Peu importe le choix de votre statut juridique, vous serez amené à devoir tenir une comptabilité rigoureuse. Pour ce faire, vous disposez de 2 principales solutions : le cabinet d’expertise comptable ou le logiciel de comptabilité en ligne. Le logiciel de comptabilité en ligne permet aux professionnels dont les travailleurs indépendants d’automatiser au maximum leur comptabilité. Mais quels sont ses inconvénients ? Nous vous disons tout dans cet article !

Quels sont les inconvénients du logiciel de comptabilité en ligne ?

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📝 En résumé :

Les inconvénients du logiciel de comptabilité en ligne résident dans le coût, le paramétrage, le besoin de compétences informatiques et la potentielle dépendance vis-à-vis de la solution ;
Cependant, un logiciel de compta confère également de nombreux avantages dont le gain de temps, le respect des obligations légales, la limitation des erreurs, la sécurité et la fiabilité. Pour en savoir plus, lisez la suite ! 😉

Le logiciel de comptabilité en ligne : de quoi s’agit-il ?

Un logiciel de comptabilité en ligne est un outil informatique visant à simplifier la gestion comptable des professionnels dont les travailleurs indépendants grâce à l’automatisation de la comptabilité. En règle générale, ce dernier est créé par un tiers pour les TPE (Toutes petites entreprises) et PME (Petites et moyennes entreprises) puisque les grandes entreprises bénéficient quant à elles de leur propre logiciel de comptabilité interne.

Bien qu’un logiciel de compta ne soit pas considéré comme un comptable à proprement parler, il vous permet cependant d’être en conformité avec les obligations comptables et fiscales exigées par l’administration. De plus, d’un logiciel à un autre, les fonctionnalités proposées ne seront pas identiques. En effet, les solutions gratuites proposent généralement des fonctionnalités de base (la synchronisation bancaire, le suivi de trésorerie…) tandis que les offres payantes proposent des fonctionnalités plus avancées avec notamment l’édition des documents comptables.

Comment choisir son logiciel de comptabilité en ligne ?

Pour choisir votre logiciel de comptabilité en ligne, vous devez prendre en considération les besoins actuels et futurs de votre entreprise. Un bon logiciel de comptabilité en ligne doit a minima proposer les fonctionnalités suivantes :

Le pilotage de l’activité en temps réel ;
La synchronisation bancaire sécurisée ;
La catégorisation des transactions ;
La tenue des journaux comptables ;
L’édition des devis et factures conformes ;
La gestion des notes de frais et justificatifs ;
Le contrôle de la TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) ;
Le rappel ou alerte des échéances comptables ;
L’édition des documents comptables ;
Le remplissage automatique des déclarations fiscales ;
La télétransmission des déclarations à l’administration fiscale.

Attention ! Pour être en règle, un logiciel de comptabilité doit obligatoirement être agréé par l’administration fiscale. Pour vous en assurer, vérifiez qu’il propose la transmission électronique des documents comptables au format EDI (Echange de données informatisé. Pour en savoir plus, cliquez ici) et qu’il génère le FEC (Fichier des écritures comptables).

Enfin, d’autres facteurs importants sont également à prendre en compte : prix, frais supplémentaires, service client, etc. Pour faire le meilleur choix, nous vous invitons vivement à consulter les nombreux comparatifs en ligne.

Le logiciel de comptabilité en ligne : les inconvénients

Un logiciel de comptabilité en ligne comporte bien plus d’avantages que d’inconvénients. Voici ci-dessous les divers inconvénients auxquels vous pourriez être confronté.

1er inconvénient : le coût

Tout d’abord, le recours à un logiciel de comptabilité engage des coûts. Le prix de l’abonnement et les frais qui y sont associés varient considérablement d’un logiciel de compta à un autre. De plus, certains logiciels de comptabilité pratiquent des frais cachés notamment en ce qui concerne les frais d’abonnement et les dépenses de maintenance, pouvant ainsi représenter à terme une dépense conséquente pour l’entreprise.

Le saviez-vous ? La plupart des logiciels de comptabilité en ligne proposent des abonnements mensuels, certains offrent également des abonnements annuels. Il vous revient donc de choisir la périodicité de paiement qui vous convient le mieux.

Par ailleurs, les logiciels de comptabilité en ligne proposent généralement plusieurs formules comprenant des fonctionnalités diverses et variées. Toutes ne seront pas nécessairement utiles à l’exercice de votre activité, pensez donc à bien évaluer vos besoins et les services qui vous seront nécessaires avant de souscrire à l’abonnement.

2e inconvénient : le paramétrage

Comme tout outil informatique, le logiciel de comptabilité nécessite également un paramétrage de la part du nouvel utilisateur. Cela permet ainsi de pouvoir bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités proposées par la solution de gestion et de vous assurer que celles-ci fonctionnent correctement.

Certaines informations sur votre situation professionnelle peuvent également vous être demandées (statut juridique, régime d’imposition, etc.) afin que le logiciel puisse vous offrir les services les mieux adaptés.

Pour les novices en la matière, le paramétrage peut s’avérer complexe et une formation pourrait être nécessaire. En effet, un mauvais paramétrage peut entraîner des dysfonctionnements.

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Si vous optez pour le logiciel de comptabilité Indy, il vous suffira simplement de répondre à quelques petites questions avant de synchroniser votre compte bancaire. En quelques minutes seulement, votre compte est créé !

3e inconvénient : le besoin de compétences informatiques

Ce point est en lien avec le précédent. Un logiciel de comptabilité est un programme informatique. Par conséquent, des compétences en informatique peuvent être un vrai plus.

4e inconvénient : la dépendance

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne peut inciter l’entreprise à devenir dépendante de la solution. Cette dernière peut par exemple se sentir prise de court car en cas de défaillance du logiciel, l’entreprise se retrouve sans solution alternative.

