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Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont dans l’obligation d’envoyer leurs factures destinées au secteur public au format dématérialisé. Dans ce contexte, le format de facturation électronique Factur-X permet de simplifier l’émission de factures entre les entreprises. Mais qu’est-ce que le format Factur-X ? Comment fonctionne-t-il ? Pourquoi l’utiliser ? Dans cet article, nous répondons à toutes ces questions et plus encore ! 🚀
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📝 En résumé :
- Factur-X a été créé en 2017 en association avec l’Allemagne afin de respecter la Norme Sémantique Européenne EN 16931. Il comprend cinq profils de données : « Minimum », « Basic WL », « Basic », « EN16931 » et « Extended » ;
- À partir de 2027, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront passer à la facturation électronique, excepté si vous émettez une facture à destination d’un particulier ou d’une association à but non lucratif, cette réforme ne s’appliquera pas ;
- Il existe 3 types de factures : structurées, non structurées et hybrides (dont Factur-X) ;
- Pour utiliser Factur-X, vous pouvez opter pour une PDP, un OD ou le Portail Public de Facturation.
Zoom sur le format Factur-X
Quelle est l’origine du format Factur-X ?
Depuis le 1er janvier 2020 et pour tous les contrats conclus avec les établissements publics, l’Etat ou les collectivités territoriales, les entreprises françaises sont obligées d’éditer des factures au format électronique pour adresser leur demande de paiement. Cette obligation s’applique conformément à l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 sur le développement de la facturation électronique (en savoir plus).
D’après le code général des impôts, une facture électronique est « une facture émise, transmise, reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées ».
Pour simplifier l’adoption de cette réforme, les autorités publiques françaises ont mis en place le format Factur-X. Ce format a été créé en association avec l’Allemagne en 2017 pour se conformer à la Norme Sémantique Européenne EN 16931. Il a été développé par :
- Le FNFE-MPE ou Format National de la Facturation Electronique et des Marchés Publics Electroniques ;
- Son homologue allemand le FeRD (« Forum elektronische Rechnung Deutschland » en allemand).
L’arrivée de la nouvelle réforme…
Le Gouvernement s’est ensuite engagé à étendre le passage à la facturation électronique aux entreprises assujetties à la TVA d’ici quelques années :
- Le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire ;
- Le 1er septembre 2027 pour les PME et TPE, incluant les indépendants et les micro-entreprises.
Précision : si vous réalisez une vente ou une prestation de service auprès d’un particulier ou d’une association à but non lucratif non assujettie à la TVA, notez que vous pourrez toujours transmettre une facture au format souhaité (courrier…).
Attention ! En cas de non-respect de la facturation électronique, vous vous exposez à une amende de 15 euros par facture non conforme !
Qu’est-ce que le Format-X ? Définition
Avant de se pencher davantage sur le format Factur-X, vous devez savoir qu’il existe plusieurs types de factures :
- 🧾 Les factures non structurées (PDF ou JPEG) : ce sont des copies numériques de documents papier envoyées par e-mail ou stockées dans un Cloud. Avec la mise en place de la nouvelle réforme sur la facturation électronique, ces formats ne seront plus admis ;
- 💻 Les factures structurées : elles reposent sur une structure numérique commune aux récepteurs et émetteurs. Elles utilisent des formats comme EDI (Echange de données informatisé) ou XML, ce qui permet de faciliter leur traitement, de les intégrer aux logiciels comptables et d’automatiser leur gestion ;
- 🚀 Les factures hybrides ou mixtes (dont les factures au format Factur-X) : elles incluent des données au format XML pouvant être interprétées par un ordinateur ou un logiciel et d’un fichier PDF/A-3 compréhensible par l’humain. Factur-X permet ainsi de convertir les données des factures au format XML et de les intégrer au sein d’un fichier PDF lisible par l’humain.
Factur-X est donc un format intelligent et intelligible tant par l’humain que par un système d’information. À ce jour, il s’agit du format le plus utilisé.
Attention ! Factur-X doit inclure les mêmes mentions obligatoires qu’une facture standard (le numéro de facture, le date d’émission, la date de vente ou prestation, l’identité de l’acheteur, l’identité du vendeur, le taux de TVA applicable, etc.).
Pourquoi choisir le format Factur-X ? Les avantages
👌 Un format compréhensible par tous
Comme vu plus haut, le format Factur-X prend la forme d’une facture classique (au format PDF), mais contient un fichier XML qui inclut plusieurs informations clés comme :
- La date de la facture électronique ;
- Le numéro de facture électronique ;
- L’identité et les coordonnées de l’acheteur comme du vendeur ;
- Le montant HT et TTC ;
- Le taux de TVA ;
- Etc.
Grâce à la fusion de ces deux formats, les données sont lisibles tant par les utilisateurs que par les différents systèmes d’information, etc. Le format Factur-X peut donc être adressé au plus grand nombre de destinataires.
