Tout savoir sur la facturation

Bien plus qu’une simple formalité administrative en France, la facturation est aujourd’hui encadrée par des lois particulièrement strictes. Les entreprises françaises doivent se conformer à des normes spécifiques pour éviter les sanctions et garantir la transparence de leurs transactions. Mentions, délais de conservation, sanctions encourues en cas de non-respect des règles…découvrons ensemble tout ce que vous devez savoir sur la facturation en entreprise ! Suivez-nous 🚀

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📝 En résumé : 

• Les professionnels doivent émettre des factures conformes pour chaque achat effectué par un autre professionnel ; 
• La règle est quelque peu différente pour les particuliers, puisque la facturation ne sera obligatoire que dans des situations précises ; 
• La facture doit être conservée pendant 10 ans minimum et doit contenir des mentions légales précises ; 
• Les lois encadrant la facturation évoluent constamment. D’ici peu toutes les entreprises assujetties à la TVA devront passer à la facturation électronique ; 
• Certains outils comme Indy vous permettent d’ores et déjà d’éditer des factures conformes rapidement.

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Qu’est-ce qu’une facture : notre définition 

Une facture est un document commercial établi par un vendeur et adressé à un acheteur, détaillant toutes les conditions d’achat (prix unitaire, montant du…). Cette dernière a diverses fonctions : 

• Elle servira dans un premier temps de preuve juridique de la transaction puisqu’elle vient prouver que la prestation ou la vente a bien eu lieu et qu’ainsi, le professionnel est en droit d’exiger le paiement ; 
• Elle servira également de justificatif comptable. Autrement dit, elle vous permettra de justifier les achats et les ventes en cas de contrôle de l’administration fiscale ;
• Enfin, en plus de faciliter la comptabilité et la gestion des paiements, la facture servira de support à la collecte ou à la déduction de la TVA. 

Vous devez impérativement conserver l’ensemble de vos factures pendant au minimum 10 ans. 

Quand la facturation est-elle obligatoire ? 

Une obligation lorsqu’on facture un professionnel 

Votre client est un professionnel ? Dans ce cas-là vous devez émettre une facture en deux exemplaires pour chacune de vos ventes de bien ou vos prestations de services…c’est la loi ! La facture doit en principe être transmise au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de service. 

La facture peut toutefois être délivrée à un autre moment dans 3 situations bien précises : 

1. Si votre entreprise réalise plusieurs livraisons ou prestations distinctes pour un seul et même client. Ici, la facture peut être émise jusqu’à la fin du mois au cours duquel la prestation ou les livraisons ont été réalisées ;
2. Il s’agit d’une livraison de biens exonérée de TVA. Dans ce cas précis, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la livraison a eu lieu ; 
3. Il s’agit d’une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client. Ici, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée.

Les particularités de la facturation d’un particulier 

Dans le cadre d’une vente à un particulier on parlera plutôt de « note » et non pas de facture. Ici la note n’est nécessaire que si : 

• Votre client en fait la demande ; 
• Il s’agit d’une vente à distance ; 
• S’il s’agit d’une prestation de service et que son montant est supérieur à 25€ TTC ; 
• Il s’agit d’une livraison intracommunautaire exonérée de TVA. 

Les mentions légales obligatoires

Pour être conforme, la facture doit obligatoirement comporter certaines mentions et notamment : 

Les mentions générales de la facture

• La date d’émission de la facture ; 
• Le numéro de la facture : Il s’agit là de la référence de cette dernière. Notez que chaque facture devra disposer de son propre numéro, et que ce dernier doit obligatoirement être basé sur une séquence chronologique continue et sans aucune rupture ;
• La date de la vente ou de la prestation de service ; 
• Le numéro du bon de commande, si votre client en a établi un en amont. 

Les coordonnées du client 

• La dénomination sociale ou le nom de votre client ; 
• L’adresse du siège social de l’entreprise, s’il s’agit d’un professionnel ; 
• L’adresse de livraison ;
• L’adresse de facturation, si cette dernière est différente de celle du siège social.

Les coordonnées du vendeur 

• La dénomination sociale du vendeur ;

Vous êtes auto-entrepreneur ou entrepreneur individuel au régime réel normal ? Alors vous devrez indiquer votre nom et votre prénom en plus de la mention « EI » ou « Entreprise Individuelle ».

• L’adresse du siège social de la société ; 
• La forme juridique de l’entreprise ; 
• Votre numéro SIREN ou SIRET ; 
• Votre numéro RCS ainsi que la ville du greffe et votre numéro d’immatriculation si vous êtes un commerçant ; 
• Le numéro au répertoire des métiers et votre département d’immatriculation si vous êtes artisan ;
• Les numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et du client professionnel si ce dernier est redevable de la TVA. Notez toutefois, que ces informations sont nécessaires uniquement pour les factures dont le montant hors taxe est supérieur ou égal à 150 €.

