La Comptabilité des Entreprises Individuelles : le Guide complet !

Après la création d’une entreprise individuelle vient la gestion de la comptabilité. Faisons un tour d’horizon des documents, déclarations et obligations que recèle la comptabilité des entrepreneurs individuels : chaque partie comportera des liens pour creuser plus en détail ses différents éléments !

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📝 En résumé :

• La comptabilité des entreprises individuelles dépend à la fois du régime d’imposition et de la nature de l’activité exercée (BIC ou BNC) ;
• Les principaux documents comptables à établir concernent le livre journal, le grand livre et l’inventaire annuel ;
• Vous êtes également tenu de soumettre des déclarations fiscales ;
• Pour faire votre comptabilité, vous pouvez vous tourner vers un expert-comptable, une option intéressante mais coûteuse. Sinon, vous pouvez opter pour une solution tout aussi efficace et plus économique : le logiciel de comptabilité en ligne comme Indy.

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Le principe de comptabilité des entreprises individuelles

C’est quoi une entreprise individuelle ?

Une entreprise individuelle (EI) est un statut juridique qui permet aux indépendants de créer leur activité, de déduire leurs charges de leur bénéfice et d’être imposés à l’impôt sur le revenu (IR). Plus concrètement, vos dépenses sont soustraites de vos recettes pour calculer vos impôts et votre entreprise existe en votre nom. Elle est considérée comme une personne physique, contrairement aux sociétés qui sont des personnes morales.

La conséquence est que vos patrimoines personnel et professionnel sont indissociables, à l’exception des entreprises individuelles à responsabilité limitée (EIRL) constituées avant mai 2022 ou des EI créées après le 15 mai 2022. En effet, cette date marque l’instauration d’une nouvelle loi permettant désormais de séparer les biens professionnels et personnels de manière automatique, et donc de limiter la responsabilité de l’entrepreneur.

ℹ️ Si les auto-entrepreneurs sont également des entreprises individuelles, ils bénéficient d’un statut particulier avec des obligations simplifiées. En effet, ils sont soumis aux régimes micro-social et micro-fiscal. Par conséquent, nous leur avons réservé des articles dédiés. Pour vous informer à ce propos, voici un article sur la comptabilité des micro-entrepreneurs qui devrait vous intéresser.
Le cas particulier de la comptabilité des professions libérales bénéficie aussi de son propre guide ! Cliquez sur le lien pour en savoir plus.

Les impôts et les taxes en entreprise individuelle

Les impôts et taxes sont une partie importante de la comptabilité des entreprises individuelles. L’impôt sur le revenu consiste à imposer les bénéfices (recettes – charges) au même titre que le salaire des salariés d’entreprises classiques. Votre taux d’imposition dépendra donc de la tranche à laquelle vous appartenez. Pour déclarer vos revenus vous devrez remplir les déclarations 2035 et 2042. Nous reviendrons sur ces documents en détail plus loin.

L’URSSAF est chargée de récolter vos cotisations sociales, ainsi que de les redistribuer aux organismes en charge de votre protection sociale. C’est sa mission principale, outre des missions de contrôle et de pédagogie auprès des entrepreneurs.

L’impôt sur le revenu et les cotisations sociales sont deux charges que vous ne pouvez pas déduire (sauf quelques cotisations en partie). Pour autant elles sont à prendre en compte dans la comptabilité de votre entreprise individuelle comme toute autre charge, dans le compte comptable correspondant. N’oubliez pas ces dépenses importantes car elles font partie intégrante des obligations de votre entreprise !

La CFE, pour Cotisation foncière des entreprises, est un autre impôt mineur mais non moins primordial de la comptabilité des entreprises individuelles : destiné à financer les municipalités, elle fait partie de la CET (Contribution économique territoriale). La CFE est due courant décembre et son calcul est basé sur un taux, déterminé par votre ville suivant la surface et le type des biens immobiliers utilisés pour votre activité. La CFE est due que vous soyez locataire ou propriétaire, et même si vous n’avez pas de local à proprement parler.

