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Vous êtes artisan ou commerçant et souhaitez créer votre entreprise ? Le logiciel de caisse est devenu un incontournable pour de nombreux professionnels. Il ne se limite pas à l’enregistrement des transactions, mais assure également la conservation et la sécurité des données, garantissant ainsi une transparence fiscale essentielle. Mais quand est-il obligatoire ? Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la législation ? Comment trouver LE logiciel idéal ? Nous répondons à toutes ces interrogations et bien plus encore 🚀
En résumé :
- Un logiciel de caisse est un outil numérique pour enregistrer et gérer les transactions de vente ;
- Il gère les encaissements, les stocks, et permet l’analyse des ventes ;
- Depuis 2018, les entreprises B2C assujetties à la TVA doivent obligatoirement utiliser un logiciel de caisse certifié (NF525) ;
- En cas de non-conformité, une amende de 7 500 € par logiciel non certifié peut être appliquée par l’administration fiscale.
Le saviez-vous ?
Vous n’avez pas l’obligation de faire appel à un comptable ! Autrement dit, vous pouvez tout à fait passer par un logiciel de comptabilité tel qu’Indy pour automatiser votre comptabilité… et économiser plusieurs centaines d’euros par an !
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Qu’est-ce qu’un logiciel ou un système de caisse ?
Définition
Un logiciel de caisse est un outil numérique permettant d’enregistrer, gérer et suivre tous les paiements reçus en contrepartie d’une prestation de service ou d’une vente de marchandises d’une entreprise. Il est souvent associé à une caisse enregistreuse et joue un rôle crucial dans la gestion des finances quotidiennes de l’entreprise en simplifiant le suivi des encaissements, l’organisation des flux de trésorerie, et le stockage des informations relatives aux clients et aux ventes.
Les logiciels de caisse modernes vont au-delà du simple enregistrement des transactions : ils offrent également des fonctionnalités avancées, comme la gestion des stocks ou encore le suivi des statistiques de vente.
Bon à savoir : Selon le BOFIP (BOI-TVA-DECLA-30-10-30, n° 40), un logiciel de facturation, qui émet des factures conformes aux exigences fiscales, est considéré comme un logiciel de caisse s’il inclut une fonctionnalité de caisse.
Le coût d’un logiciel de caisse
Les tarifs des logiciels de caisse varient considérablement selon les fonctionnalités et les besoins spécifiques de chaque entreprise. Par exemple, certaines solutions comme SumUp offrent des forfaits de base gratuits, mais appliquent des frais sur les transactions. D’autres logiciels d’entrée de gamme débutent à partir de 20 euros par mois, tandis que les options plus avancées peuvent coûter plusieurs centaines d’euros par mois.
L’obligation d’avoir un logiciel de caisse obligatoire
Que dit la loi ?
La loi n’exige pas que les commerçants ou les artisans s’équipent d’un logiciel ou d’une caisse enregistreuse. Cependant, depuis le 1er janvier 2018, les entreprises assujetties à la TVA qui effectuent des ventes en B2C et font le choix d’utiliser un logiciel ou un système de caisse, doivent obligatoirement se tourner vers un logiciel de caisse certifié. Cette certification (connue sous le nom NF525) assure que le logiciel respecte des exigences strictes : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.
Vous devez ainsi être en mesure d’obtenir un certificat ou une attestation de conformité de l’outil utilisé, délivré par un organisme accrédité ou l’éditeur du logiciel de caisse. Cette attestation, qui peut être fournie sous forme de document papier ou dématérialisé, garantit que les informations sont protégées contre toute modification non autorisée et que leur traçabilité est rigoureuse.
Qui est concerné par l’obligation ?
La réglementation des logiciels de caisse concerne tous les professionnels assujettis à la TVA qui vendent à des particuliers et enregistrent leurs paiements avec une caisse enregistreuse, peu importe leur secteur d’activité. Ce cadre légal s’applique aussi bien aux commerces physiques qu’aux e-commerces. En revanche, les particuliers exerçant du e-commerce ne sont pas soumis à cette obligation s’ils ne sont pas assujettis à la TVA.
Quelles sont les exceptions ?
Certains professionnels ne sont pas tenus de se conformer à l’obligation de certification des logiciels de caisse. Cela inclut notamment :
- Les professionnels qui effectuent uniquement des transactions BtoB ;
- Les micro-entrepreneurs bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
- Les professionnels qui réalisent des opérations exonérées de TVA (les médecins par exemple) ;
- Les professionnels du secteur agricole qui profitent du régime de remboursement forfaitaire de TVA ;
- Les entreprises dont tous les paiements sont réalisés via un établissement de crédit.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de l’obligation ?
En cas de non-conformité, une amende de 7 500 € par logiciel non certifié peut être imposée par l’administration fiscale. Un délai de 60 jours est accordé pour se mettre en conformité.
Cette sanction vise à encourager l’adoption de solutions certifiées et garantir la régularité des transactions en respectant les exigences légales de conservation et de sécurité des données.
À quoi sert la certification NF525 ?
La certification d’un logiciel de caisse vise à garantir l’intégrité et la fiabilité des enregistrements de transactions en répondant à quatre critères principaux :
- La sécurisation des données : Le logiciel protège les données d’origine et toutes les modifications, en garantissant leur intégrité grâce à des mécanismes de sécurité avancés ;
- L’inaltérabilité des données : Toutes les informations sur les transactions doivent être enregistrées de manière définitive, sans possibilité de les modifier ;
- La conservation des données : Les données sont sauvegardées et clôturées périodiquement, assurant un historique clair et vérifiable ;
- L’archivage des données : Un système d’archivage fige les données pour une durée précise, les horodate et empêche toute altération, offrant ainsi une transparence totale.
Bon à savoir : Si vous passez par un logiciel de comptabilité multifonction, qui inclut une partie caisse, seule la fonction de caisse enregistreuse ou d’encaissement doit être certifiée
Comment choisir son logiciel de caisse ?
Optez pour un logiciel certifié
Pour garantir la conformité de votre logiciel de caisse, assurez-vous qu’il respecte les critères d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation, et d’archivage des données. Ces fonctionnalités empêchent toute manipulation frauduleuse, comme la modification de transactions ou la suppression de lignes comptables.
Un logiciel certifié NF525 est essentiel pour répondre à ces exigences, notamment en cas de contrôle fiscal. Assurez-vous également qu’il génère des tickets Z détaillés (total de recettes journalières) et que vous pouvez présenter une attestation de certification en cas de besoin.
Analysez vos besoins
Par ailleurs, avant de faire votre choix, évaluez soigneusement les besoins spécifiques de votre entreprise. Le logiciel idéal dépendra de plusieurs facteurs, tels que le volume de ventes, les types de transactions, et les exigences en gestion de stock et en analyse de données. Les petites entreprises pourront généralement privilégier des solutions simples et abordables, tandis que celles ayant une organisation plus complexe devront généralement se tourner vers des fonctionnalités plus avancées, comme la gestion multicanal ou la synchronisation avec d’autres systèmes.
Comparez les fonctionnalités
Enfin, prenez le temps de comparer les logiciels de caisse disponibles, en consultant les options sur le marché ou en vous appuyant sur des comparatifs en ligne. Cela vous permettra de repérer les solutions les plus adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise aux meilleurs prix.
Des interrogations au sujet des logiciels de caisse ? Laissez-nous un message, nous serions ravis de vous éclairer ! 💡
