité vendue, le prix unitaire hors taxe et le taux de TVA si vous êtes redevable ;
• La phrase « TVA non applicable, article 293B du CGI  » si vous n’êtes pas redevable de la TVA ;
• Les frais de transport ou d’emballage ;
• Les réductions de prix (les rabais, remises ou encore ristournes) ;
• La somme totale à payer en HT et en TTC.

Les modalités de paiement

• La date limite de règlement ;
• Les taux des pénalités en cas de retard ;
• Les indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement de 40€.

💡 Bon à savoir : En cas de factures fictives ou de défaut de facturation, vous pouvez être condamné à payer une amende administrative de 75 000€. Si vous réitérez dans les deux ans qui suivent le 1er manquement, l’amende est de 150 000 €. Aussi, en cas de mention manquante ou erronée, vous encourrez une amende fiscale de 15 € pour chaque mention inexacte/manquante.

Les mentions complémentaires

• La mention « Autoliquidation  » si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA. Ici, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c’est l’entreprise principale qui la déclare ;
• La mention « Eco-participation DEEE » pour l’achat de produits ou d’équipements électroniques ou de meubles ;
• Autofacturation : si votre client produit lui-même la facture.

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Notre modèle de facture sur Excel

De nombreux modèles de factures sont disponibles gratuitement en ligne au format PDF. Pour télécharger le notre au format Excel, c’est 👉 par ici 👈 ! N’hésitez pas à le personnaliser puis à l’imprimer ! 🖨️

💡 Pour une facture sans TVA, il vous suffira de supprimer votre numéro intracommunautaire et d’ajouter la mention « TVA non applicable, article 293B du CGI« . Vous n’aurez par ailleurs à saisir aucun taux et le prix total sera naturellement indiqué Hors Taxe.

Zoom sur le logiciel de facturation

Le logiciel de facturation : une excellente alternative à Excel ?

Bien que le logiciel de facturation ne soit pas une obligation légale, ce dernier présente tout de même de nombreux avantages. Il vous permettra notamment d’éviter d’omettre des mentions obligatoires, vous pourrez également enregistrer vos clients, les caractéristiques de vos ventes, ou encore le design de vos factures.

Le logiciel de facturation proposé par Indy, vous permettra également de contrôler le statut de vos factures (reçue/non-reçu, payé/en attente de paiement) et de programmer des rappels pour vos clients. Ces fonctionnalités devraient grandement améliorer votre quotidien de chef d’entreprise tout en vous assurant que tout est en ordre en cas de contrôle de l’administration fiscale.

La réforme de la facturation électronique rend-elle le logiciel de facturation obligatoire ?

D’ici 2026, la facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA mais également les entreprises en franchise en base de TVA. Ainsi, en tant qu’auto-entrepreneur, vos factures devront obligatoirement respecter un format électronique normé, avec des mentions obligatoires spécifiques. Elles devront également être transmises via une plateforme dédiée à cet effet pour que l’administration fiscale puisse collecter les données. L’outil pour émettre ces factures n’est pas imposé. La facture électronique devra simplement :

– Contenir les informations obligatoires ;

– Être transmise à Chorus Pro au format PDF (le Portail Public de Facturation) ;

– Être éditée dans un format standardisé.

Bien que l’outil pour émettre les factures électroniques ne soit pas imposé. Le logiciel de facturation vous facilitera la vie et vous fera gagner un temps conséquent. En effet, suite à cette nouvelle réforme, la facturation des entreprises deviendra de plus en plus chronophage. Si vous réalisez vous-même vos factures, vous serez dans l’obligation de les déposer manuellement sur Chorus Pro. En vous tournant vers un logiciel de facturation ces dernières seront envoyées automatiquement à l’organisme. Pour en savoir plus au sujet de la facturation électronique, cliquez ici ! 🤓

Pour conclure, il est tout à fait légal de rédiger les factures de votre auto-entreprise sur Excel, vous devrez néanmoins respecter un certain formalisme. De notre côté, nous aurons plutôt tendance à vous conseiller de vous tourner vers un logiciel de facturation en ligne. Ce dernier vous permettra de réaliser des factures conformes en quelques clics seulement et sera également adapté à la nouvelle réforme de la facturation électronique. Indy propose par exemple un logiciel 100% gratuit, vous permettant de réaliser des factures personnalisées en deux temps trois mouvements.

Vous avez la moindre interrogation au sujet des factures en auto-entreprise ? Laissez-nous un petit message, nous nous ferons un plaisir de vous éclairer ! 💡