Calculer son résultat imposable en entreprise individuelle

Pour connaître son imposition en entreprise individuelle, rien de plus simple : vous devez déduire de votre chiffre d’affaires brut vos charges déductibles, et le tour est joué !

Les charges déductibles sont des types de dépenses définies par l’État, que vous pouvez retirer de votre chiffre d’affaires pour obtenir votre résultat imposable, ou bénéfice. On y retrouve par exemple les charges liées aux locaux (loyer, électricité, gaz…), les frais de déplacement, de repas et de communication dans le cadre de votre activité, certaines cotisations sociales et d’autres frais de fonctionnement.

Les documents et obligations comptables en entreprise individuelle

Dans le cadre de la comptabilité interviennent certaines obligations et documents comptables incontournables en entreprise individuelle. Les documents comptables à établir diffèrent selon :

• Votre régime d’imposition : régime réel simplifié, régime réel normal ou régime de la déclaration contrôlée ;
• L’activité de votre entreprise : BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) ou BNC (Bénéfices non commerciaux).

Ainsi, nous vous présentons ci-dessous les obligations qui s’appliquent à chaque situation.

Vous relevez des BIC et êtes soumis au régime réel simplifié d’imposition ou au régime réel normal d’imposition ?

Tout d’abord, le régime réel simplifié d’imposition, c’est quoi ? Sous ce régime, les entreprises individuelles appartenant aux BIC doivent maintenir un chiffre d’affaires inférieur à :

• 840 000€ pour les activités de négoce (les ventes de marchandises, de denrées à emporter ou à consommer sur place et les prestations d’hébergement) ;
• 254 000€ pour les prestations de services.

Elles sont également tenues d’établir une comptabilité d’engagement simplifiée. Au cours de l’exercice, elles peuvent également opter pour une comptabilité de trésorerie où les encaissements et les décaissements sont enregistrés et constater les créances et les dettes à la clôture de l’exercice.

D’autre part, les entreprises individuelles qui relèvent des BIC et soumises au régime réel normal d’imposition doivent tenir une comptabilité d’engagement. Autrement dit, elles sont tenues d’enregistrer les créances et les dettes tout au long de l’exercice comptable.

💡 Bon à savoir : le régime réel simplifié confère un allègement des obligations comptables. Toutefois, vous avez la possibilité d’opter pour le régime réel normal, y compris si vous respectez les seuils imposés.

Ci-dessous, nous vous présentons une liste exhaustive des documents comptables et des obligations qui s’appliquent aux entreprises relevant des bénéfices industriels et commerciaux.

Le Grand Livre

Tout d’abord, parmi ces obligations se trouve le Grand Livre. Sa particularité est de regrouper par compte comptable vos dépenses et recettes, ce qui permet à l’administration fiscale comme à vous-même d’identifier vos principaux foyers de dépenses et de vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs d’attribution dans votre comptabilité en ligne ou sur papier.

Le livre journal

Le livre journal est, quant à lui, un document comptable que les indépendants doivent également remplir, qui se présente comme son nom l’indique comme un journal. Chaque opération de votre compte bancaire y est retracée chronologiquement, avec notamment la référence de la pièce justificative associée et le compte comptable correspondant. Véritable historique de votre vie comptable, il est utile pour retracer la chronologie des opérations et peut-être divisé en journaux auxiliaires si nécessaire.

L’évaluation forfaitaire des stocks et en-cours

Les stocks et les productions en-cours sont évalués soit par unité, soit par catégorie. Les méthodes varient en fonction du type de stock :

• Les stocks de marchandises, de matières premières et de fournitures sont évalués au coût d’acquisition hors taxes (HT) ;
• Les travaux en-cours sont évalués au coût de production engagé jusqu’à la date de l’inventaire.

L’inventaire annuel

L’inventaire annuel est une opération visant à recenser et à évaluer l’ensemble des éléments figurant à l’actif et au passif de l’entreprise. Chaque année, les stocks, la trésorerie, le capital social et les immobilisations sont comptabilisés et valorisés.

L’inventaire est essentiel puisqu’il permet d’évaluer l’entreprise, de déterminer la quantité et la valeur des biens en stock au moment de l’opération ainsi que leur valeur totale. L’inventaire permet également de pointer d’éventuels écarts entre les stocks théoriques et les stocks réels.