Le FNFE-MPE soutient Factur-X en attestant que :
« L’objectif premier de Factur-X est de permettre aux fournisseurs, émetteurs de factures de créer des factures à valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations sous forme structurée […]
[…] et de laisser les clients destinataires libres d’utiliser ou pas les données et/ou la présentation lisible, en fonction de leurs besoins et de leur maturité en matière d’automatisation de traitement. »
💸 Un gain de temps et d’argent
Le format Factur-X confère un véritable gain de temps et d’argent. Il permet :
- D’automatiser le traitement de vos factures ;
- De limiter la saisie des données.
Le temps de traitement étant considérablement réduit, vous pourrez vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre activité. Par rapport au traitement de factures au format papier, vous diminuez les coûts administratifs qui en découlent et générez de belles économies.
🔐 Un format plus sécurisé
Le format Factur-X est un format plus sécurisé. En limitant la saisie comptable, il limite aussi le risque d’erreurs ou d’oublis. Il garantit à la fois l’identité de l’émetteur et l’exactitude des informations présentes au sein de la facture. Vous obtenez donc des factures plus fiables et conformes à la documentation fiscale et légale.
Les 5 profils de données du format Factur-X
Pour aider les entreprises de toute taille à naviguer avec ce nouveau format, Factur-X comporte plusieurs profils de données :
| 🎯 Type de profil | ✏️ Explication |
| Le profil « Minimum » | Il s’agit du profil de données le plus simple ! Il contient toutes les informations requises pour l’émission d’une facture en passant par la plateforme Chorus Pro. Ce profil est conforme aux exigences de la facturation électronique et permet de recevoir ou transmettre une facture via : – Un OD (Opérateur de Dématérialisation) ; – Une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ; – Le PPF (Portail Public de Facturation). |
| Le profil « Basic WL » | Basic WL est le sigle de « Basic Without Line » qui signifie « sans ligne ». Ce profil de données inclut les données du profil « Minimum », auxquelles s’ajoutent des données supplémentaires pour automatiser le traitement des factures (par exemple : le nom et l’adresse du fournisseur, le mode de règlement, la référence bancaire, etc.). Ces informations sont présentes dans le pied de page et l’en-tête de la facture. |
| Le profil « Basic » | Similaire au profil précédent, il comprend également des données sur les lignes de factures, à savoir la référence de l’article (désignation, code…), la quantité, le prix unitaire hors taxes (HT)… |
| Le profil « EN16931 » | Également appelé profil « Comfort », ce profil de données comprend les 165 données potentielles exigées par la Norme Sémantique Européenne EN16931. |
| Le profil « Extended » | Ce dernier profil de données du format Factur-X correspond au profil précédent, augmenté de données supplémentaires pour traiter des processus commerciaux assez complexes (conditions de paiement spécifiques…). Il est encore en cours de définition. |
Le saviez-vous ? Pour les 5 profils de données, les destinataires n’ont pas besoin de s’adapter au profil de données sélectionné par l’émetteur. Ils peuvent, de cette manière, intégrer uniquement les informations dont ils ont besoin. C’est là l’un des principaux atouts du format Factur-X !
Comment intégrer le format Factur-X à mon entreprise ?
Pour intégrer le format Factur-X au sein de votre entreprise, rien de plus simple ! Il sera d’abord nécessaire de passer par une solution Procure to Pay ou un logiciel de facturation.
À partir de là, les informations de votre facture d’origine seront converties en données XML avant d’être intégrées dans un document PDF/A-3.
Concernant l’émission de factures au format Factur-X avec vos fournisseurs ou bien vos clients, vous pouvez opter pour l’une des trois options suivantes :
- Opter pour une PDP immatriculée par l’Etat ;
- Vous tourner vers un OD ;
- Déposer vos factures sur le Portail Public de Facturation (comment cela se fait déjà avec la plateforme de facture électronique Chorus Pro).
Quels sont les deux autres formats pour faire une facture électronique ?
Outre le format Factur-X, deux autres formats s’offrent à vous pour faire une facture électronique : le CII et le UBL.
Le CII ou Cross Industry Invoice
Développé par l’Organisation Internationale de Normalisation, le CII (Cross Industry Invoice) est un format qui a été créé pour respecter les normes définies par l’organisme UN/CEFACT (Centre des Nations Unies). Ce format est conforme à certaines normes internationales comme la norme ISO20022, qui dirige les échanges de données entre les établissements financiers.
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Le UBL ou Universal Business Language
Le format UBL est un document au format XML qui permet de pouvoir éditer et transférer des documents sans difficulté. À l’instar de Factur-X, il sert aussi à envoyer des factures à l’administration publique.
D’autres questions concernant Factur-X ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗
