Comment réaliser une facture d’architecte ?

En tant qu’architecte, vous devez émettre des factures pour chaque prestation de services effectuée. Une facture, c’est un document comptable, juridique et fiscal qui détaille les prestations vendues, elle constitue également un élément de preuve en cas de litige avec un client. Mais quelles sont les mentions obligatoires à inclure ? Quand l’architecte doit-il émettre des factures ? Peut-il exiger un paiement anticipé ? Nous répondons à toutes ces questions dans cet article !

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📝 En résumé :

• Une facture, c’est un document commercial qui présente toutes les conditions d’achat. Il est émis par un vendeur envers un acheteur ;
• Une facture d’architecte inclut plusieurs mentions obligatoires dont le numéro de facture et la date d’émission ;
• Un architecte doit émettre une facture dès qu’une prestation est finalisée (dans un délai d’1 mois au maximum). En cas d’erreur commise sur la facture, il peut la rectifier en en réalisant une nouvelle ;
• Un architecte peut aussi réclamer un paiement anticipé (si stipulé dans le contrat) ;
• Pour éditer ses factures, il peut se tourner vers un logiciel de facturation comme Indy. 

Zoom sur la facture d’architecte

Définition

Une facture représente un document commercial émis par un vendeur à destination d’un acheteur. Elle détaille toutes les conditions d’achat telles que :

• La description du produit / service ;
• Le prix unitaire ;
• Le montant total dû ;
• Etc.

Une facture remplit plusieurs fonctions :

• ⚖️ Preuve juridique : elle atteste que la vente ou la prestation a bien été effectuée, donnant ainsi le droit au professionnel de réclamer le paiement ;
• 🧾 Justificatif comptable : elle permet de justifier les ventes et achats en cas de contrôle fiscal ;
• 💰 Support pour la TVA : elle simplifie également la comptabilité en servant de base à la déduction et à la collecte de la TVA (Taxe sur la valeur ajoutée).

Par ailleurs, il existe différents types de factures comme la facture d’acompte, de solde, de situation, etc.

Le saviez-vous ? Une facture d’architecte doit être conservée pendant 10 ans, conformément aux réglementations en vigueur.

Les mentions obligatoires

Pour être conforme, une facture d’architecte doit comporter plusieurs mentions obligatoires, à savoir notamment :

• Le numéro de la facture ;
• La date d’émission de la facture ;
• L’adresse des parties (du vendeur et de l’acheteur) ainsi que l’adresse de facturation si différente ;
• Les mentions liées à la TVA. Découvrez les différents de taux de TVA applicables en France en cliquant sur ce lien. Les taux appliqués varient selon la mission confiée et la nature des travaux (exemple : l’extension d’une maison, la construction ou encore la rénovation d’une maison, etc.) ;
• Etc.

Une facture d’architecte doit être rédigée en français !

En cas de relations commerciales avec des professionnels étrangers, il est possible de rédiger la facture dans une langue étrangère. Toutefois, en cas de contrôle fiscal, l’administration sera en droit de demander une traduction certifiée par un traducteur assermenté.

Enfin, une facture doit être établie en 2 exemplaires. L’exemplaire original est conservé par le client.

✨ Astuce pratique : le coût total indiqué dans votre facture doit être le plus transparent possible. Pour ce faire, n’hésitez pas à inclure tous les frais, c’est-à-dire ceux en lien avec la conception du projet, le chantier, etc.

Quand l’architecte doit-il émettre des factures ?

Un architecte doit émettre une facture dès qu’une prestation de services a été effectuée. 

Il peut faire sa facturation de manière périodique, c’est-à-dire en regroupant sur une seule facture des prestations de services distinctes réalisées pour le compte d’un même client au cours d’un mois civil.

Attention ! Cette facture périodique pourra néanmoins être envoyée qu’au plus tard à la fin de ce même mois ! Pour émettre ses factures, un architecte ne peut pas dépasser le délai d’1 mois !

De plus, il est primordial pour un architecte d’éviter de :

• Facturer plusieurs mois après qu’une partie de la mission est terminée ;
• Facturer « en bloc », c’est-à-dire regrouper plusieurs missions dans une seule facture, sans faire de distinction claire ;
• Commettre des erreurs de saisie en indiquant les montants HT (Hors taxes) et TTC (Toutes taxes comprises) dans le contrat.

À noter : si un client souhaite vous payer en espèces, sachez que ce type de paiement est autorisé dans la limite de 1000€. Vous devrez alors établir un reçu et le remettre à l’acheteur.

Un architecte peut-il réclamer un paiement anticipé ?

L’architecte peut demander un paiement anticipé, à condition qu’une clause soit intégrée au contrat. Pour mieux comprendre, il est important de faire la distinction entre l’avance et l’acompte.

L’avance, appelée juridiquement « arrhes », est un montant versé par le maître d’ouvrage envers l’architecte, avant même la réalisation du projet.

L’acompte, en revanche, représente le premier versement anticipé effectué par un client pour une prestation de services donnée. Contrairement aux arrhes, l’acompte engage définitivement et fermement les deux parties du contrat. Cela signifie que l’architecte est tenue d’effectuer la prestation et le client de l’acheter.

Attention ! Si l’une des deux parties ne respecte pas ses obligations contractuelles, elle peut être condamnée au versement de dommages et intérêts.

Le cas particulier de la rectification / modification d’une facture déjà émise

Si votre facture comporte une erreur, nul besoin de paniquer ! Il vous suffit simplement de rectifier la facture en en réalisant une nouvelle. Celle-ci devra préciser qu’elle annule et remplace la précédente.

En cas d’annulation d’une facture, un avoir doit être émis au titre de la facture à laquelle il se rapporte.

✨ Notre conseil : assurez-vous de conserver toutes vos factures, même celles ayant fait l’objet de rectifications. Cela permettra à l’administration fiscale d’effectuer des contrôles antifraude (par exemple : en matière de TVA).

Les logiciels de facturation : une solution économique !

Pour éditer ses factures et gagner du temps, un architecte peut opter pour un logiciel de facturation ! Plusieurs sont disponibles sur le marché comme Pennylane, Axonaut, OOTI, Kiwili ou encore Everwin mais l’un des leaders demeure Indy !

Indy, c’est un logiciel de comptabilité qui s’adresse aux travailleurs indépendants en micro-entreprise, en entreprise individuelle (EI) et en société (SASU, SAS, EURL, SARL). Il convient parfaitement aux architectes.

Sur l’application, de nombreuses fonctionnalités sont proposées parmi lesquelles un module de facturation. Grâce à cet outil, vous pouvez :

• Éditer vos devis sans limite ;
• Éditer vos factures grâce à un modèle que vous pouvez adapter selon vos besoins ;
• Les envoyer directement depuis Indy ;
• Obtenir un suivi des factures pour contrôler les impayés ;
• Personnaliser ces documents avec votre logo, votre police ainsi que votre charte graphique pour qu’ils correspondent à l’image de votre entreprise ;
• Bénéficier du pré-remplissage des mentions obligatoires comme la TVA pour éviter toute erreur ou oubli !

Ce module s’inscrit dans la formule Indy Freemium proposée au prix ultra-compétitif de 0€/mois ! Alors, n’hésitez plus, c’est le parfait outil pour anticiper la nouvelle réforme sur la facturation électronique !

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D’autres questions ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un message dans l’espace commentaire ci-dessous, l’équipe Indy se fera un plaisir d’y répondre ! 🤗