Quelles obligations pour un logiciel de comptabilité ?

Pour lutter contre les fraudes fiscales, la loi de finances instaure souvent de nouvelles réglementations. Des obligations incombent aux logiciels de comptabilité notamment au niveau des fonctionnalités proposées. Toutes les solutions informatiques ne se valent pas ! Quelles sont les obligations pour un logiciel de comptabilité ? Quels sont les critères indispensables pour que tout professionnel puisse faire sa comptabilité ?

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Les obligations des logiciels de comptabilité

Aujourd’hui afin que les professionnels puissent être en règle avec la loi et l’administration fiscale des obligations incombent aux logiciels de comptabilité. Faite le choix d’un logiciel qui correspondra à vos obligations légales !Si vous souhaitez en utiliser un pour vous accompagner dans vos déclarations comptables il faut que ce dernier respecte certains points :

Une obligation de produire un fichier des écritures comptables (FEC)

Le fichier des écritures comptables, une obligation pour tous les logiciels de comptabilité en ligne

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document obligatoire pour tous les entrepreneurs qui utilisent un logiciel de comptabilité en ligne. Il répertorie tous les flux de l’exercice en sur une période donnée.

Depuis le 1er janvier 2014, la loi impose aux professionnels libéraux qui tiennent leur comptabilité en ligne à l’aide d’un système informatisé de produire un FEC en cas de contrôle fiscal. Si vous n’êtes en pas en mesure de transmettre un FEC, vous risquez une amende de 5 000 euros. À savoir : un FEC non conforme aux normes fiscales fera lui aussi l’objet d’une amende.

Créé en 2005 par l’OCDE, le fichier des écritures comptables a fait suite à l’introduction de la norme SAF-T (Standard Audit File for Tax). Il permet donc à l’administration fiscale de réaliser un contrôle des normes plus facilement et plus rapidement.

🤩 Le saviez-vous ? Chez Indy, nous vous proposons un logiciel comptable conforme à la loi de finances : il comprend les quatre critères obligatoires et produit un FEC sur demande.

Une protection des données utilisateurs impératives pour produire le FEC

Pour sortir un FEC il faut obligatoirement que le logiciel comptable que vous souhaitez utiliser respecte certaines obligations  :

• d’inaltérabilité des données, pour assurer la traçabilité de toutes les opérations et les rectifications effectuées ;
• de sécurisation des données, qui doivent être restituées dans l’état de leur enregistrement d’origine ;
• de conservation des données, pour sauvegarder toutes les opérations et les modifications réalisées ;
• d’archivage des données, pour garantir la production d’une archive complète des données de règlement sur un support physique externe et sécurisé.

L’utilisation du procédé d’échange de données informatisées (EDI) pour les télétransmissions

L’EDI, échange de données informatisées, c’est le système de communication interentreprises qui permet d’échanger des documents commerciaux sous un format standardisé. Les déclarations fiscales doivent être télétransmises via ce mode de télétransmission conforme. Sans ce format, votre télétransmission ne sera pas légale.

Pas d’obligation pour les professionnels de recourir à un logiciel de comptabilité

Une obligation qui a failli concerner tous les professionnels soumis à la TVA (loi de finance pour 2016)

La loi de finances instaurée en 2016 concernait toutes les personnes physiques ou morales assujetties à la TVA (dont celles exonérées qui bénéficient de la franchise en base de TVA) qui utilisaient un logiciel de comptabilité ou un système de caisse. Le but : lutter contre les fraudes de TVA, notamment celles réalisées par le biais d’un outil informatique.

Depuis 2018, les logiciels de comptabilités ne sont plus concernés par cette obligation

Cette obligation a été aujourd’hui assouplie afin de protéger les petites entreprises et notamment les auto-entrepreneurs. Depuis 2018 une nouvelle loi de finances a revu le dispositif mis en place en 2016. Désormais le logiciel de comptabilité en ligne a été supprimé de la liste des plateformes obligatoires. Les obligations légales peuvent être retrouvées à l’article 286 du code général des impôts (CGI). Pour les logiciels de comptabilité ce n’est plus obligatoire, mais fortement recommandé. En effet afin d’être en règle légalement parlant un logiciel doit avoir certaines obligations.

Pourquoi le logiciel de comptabilité est aujourd’hui indispensable ?

Tenir sa comptabilité : une obligation pour la majorité des professionnels

En tant qu’indépendant vous n’avez aucune obligation de recourir à un expert-comptable, à un cabinet de comptabilité ou à un logiciel de comptabilité. Vous pouvez en théorie faire votre comptabilité tout seul. Cependant en fonction de votre statut juridique et de votre activité vos obligations comptables peuvent être assez lourdes et complexes.