Conformément au Code de commerce, l’inventaire est une obligation légale pour les commerçants.

⚠️ Attention ! L’absence d’inventaire est passible d’une amende de 9000€ !

Bien que facultatif depuis le 1er janvier 2016, vous pouvez également tenir un livre d’inventaire, un registre comptable pouvant faciliter le décompte et l’évaluation des biens.

Les comptes annuels

À la fin de chaque exercice comptable, vous devez établir les comptes annuels composés d’un bilan comptable, d’un compte de résultat et d’une annexe, mais avec une présentation simplifiée.

🤓 Le saviez-vous ? Au régime réel simplifié d’imposition, les TPE (Toutes petites entreprises) sont dispensées d’établir l’annexe. Au régime réel normal d’imposition, elles n’en sont pas exemptées. Cependant, les TPE et les PME (Petites et moyennes entreprises) peuvent opter pour une présentation simplifiée.

Vous êtes soumis au régime de la déclaration contrôlée (BNC) ?

Enfin, les entreprises relevant des BNC et soumises au régime de la déclaration contrôlée doivent tenir tout au long de l’exercice une comptabilité de trésorerie.

💡 Bon à savoir : si elles le souhaitent, elles peuvent également établir une comptabilité d’engagement.

Sous ce régime, la réalisation de l’inventaire annuel est facultative. Concernant les comptes annuels, une dispense est accordée, hormis pour le compte de résultat fiscal qui doit être établi au moyen de la déclaration n°2035.

Les entreprises individuelles relevant du régime de la déclaration contrôlée doivent également tenir le livre journal des recettes et dépenses et le grand livre ainsi qu’un document supplémentaire : le registre des immobilisations et des amortissements.

Le registre des immobilisations et des amortissements

Le registre des immobilisations et des amortissements doit contenir plusieurs informations, notamment :

• La date d’acquisition ou de création des immobilisations utilisées dans le cadre de l’activité professionnelle ;
• La nature de chaque immobilisation ;
• Le prix de revient ;
• Le détail des amortissements de chaque année pour chaque actif ;
• La date de cession de l’immobilisation ;
• Le prix de cession de l’immobilisation.

Par ailleurs, nous vous conseillons d’y mentionner toutes les immobilisations, qu’ils s’agissent des immobilisations corporelles, incorporelles ou financières. En d’autres termes, le registre doit également contenir les immobilisations qui ne sont pas amortissables ou qui sont que partiellement utilisées pour l’exercice de l’activité professionnelle.

Le Fichier des Ecritures Comptables (FEC)

Enfin, le FEC, pour Fichier des écritures comptables, est un document indispensable si vous utilisez un logiciel de comptabilité en ligne. Utile uniquement à l’administration en cas de contrôle, il leur permet d’automatiser leurs opérations pour analyser votre comptabilité plus rapidement. Bien que ne permettant pas d’analyse pour votre part, il vous permet cependant d’éviter une lourde amende, car en cas d’absence de l’un de ces documents l’addition peut aller de 1500€ à plus de 20 000€.

La facturation

En France, toutes les entreprises, y compris les entreprises individuelles, sont tenues d’établir des factures en bonne et due forme. Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires, veillez donc à vous informer à ce propos afin de réaliser des factures conformes.

De plus, l’article 91 de la loi des finances pour 2024 stipule que l’adoption de la facturation électronique sera obligatoire à partir du :

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises (ou auto-entreprises).

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La conservation des documents et justificatifs

L’article L123-22 du Code de commerce exige que tous les documents comptables comme les justificatifs qui leur sont associés doivent être conservés pendant une période de 10 ans suivant la clôture fiscale. Il est donc primordial de les protéger, que vous optiez pour une version papier ou numérique. Sur Indy, vous pouvez associer vos pièces justificatives à chaque transaction ainsi que conserver et consulter l’ensemble de vos documents comptables directement sur l’application.

⚖️ Le code général des impôts prévoit une amende de 1500€ en cas de non-présentation d’un document comptable, pouvant être portée à 25 000€ si aucun justificatif ne permet de le récréer.