Les informations au sujet de la vente ou de la prestation de service

• Le type de facture (prestation de service, vente d’un bien…) ;
• La désignation des produits ou de la prestation de services. Vous devez ici mentionner la quantité vendue, le prix unitaire hors taxes des produits vendues, ou le taux horaire HT des services fournis ;
• Le taux de TVA applicable. Plusieurs taux s’appliquent ? Vous devrez alors les faire apparaître dans des lignes différentes ; 
• Les éventuels frais d’emballage ou de transport ;
• Les éventuelles réductions de prix ;
• La somme totale à payer en HT ; 
• La somme totale à payer en TTC ; 
• Les modalités de paiement : La date limite de règlement ainsi que les éventuelles conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ;
• Les taux des pénalités en cas de retard de paiement ;
• Le montant des indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement de 40€.

Les mentions particulières  

• La mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » si vous êtes membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée ;
• La mention « TVA non applicable, article 293B du CGI  » si vous n’êtes pas redevable de la TVA ;
• Les coordonnées de votre assureur si vous avez souscrit une assurance Responsabilité Civile Professionnelles (RCP) ; 
• L’assurance décennale souscrite si vous travaillez dans le BTP ; 
• « Autofacturation » si votre client produit lui-même la facture.
• « Autoliquidation  » si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA. Ici, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c’est l’entreprise principale qui la déclare ;
• « Eco-participation DEEE » pour l’achat de produits ou d’équipements électroniques ou de meubles.

Vous vendez l’un des biens mentionné dans l’article 1 du décret n° 2021-609 du 18 mai 2021 ? Alors vous devrez également mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum. Pour consulter le décret, c’est 👉🏼 par ici 👈🏼 ? 

Notre modèle de facture 

Les sanctions en cas de non-conformité

Les sanctions encourues en cas de problèmes de facturation sont particulièrement sévères. Ces dernières dépendront par ailleurs de la nature du manquement.

Omissions ou erreurs

Il manque une donnée ou certaines mentions sont erronées dans votre facture ? Alors, vous encourrez une amende fiscale de 15 € pour chaque mention inexacte/manquante.

Le montant total des amendes appliquées sur une facture ne pourra pas dépasser 25% du montant total de cette dernière, à moins que l’adresse ou l’identité du vendeur ou du client n’aient été modifiées, dans ce cas précis, le montant de l’amende est égal à 50% du montant total de la facture concernée. 

Non-respect de votre obligation de facturation

Facture fictive 

Vous avez émis une facture pour une vente ou une prestation fictive ? L’amende est égale à 50% du montant de la facture. Cette dernière pourra toutefois être réduite à 5% si vous comptabilisez la prestation correctement dans les 30 jours suivant la sanction.

Réforme de la facturation électronique : une révolution pour les entreprises 

Zoom sur la réforme

Au revoir les factures au format papier ! Dès 2026, les entreprises françaises assujetties à la TVA devront toutes accepter les factures électroniques. L’émission de factures électroniques (e-voicing) ainsi que la transmission des données de facturation (e-reporting) deviendra quant à elles obligatoires entre 2026 et 2027. Cette réforme vise à moderniser la gestion des factures, réduire les délais de paiement, lutter contre la fraude et améliorer la connaissance en temps réel de l’économie des entreprises.

Sont également concernés par cette obligation, les assujettis non redevables de la TVA (et notamment les micro-entrepreneurs ainsi que les sociétés en franchise en base de TVA). 

La facture électronique devra :

• Comporter les mentions obligatoires ; 
• Être transmise à Chorus Pro (le Portail Public de Facturation) ; 
• Être éditée dans un format standardisé. 

L’outil pour émettre et recevoir les factures électroniques n’est pas imposé. Aussi, les professionnels pourront se tourner vers le portail public de facturation (PPF), une plateforme partenaire de l’administration (PDP) ou encore un opérateur de dématérialisation (OD). 

Le logiciel de facturation devient-il obligatoire ?

La réponse est non ! Si vous ne souhaitez pas utiliser de logiciel de facturation, cela ne posera aucun souci ! En effet, vous devrez simplement émettre des factures dématérialisées et conformes aux nouvelles normes, puis déposer chacune de vos factures sur le portail Chorus Pro.

Vous souhaitez vous faciliter la vie ? Le logiciel de facturation vous aidera à rendre la tâche moins chronophage puisqu’il transmettra lui-même vos factures directement au portail.