Notre conseil ✨ : pour éviter toute mauvaise surprise, choisissez un logiciel de comptabilité développée par une entreprise performante et reconnue dans son domaine d’activité (comme Indy !). La sécurité des données est également un critère à ne pas omettre. Ainsi, assurez-vous de choisir un logiciel sécurisé pour éviter toute violation de vos données.

Le logiciel de comptabilité en ligne : les avantages

1er avantage : un gain de temps

Malgré quelques inconvénients, le logiciel de comptabilité confère de nombreux avantages. En premier lieu, il automatise vos tâches comptables, fiscales ainsi qu’un grand nombre de formalités. Le but : vous faire gagner du temps ! Gérer votre comptabilité seul peut s’avérer long et fastidieux. En faisant appel à un expert-comptable, vous externalisez uniquement vos tâches comptables. Toutefois, le logiciel de comptabilité en ligne vous accompagne dans le traitement de toutes vos tâches comptables : factures (factures clients, factures fournisseurs…), devis, gestion des notes de frais, automatisation de la saisie comptable, calcul automatique de la TVA, édition des documents comptables et déclarations fiscales…

En bref, si vous souhaitez faire votre comptabilité seul et rapidement sans pour autant avoir besoin de compétences, alors le logiciel de comptabilité est un parfait compromis.

2e avantage : le respect des obligations légales

De plus, les logiciels de comptabilité présentent l’avantage d’être régulièrement mis à jour sur les changements de législation, les nouvelles obligations légales, les normes de sécurité, etc. En optant pour cette solution en ligne, vous êtes certain d’être en conformité avec les normes en vigueur dont vous pourriez ignorer l’existence.

Bon à savoir : certains logiciels de comptabilité proposent même un rappel des échéances comptables et fiscales afin que vous n’omettiez aucune date butoir.

3e avantage : la limitation des erreurs

Étant donné que le logiciel comptable automatise au maximum votre comptabilité, cela limite considérablement le risque d’erreurs. En effet, la synchronisation bancaire élimine le besoin de saisir manuellement vos données. Le logiciel se charge également de catégoriser vos transactions bancaires, de pré-remplir vos documents comptables et déclarations fiscales. Ainsi, ces tâches deviennent moins contraignantes au quotidien et les erreurs commises sont minimisées.

4e avantage : un véritable coffre-fort pour votre entreprise

Par ailleurs, le logiciel de comptabilité en ligne agit comme le véritable coffre-fort de votre entreprise. Il conserve l’ensemble de vos documents comptables et déclarations fiscales (sur le logiciel de comptabilité Indy, vous pouvez d’ailleurs les retrouver dans l’onglet « Documents »). Sur Indy, vous pouvez également via une simple photo conserver vos pièces justificatives qui seront alors associées aux opérations bancaires correspondantes.

Remarque : en France, vous avez l’obligation de conserver vos documents comptables et justificatifs pendant une période de 10 ans suivant la clôture de l’exercice.

5e avantage : la sécurité et la fiabilité

La sécurité est un critère primordial lorsque vous souscrivez à un logiciel de comptabilité ou de facturation. Vos données sont protégées conformément aux dernières normes européennes de sécurité. Sur Indy, l’ensemble de vos transactions bancaires apparaissant sur le logiciel sont synchronisées grâce à un agrégateur bancaire sécurisé et agréé par la Banque de France. Ces opérations sont ensuite automatiquement catégorisées dans les bons comptes comptables.

De plus, niveau fiabilité, le logiciel vérifie lui-même la véracité des écritures comptables (par exemple : si le total des actifs est égal au total des passifs dans un bilan comptable). Le logiciel effectue également lui-même les totaux et reporte les données dans les documents comptables obligatoires (bilan, compte de résultat, grand livre, livre-journal, etc.).

6e avantage : des échanges simplifiés

Enfin, vous avez la possibilité d’opter pour un logiciel de comptabilité tout en utilisant en parallèle les services d’un expert-comptable. Cela peut également être un bon compromis car l’expert-comptable pourra ainsi avoir accès à vos données n’importe où et à n’importe quel instant.

FAQ – Questions / Réponses

Pourquoi choisir un logiciel de comptabilité en ligne ?

Faire sa comptabilité à l’aide d’un logiciel de comptabilité en ligne confère plusieurs avantages, notamment un gain de temps considérable, le respect des obligations légales (par exemple : la conservation des documents et justificatifs pendant 10 ans) et la limitation des erreurs… le tout en utilisant une solution fiable et sécurisée.

Quel est le meilleur logiciel de comptabilité en ligne ?

Le meilleur logiciel de comptabilité en ligne est celui qui répond à l’ensemble de vos besoins sans pour autant pratiquer des tarifs et des frais exubérants. Parmi les meilleurs en France, nous retrouvons Indy, Abby, Pennylane, Freebe, Fizen, Keobiz, Sage, MaCompta.fr et Freelancer app. À noter qu’Indy propose également un accompagnement gratuit à la création d’entreprise assuré par des experts formés sur votre statut juridique.

Quel est le prix du logiciel de comptabilité en ligne ?

Un logiciel de comptabilité en ligne coûte en moyenne 20€ par mois pour les auto-entrepreneurs et entrepreneurs individuels et entre 50€ et 200€ par mois pour les sociétés (SARL, EURL, SAS, SASU, SCI), soit 2 à 5 fois moins qu’un expert-comptable.

Comment faire sa comptabilité tout seul ?

Pour faire votre comptabilité seul, vous pouvez recourir aux logiciels comptables en ligne qui vous permettent de tenir votre comptabilité en autonomie et à moindre coût.

Une question sur le logiciel de comptabilité en ligne ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