En fonction de votre statut juridique et de votre type de société vos obligations comptables varient :

• pour toutes les entreprises et les sociétés qui effectuent des bénéfices industriels ou commerciaux : tenir leur comptabilité est obligatoire ;
• pour les SAS, SASU, SARL, EURL et autres TPE : obligation d’enregistrer au minimum leurs créances, dettes et état financier ;
• pour les auto-entrepreneurs (en micro-BIC et micro-BNC) et les sociétés civiles : pas de tenue obligatoire de comptabilité mais obligation de tenir un registre de leurs recettes et achats.

🤔 Aujourd’hui 90% des professionnels en France font appel à un comptable alors que ce n’est pas obligatoire.

Recourir à un logiciel de comptabilité : de nombreux avantages

Utiliser un logiciel de comptabilité en ligne va tout d’abord permettre :

• une réduction d’erreurs via l’automatisation de votre comptabilité ;
• une sécurisation vos données ;
• un gain de temps grâce à la dématérialisation de vos opérations comptables ;
• une mise à jour de votre comptabilité en temps réel (ce qui vous permet d’avoir le contrôle sur vos flux comptable) ;
• une gestion simplifiée ;
• un coût réduit : le coût d’un logiciel de comptabilité en ligne est également un des gros avantages à se passer d’un expert-comptable. Les logiciels capables d’automatiser les opérations comptables reviennent en moyenne 2 à 5 fois moins cher qu’un expert-comptable.
• une facturation fluide : comme tout logiciel de facturation, sur les logiciels de comptabilité vous pouvez créer et transmettre toutes vos factures directement dans votre espace.

De plus, en cas de contrôle fiscal, recourir à un logiciel comptable peut s’avérer très utile. En effet l’administration fiscale peut contrôler vos comptes sur les 3 dernières années fiscales, et remonter jusqu’à 10 ans si des anomalies sont détectées. Utiliser un logiciel va vous permettre facilement et durablement de conserver de façon dématérialisée tous vos documents et déclarations comptables.

Questions fréquentes – FAQ

Est-ce qu’Excel est un logiciel certifié pour faire sa comptabilité ?

Un logiciel comme Excel, ou une solution issue d’un autre pays, n’est pas reconnu par l’administration fiscale. En effet il n’est pas possible de produire un FEC lors d’un contrôle fiscal. Si vous avez un fichier Excel ou un logiciel provenant de la Belgique, vous risquez une amende à hauteur de 5 000 euros pour fraude fiscale.

Si vous utilisiez Excel pour tenir vos comptes, remplacez-le sans hésiter par un logiciel comptable dont les déclarations seront légalement acceptées par l’administration fiscale. Une des obligations pour un logiciel de comptabilité, c’est la production d’un fichier des écritures comptables. Ce document doit être présenté en cas de contrôle, au risque de devoir payer une amende.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?

Le logiciel de caisse est un système informatique qui est utilisé par les professionnels dans la vente ou en prestation de services pour enregistrer les payements reçus en contrepartie d’une vente/d’un service. Ces derniers sont gardés en mémoire dans le système. Voici des exemples de logiciels de caisse sécurisés : SumUp, Lightspeed, FIDUCIAL Pointex, Mybe,  Topoder…

Quelles sont les déclarations comptables possibles de faire directement sur un logiciel de comptabilité en ligne ?

Sur Indy vous pouvez bénéficier d’un accompagnement adapté à votre statut juridique et activité (au tarif ajusté) afin de remplir directement sur la plateforme vos déclarations obligatoires :

• en EI au micro : déclaration de chiffre d’affaires à l’Urssaf, déclaration de TVA…etc ;
• en EI au réel : Déclaration 2035, TVA, DSFU, CFE, DAS2, 2042-C-PRO, télé-transmission de la liasse fiscale aux impôts ou à l’AGA…etc ;
• en société : liasse fiscale, Déclarations 2033 et 2065, TVA, bilan, compte de résultat, PV d’AG, DAS2, télé-transmission de la liasse fiscale au Centre des Impôts, fiche de paie du dirigeant (SAS/SASU)…etc ;
• en SCI : liasse fiscale, déclarations fiscales, bilan, compte de résultat, PV d’AG

Si vous avez davantage de questions sur les obligations des logiciels de comptabilité, n’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire ci-dessous, l’équipe Indy vous répondra avec plaisir ! 🤝