Bonne nouvelle !
Nous recevrons d’ici quelques mois la certification de Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Cette qualification, nous permettra de transmettre toutes vos factures directement à Chorus Pro ! 📝
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Réforme de la facturation électronique : le calendrier

La réforme devait initialement entrer en vigueur dès 2023. Cependant, l’administration a finalement décidé de reporter la réforme à 2024, puis à 2026 afin que les entreprises françaises puissent se mettre à jour plus sereinement.

Un calendrier progressif est prévu : 

• À partir du 1er septembre 2026 toutes les grandes entreprises et les ETI devront obligatoirement recevoir et envoyer leurs factures au format électronique ;
• Les PME/TPE devront avoir à cette date, choisie une plateforme de dématérialisation pour recevoir leurs factures. Elles disposeront toutefois d’un an supplémentaire (jusqu’au 1er septembre 2027) pour transmettre l’ensemble de leurs factures sous format électronique. 

Vos factures conformes avec Indy !

Créez vos factures avec Indy

Simplifiez-vous la vie avec notre module facturation gratuit et ultra-ergonomique ! Personnalisez notre modèle de facture en deux temps trois mouvements avec Indy ! 

1️⃣ Rendez-vous dans l’onglet « Facturation« , cliquez sur « + Nouveau » puis sur « Créer une Facture« .

Vous souhaitez éditer un Devis ? la marche à suivre est identique ! 

2️⃣ À vous de jouer ! Il vous suffit maintenant de remplir les différents champs avec vos informations, celles de votre client et de la transaction.

Différenciez-vous de vos concurrents en personnalisant totalement votre facture ! Ajoutez votre logo, mettez-la aux couleurs de votre entreprise, en bref… soyez créatifs ! 

3️⃣ Une fois la facture terminée, il vous suffit de l’enregistrer et de la mettre : 

• En brouillon ;
• Ou de la valider. 

Vous souhaitez valider votre facture ? Cette fenêtre apparaît 👇🏻

Ici, vous devez indiquer la date d’émission de la facture, puis cliquer sur « Valider« .

C’est tout bon, votre facture est conforme, vous pouvez la transmettre à votre client 🎉

4️⃣ Désormais, la facture apparaît dans votre onglet « En attente de paiement« . C’est dans cet onglet que vous pourrez suivre l’ensemble de vos factures 👇🏻

 

5️⃣ Vous avez reçu le paiement ? Il vous suffit de cliquer sur la facture et de la Marquer comme payée !

 

Vous souhaitez supprimer une facture déjà éditée ? Sachez que la loi interdit de supprimer ou même de modifier une facture déjà éditée. Aussi, pour annuler une facture, vous devez forcément créer une facture d’avoir. Sur Indy, vous devez simplement cliquer sur « Annuler la facture ». Nous créons simplement une facture d’avoir, qui viendra annuler la facture précédente 👇🏻

 

Indy : bien plus qu’un simple logiciel de facturation

Indy n’est pas qu’un (super) logiciel de facturation ! En effet, notre appli est un outil tout-en-un qui accompagne les indépendants et les entreprises. Avec Indy profitez : 

• 🔌 De l’automatisation de votre comptabilité ;
• 📮 Avec notre offre Premium, éditez toutes vos déclarations fiscales et comptables en quelques clics seulement. En plus nous nous chargeons de les télétransmettre aux impôts ! ;
• 💁🏾‍♀️ D’un accompagnement gratuit pour créer votre entreprise ;
• 🏦 D’un compte pro gratuit et sans frais de tenue de compte ; 
• 📊 Du suivi de votre activité grâce à notre tableau de bord complet ;
• … Et bien plus encore ! 🔥

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Vous avez la moindre interrogation au sujet de la facturation ? Laissez-nous un commentaire, nous serions plus que ravis de vous éclairer ! 💡

FAQ : Questions fréquentes

Qu’est-ce que la re-facturation ? 

La re-facturation consiste pour une entreprise à facturer à un client une dépense engagée auprès d’un autre prestataire.

C’est quoi la facturation en entreprise ?

Les factures éditées par les professionnels viennent détailler les biens ou les services fournis par un professionnel à un client. Elle est essentielle pour suivre vos revenus, tenir votre comptabilité et être en conformité avec la loi.

Puis-je facturer dans une monnaie étrangère ?

Vous pouvez effectivement facturer dans une monnaie étrangère. Notez toutefois que le montant de la TVA collectée ou payée, doit être indiqué en euros. 

Quel est le délai de prescription d’une facture professionnel ? 

Le prestataire ou le vendeur pourra engager des actions judiciaires à l’encontre de son client dans les 5 ans suivants l’édition de la facture. 

Comment annuler et rectifier une facture ?

Une facture ne peut pas simplement être supprimée. Aussi, pour annuler une facture ou même la modifier, vous devez soit créer un avoir soit établir une facture de remplacement faisant référence à la facture annulée.