Les déclarations obligatoires en EI

Les déclarations fiscales

La comptabilité des entreprises individuelles, ce sont également des obligations déclaratives. Nous en parlions plus tôt dans l’article, qui dit impôts dit déclarations fiscales pour que votre imposition colle au plus près de la réalité.

La déclaration 2035

La déclaration 2035 fait partie de la liasse fiscale, un ensemble de documents comptables que les indépendants doivent rendre chaque année pour déclarer leurs bénéfices. Vous y déclarerez vos revenus ainsi que toutes vos charges déductibles pour que l’administration détermine votre bénéfice imposable. Toutes les entreprises individuelles au régime réel (hors régime micro) doivent s’y soumettre !

👨‍⚖️ En cas de cessation d’activité, vous devrez envoyer votre déclaration 2035 dans les 3 mois qui suivent la fermeture de votre entreprise.

La déclaration 2042-C-PRO

La déclaration 2042-C-PRO est destinée à tous les indépendants, qu’ils soient en entreprise individuelle, en société ou auto-entrepreneurs. C’est la déclaration qui permettra de déterminer votre tranche d’imposition ainsi que le montant de vos impôts. Attention à ce que les chiffres collent bien avec votre déclaration 2035 ! Elle est, depuis 2021, pré-remplie à partir de votre déclaration 2035, mais vérifiez que les données concordent pour éviter toute erreur de déclaration.

La déclaration sociale

Depuis 2021, la DSI (Déclaration sociale des indépendants) et la déclaration 2042-C-PRO sont fusionnées pour créer la DSFU (Déclaration sociale et fiscale unifiée). Les indépendants hors PAMC (Praticiens et auxiliaires médicaux conventionnés) n’ont donc plus besoin de remplir de déclaration sociale puisque tout est déterminé à partir de leur déclaration fiscale.

Pour les PAMC, la DS PAMC et leur déclaration fiscale ont fusionné depuis 2023.

La déclaration de TVA

Pour les indépendants étant assujettis à la TVA, cette taxe fait partie intégrante de la comptabilité des entreprises individuelles.

La TVA, pour Taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt payé par tous les consommateurs sur les biens et services de leur quotidien. C’est le cas également pour les indépendants, à ceci près qu’ils doivent la collecter sur leurs ventes et peuvent la récupérer sur leurs achats lorsqu’ils y sont assujettis (des exonérations sont possibles dans certains cas).

On dénombre 3 régimes de TVA, et trois déclarations de TVA :

• La franchise en base de TVA, soit une exonération totale, dont bénéficient notamment les indépendants auto-entrepreneurs sous un certain seuil de revenu et les professions médicales ;
• Le régime réel simplifié de TVA, pour lequel il faut remplir la déclaration de TVA CA12 (une fois par an) ;
• Le régime réel normal de TVA, pour lequel il faut remplir la déclaration de TVA CA3 tous les mois ou tous les trimestres selon les cas.

Les taxes sur les véhicules

La Taxe sur les véhicules de société (TVS) a été remplacée par deux nouvelles taxes concernant les véhicules de tourisme utilisés à des fins économiques :

• La taxe annuelle sur les émissions de dioxyde de carbone (CO2) ;
• La taxe annuelle sur les émissions de polluants atmosphériques.

Ces deux taxes sont dues par les entreprises (entreprises individuelles et sociétés confondues) qui :

• Possèdent des véhicules affectés à des fins économiques ;
• Qui en disposent dans le cadre d’une mise à disposition ou d’une location ;
• Qui prennent en charge les frais liés à l’achat ou à l’utilisation des véhicules.

Les procédures pour déclarer et payer les deux taxes diffèrent selon votre régime d’imposition en matière de TVA :

• Pour les redevables relevant du régime réel normal d’imposition ou les non-redevables de la TVA, vous devez compléter l’annexe n°3310 A de la déclaration de TVA et la remettre durant le mois de janvier suivant la période d’imposition (jusqu’au 25 janvier pour les non-redevables de la TVA) ;
• Pour les redevables relevant du régime réel simplifié d’imposition en matière de TVA, vous devez compléter le formulaire n°3517-S et le remettre le 3 mai ou dans les 3 mois suivant la clôture de l’exercice si votre exercice ne se clôture pas le 31 décembre.

