Le Grand livre des entreprises individuelles

Le Grand livre fait partie des obligations et documents comptables des entreprises individuelles auxquels on ne peut pas déroger. En effet, ce livre comptable fait partie de la liasse fiscale, cet ensemble de documents à rendre chaque année début mai pour déclarer vos revenus. En quoi consiste-t-il et comment le remplir ?

Résumé

• Le Grand Livre est un document comptable qui permet de répertorier tous les mouvements par compte comptable et par ordre chronologique ;
• Les catégories d’opérations sont définies par le Plan Comptable Général ;
• Tous les entrepreneurs individuels au régime réel d’imposition doivent tenir un Grand Livre ;
• Le Grand Livre doit être conservé pendant 10 ans, en cas de contrôle de l’administration fiscale. 

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Qu’est-ce que le Grand Livre des entreprises individuelles ?

Définition du Grand Livre pour les entreprises individuelles

Le Grand Livre est un livre comptable obligatoire pour les entreprises individuelles et d’autres statuts entrepreneuriaux. Il consiste à regrouper vos revenus et vos dépenses par comptes comptables, c’est-à-dire des catégories d’opérations définies par le Plan Comptable Général. Ses classes principales sont les suivantes :

• Classe 1 : Comptes de capitaux
• Classe 2 : Comptes d’immobilisations
• Classe 3 : Comptes de stocks et en-cours
• Classe 4 : Comptes de tiers
• Classe 5 : Comptes financiers
• Classe 6 : Comptes de charges
• Classe 7 : Comptes de produits
• Classe 8 : Comptes spéciaux
• Classe 9 : Comptabilité analytique

A titre d’exemple, voici un aperçu de la présentation d’un Grand livre :

Le Grand Livre comptable sert à identifier vos dépenses et recettes (aussi appelées débits et crédits) compte par compte, selon leur type : fournitures de bureau, facturation de clients ou patients, matériel informatique… Et ainsi d’identifier d’éventuelles erreurs d’assignation de vos opérations. Si vous voyez par exemple le nom de votre restaurant d’affaires préféré dans les comptes de petit matériel médical, c’est qu’il y a une erreur à corriger.

Comme dit précédemment, le Grand Livre est un livre comptable obligatoire que l’administration fiscale demande aux entreprises individuelles chaque année. Un manquement à cette obligation peut donner lieu à une amende de 1500 € qui peut aller jusqu’à 25 000 € si aucune pièce justificative ne permet de le reconstituer. C’est donc du temps (ou de l’argent si vous déléguez cette tâche) investi qui pourra vous faire économiser une addition assez salée. Mais quelles entreprises ont cette obligation ?

Qui doit remplir le Grand Livre ?

Les commerçants, artisans, sociétés commerciales et professions libérales au régime réel d’imposition sont tenus de tenir un Grand Livre. Les entreprises individuelles n’y font donc pas exception. Cependant, les auto-entrepreneurs ou les personnes soumises au régime fiscal micro-BNC en sont exemptés : pour eux, un livre des recettes suffit.

Comment remplir le Grand Livre des entreprises individuelles ?

Comme indiqué précédemment, le Grand Livre répartit vos opérations dans des comptes comptables correspondant à leur nature. À l’intérieur de chaque compte, il faut y indiquer les informations suivantes :

• Numéro de compte comptable
• Nom du compte
• Date de l’opération
• Libellé de l’opération
• Référence si besoin (notamment pour les factures, mais c’est facultatif)
• Montant à indiquer en colonne débit ou en colonne crédit
• Journal de comptabilisation (banque, achats, ventes, opérations diverses, etc.)

Les opérations apparaissent généralement selon un ordre comptable défini et apparaissent chronologiquement. Dans l’exemple de Grand Livre comptable montré dans le paragraphe précédent, vos salaires ou virements vers votre compte personnel apparaîtront par exemple dans le compte comptable 108100 – Prélèvements personnels.

Combien de temps conserver le Grand Livre en entreprise individuelle ?

Comme pour toute pièce justificative, vous devrez conserver vos Grands Livres ainsi que les pièces justificatives qui lui sont associées pendant une durée totale de 10 ans. Cela s’applique aux autres documents comptables : Livre-journal, Fichier des écritures comptables (FEC), livre des recettes…

En effet, si l’administration fiscale ne regarde généralement que les trois derniers exercices, elle peut remonter jusqu’à 10 ans en arrière en cas de suspicion de fraude. Pour rappel, en cas de destruction du Grand Livre, une amende de 1 500 € est prévue, jusqu’à 25 000 € si les justificatifs ne permettent pas de le reconstituer. C’est pourquoi il est capital de bien le conserver s’il est en version papier, ou d’en faire une copie s’il est en version numérique !

Vous l’aurez compris, le Grand Livre est un incontournable de la comptabilité des entreprises individuelles. Besoin d’aide pour le remplir ? Indy est un logiciel de comptabilité qui vous permet de faire toute votre comptabilité en ligne. Vous pourrez remplir tous vos documents comptables en quelques clics ! En cas de doute, un service client 5 étoiles est à votre disposition, ainsi qu’une base de données de plus d’une centaine d’articles pour vous aider dans cette tâche. Visitez notre site internet pour découvrir plus en détail nos offres !