Dématérialisation des pièces justificatives : pourquoi et comment y recourir ?

Dans les entreprises pratiquant la vente de produits et services, le code du commerce impose l’enregistrement de toutes les opérations affectant le patrimoine de la structure. Dans ce cadre, les pièces justificatives servant à établir les documents comptables doivent être gardées à des fins de preuve. Si la conservation numérique des justificatifs comptables est autorisée, elle doit respecter certains critères. Dès lors, quelles sont les pièces à conserver, et durant combien de temps ? Quelles solutions de dématérialisation peuvent être envisagées ? Sous quelles conditions, et avec quels avantages ?

Comptabilité et pièces justificatives : quelles sont les règles de conservation ?

Quelles pièces justificatives dois-je conserver ?

En entreprise, toutes les factures en lien avec les activités professionnelles de la structure doivent être conservées. Sont concernées toutes les factures clients et fournisseurs qui permettent de justifier les recettes et les dépenses de l’organisation :

• achats de matériel et autres biens acquis en immobilisation (véhicules, matériel informatique, machines-outils…) ;
• tickets de caisse utilisés pour le remboursement des frais professionnels (essence, repas, petites fournitures).

Toutes ces pièces doivent être conservées précieusement par l’entreprise en vue d’un éventuel contrôle. Dans ce cadre, l’administration fiscale peut en effet vous demander de présenter les justificatifs ayant servi à établir la comptabilité, afin de pouvoir les vérifier un par un si besoin.

Combien de temps conserver mes pièces justificatives ?

Pour les pièces comptables, la durée de conservation obligatoire a été fixée à 10 ans. L’administration fiscale peut en effet contrôler vos comptes sur les trois derniers exercices, et remonter jusqu’à dix ans en arrière si elle suspecte une fraude.

En cas de manquement, les sanctions peuvent être très lourdes pour l’entreprise. Le Code Général des Impôts prévoit une amende de 1500 euros pour non présentation d’un document comptable, pouvant aller jusqu’à 25000 euros si les documents comptables obligatoires ne peuvent être recréés.

Pourquoi procéder à la dématérialisation de ses pièces justificatives ?

Numériser ses pièces justificatives à des fins de conservation revêt plusieurs avantages pour une entreprise, à valeur juridique équivalente.

Garantir la conservation des documents sur le long terme

Même protégés par la lumière, les documents papier s’abîment avec le temps, à cause de déchirures ou d’effacements. C’est le cas en particulier des tickets de caisse dont l’encre s’efface très rapidement. Sans compter la perte de document ou les destructions involontaires. En dématérialisant ses justificatifs, votre entreprise peut conserver en toute simplicité une copie numérique conforme et valide de ses pièces comptables qui est accessible en permanence.

Retrouver facilement ses justificatifs comptables

Avec des documents dématérialisés, plus besoin de chercher vos tickets de caisse pendant des heures. Toutes vos pièces justificatives sont centralisées au même endroit pour faciliter vos recherches.

Pour cela, il est conseillé :

• de classer vos justificatifs par ordre chronologique ;
• d’utiliser des solutions sécurisées comme un logiciel de comptabilité ou un système de stockage dématérialisé tel Google Drive, ICloud ou encore Dropbox.

Grâce à la dématérialisation, vos justificatifs sont à l’abri des avaries (inondations, incendies…) et vous évitez les pertes, vols ou destructions accidentelles.

Focus sur la valeur probante des documents numériques

Pour avoir la même valeur juridique que les documents papier, vos justificatifs dématérialisés doivent disposer d’une valeur probante. Ils pourront alors être acceptés par l’administration fiscale et servir de preuve lors d’un contrôle.

Pour avoir une valeur probante, vos justificatifs doivent en particulier :

• être conformes à la pièce originale, sans traces de marqueur ni de rognage, et sans élément manquant dans le document ;
• être enregistrés au format PDF ;
• avoir une garantie de sécurité répondant au Référentiel Général de Sécurité (RGS) de niveau une étoile : ces exigences techniques reposent sur des principes de cryptologie et de protection informatique des données.

Dématérialiser ses pièces justificatives avec un logiciel de comptabilité

Comment choisir un logiciel de comptabilité conforme aux normes de dématérialisation ?

Pour disposer d’un système de dématérialisation des justificatifs comptables agréé par l’administration, il est vivement recommandé :

• d’opter pour un logiciel de comptabilité capable de vous garantir la valeur probante des pièces numérisées : attention à la sécurité de la solution informatique qui est un élément essentiel de toute solution comptable ;
• de vérifier que le fichier des écritures comptables (FEC) répond aux normes codifiées à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales, et que la télétransmission des documents s’effectue au format EDI (Echange des Données Informatisées) ;
• d’éviter les logiciels étrangers qui ne sont pas aux normes ;
• de consulter les avis sur internet pour avoir le retour des utilisateurs afin de pouvoir estimer le sérieux de la solution.

Les avantages d’un logiciel en ligne comme Indy pour la dématérialisation de ses pièces justificatives

Une solution de comptabilité en ligne telle qu’Indy revêt de nombreux atouts pour dématérialiser vos pièces justificatives :

• ses coûts d’abonnement sont très bas pour un logiciel de comptabilité tout en un (gestion des transactions, stockage des justificatifs et factures, production de tous les documents comptables et déclarations fiscales obligatoires pour les sociétés de service (bilan, compte de résultat, liasse fiscale…) ;
• c’est une application simple d’utilisation car pensée pour les utilisateurs : elle permet de prendre des photos des tickets de caisse pour les télécharger facilement depuis un smartphone ;
• elle est conforme à la réglementation sur la valeur probante des pièces justificatives : les justificatifs sont reliés à chaque transaction et peuvent être recherchés par date ou par mots-clés. Les fichiers sont ensuite conservés d’une année sur l’autre et il est possible d’exporter l’ensemble des documents et justificatifs en un clic.

Pour répondre à vos obligations de conservation des pièces justificatives en entreprise, vous avez intérêt à choisir une solution de comptabilité en ligne comme Indy qui vous permet de dématérialiser vos documents. Outre le suivi de vos transactions et le pilotage de votre comptabilité sans aucune saisie, une telle solution en ligne vous permet de numériser vos justificatifs en prenant une photo simplement depuis votre smartphone. Une fois numérisées, vos pièces comptables dématérialisées ont la même valeur que les originaux papier. Opposables en cas de contrôle, ils pourront être retrouvés facilement et exportés en un simple clic. Avec Indy, la comptabilité est ultra simple, et désormais 100% gratuite pour les indépendants.