La DAS2

La déclaration DAS2 vous sera utile si vous faites souvent recours aux rétrocessions d’honoraires. Plus précisément, si vous reversez plus de 1200€ à d’autres professionnels au cours de l’année fiscale. Une DAS2 est ainsi obligatoire pour chaque professionnel à qui vous avez versé plus de 1200€.

Comment faire sa comptabilité en entreprise individuelle ?

Confier sa comptabilité à un expert-comptable

Avec un expert-comptable, vous bénéficierez de l’expertise d’un professionnel de la comptabilité, mais vous gagnerez surtout en charge mentale : toute votre comptabilité sera entre les mains de cette personne et vous n’aurez plus à vous en soucier.

En revanche, le prix d’un expert-comptable en entreprise individuelle n’est pas négligeable, et vous n’aurez pas tout à fait la main sur votre comptabilité. La charge mentale ainsi économisée peut se transformer en stress de ne pas réussir à contacter votre expert en temps voulu. C’est pourquoi un logiciel de comptabilité en ligne peut être une alternative économique intéressante pour la comptabilité des entreprises individuelles.

Utiliser un logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité en ligne performant est aujourd’hui une alternative parfaitement viable à l’expert-comptable. Avec la synchronisation de votre compte bancaire et du logiciel, plus aucune opération ne sera oubliée dans la comptabilité de votre entreprise individuelle. Toutes les déductions possibles y sont présentées et les comptes comptables liés y sont automatiquement assignés. Vous bénéficierez d’un auto-remplissage de vos déclarations ainsi que des rappels pour ne pas oublier de les transmettre. Enfin, vous gagnerez du temps par rapport à une comptabilité manuelle et même avec un expert-comptable.

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• Un accompagnement complet pour créer votre entreprise ;
• La synchronisation et la catégorisation de vos opérations bancaires ;
• La gestion de vos documents comptables avec le grand livre, le livre journal, etc. ;
• Le remplissage de vos déclarations fiscales : déclaration 2035, déclaration de TVA… ;
• La télétransmission de votre liasse fiscale à l’administration ;
• Des notifications afin de vous rappeler vos échéances fiscales ;
• Un onglet de pilotage avec des tableaux de bords intuitifs pour suivre votre flux de trésorerie ;
• Un module de facturation pour éditer tous vos devis et factures ;
• Un service client avec des conseillers spécialisés ultra-réactifs ;
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La comptabilité des entreprises individuelles est riche, mais nous avons finalement réussi à la résumer en un seul article. N’hésitez pas à approfondir vos connaissances sur cette dernière via les différents liens présents dans l’article et découvrir les obligations, déclarations et documents comptables des entrepreneurs plus en détail.

Tableau récapitulatif sur la comptabilité des entreprises individuelles

FAQ – Questions / Réponses

Quel est le tarif d’un comptable en entreprise individuelle ?

Pour une entreprise individuelle, la tenue de la comptabilité par un comptable implique des frais compris entre 30€ à 120€ de l’heure. Si vous optez pour un expert-comptable, le coût annuel est d’environ 1500€ par an. Plus récents et modernes, les cabinets comptables en linge utilisent souvent des outils informatiques avancés. Cependant, les honoraires s’élèvent en moyenne de 1000€ à 1500€ par an, ce qui peut sembler élevé compte tenu du temps réellement consacré à la comptabilité d’une entreprise individuelle.

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Un comptable est-il obligatoire en entreprise individuelle ?

Non !

Aucune loi ne stipule l’obligation pour les entreprises individuelles de recourir aux services d’un comptable ou d’un expert-comptable.

Par conséquent, si vous le souhaitez, vous pouvez réaliser votre comptabilité seul ou opter pour des solutions en ligne comme un logiciel de comptabilité.

Une question sur la comptabilité des EI ou un avis à nous transmettre ? Nous vous invitons à nous laisser un message dans l’espace commentaire ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