Excel peut-il être utilisé comme un logiciel de facturation gratuit ?

L’édition de facture est obligatoire pour tous les entrepreneurs indépendants, et ce peu importe votre statut juridique. Mentions obligatoires, prix TTC et HT, taux de TVA applicable, format requis… toutes ces obligations rendent la gestion des factures un peu complexe. Mais de nombreuses solutions en ligne proposent aujourd’hui des logiciels de facturation gratuits. Il est aussi possible d’utiliser Excel, mais une bonne organisation est requise. Comment choisir entre un logiciel de facturation gratuit et Excel ? Quelle est la meilleure solution pour créer et envoyer ses factures ? C’est parti 🚀

Résumé

• Utiliser Excel comme logiciel de facturation peut être utile au niveau de l’automatisation des formules ;
• Le logiciel de facturation gratuit est une alternative économique et accessible à tous ;
• Excel ou logiciel de facturation en ligne : les deux solutions offrent des avantages et des inconvénients ;
• Au vu de l’arrivée de la facturation électronique, l’utilisation d’un logiciel de facturation agréé est recommandée. 

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Sur Indy vous pouvez créer et envoyer gratuitement tous vos devis et factures. Ajout des mentions obligatoires, liste de vos clients, documents 100% personnalisables, suivi des paiements : tout est inclus sur Indy. 😎
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Automatiser la création de facture sur Excel

Les fonctionnalités liées aux factures sur Excel

Excel est une solution simple et accessible pour créer ses devis et factures. Pour éditer des factures, il est possible de télécharger un modèle existant ou de créer directement votre modèle. Vous pourrez ensuite renseigner directement sur votre fichier : vos prestations, les prix HT, le taux de TVA… et générer automatiquement le montant TTC grâce à des formules.

Sur Excel, il est également possible d’automatiser certains éléments pour gagner du temps. C’est le cas :

• De la numérotation automatique des factures ;
• Des calculs (TVA, prix total, remises effectuées…) ;
• De la duplication de modèle pour chaque nouveau client ou fournisseur.

Mais attention : Excel est un véritable atout pour l’automatisation des calculs mais il comporte quelques lacunes dans la création de factures. Tout d’abord il ne vérifie pas les erreurs ni les oublis de mentions obligatoires. Vous devez donc bien maîtriser les règles de comptabilité et de facturation pour vous assurer que vos modèles respectent les dernières obligations en vigueur. Dans le domaine de la facturation, les règles évoluent régulièrement : vous devez donc impérativement vous tenir au courant !

Excel (ou son équivalent gratuit Google Sheet) peut donc être utilisé comme un logiciel de facturation mais il comporte des limites.

Les tarifs d’Excel

Excel est un logiciel payant inclus dans la suite Microsoft 365 (anciennement Office). Il est donc obligatoire d’acheter une licence ou de souscrire un abonnement (mensuel ou annuel) pour pouvoir l’utiliser :

• Prix d’achat : 159 € (consulter ici);
• Abonnement Microsoft 365 Business mensuel à partir de 5,60 € HT par mois pour un utilisateur. 

Il existe aussi une version gratuite en ligne d’Excel via office.com, mais cette dernière est plus limitée (pas d’automatisation poussée n’est possible, certaines fonctionnalités sont restreintes…etc).

Des alternatives gratuites à Excel existent, comme Google Sheets ou LibreOffice Calc. Word ou Google Doc peuvent également être utilisé pour éditer des factures. Ces outils peuvent donc aussi vous permettre de réaliser des factures pour votre entreprise

Créer des devis et factures avec un logiciel de facturation gratuit

Les fonctionnalités proposées par un logiciel de facturation

Avec un logiciel de facturation gratuit, vous gagnez du temps et de l’argent dans la gestion quotidienne de votre activité. Le logiciel de facturation gratuit fonctionne différemment d’Excel, il s’agit, en effet, d’une plateforme disponible en ligne, depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Ce type d’outil en ligne vous permet de créer vos devis et factures en quelques clics. Vous pouvez :

• Créer directement des devis et factures depuis la plateforme ;
• Personnaliser vos documents (changement des couleurs et de la police, ajout de votre logo ou d’une bannière…) ;
• Envoyer vos documents à vos clients directement par mail ;
• Faire payer vos acheteurs directement en ligne via le logiciel ;
• Générer les numéros de facture ;
• Calculer automatiquement la TVA, les prix HT et TTC. 

Mais le logiciel de facturation ne permet pas seulement de créer des factures et devis gratuitement. Il permet aussi de bénéficier de fonctionnalités de gestion comme le suivi des paiements, l’organisation de votre base client, la relance des impayés… Il existe également des logiciels de facturation gratuit hors ligne.

Connaissez-vous Indy ? Il s’agit d’un logiciel de facturation gratuit qui vous permet de créer et de gérer toutes vos factures de manière intuitive et conforme à la législation. Et ce n’est pas tout (outil de comptabilité, compte pro gratuit… consultez toutes les fonctionnalités !)

Les tarifs pratiqués

Les logiciels de facturation proposent souvent plusieurs formules adaptées aux différents besoins des entrepreneurs. En fonction des professions et des statuts juridique, les besoins sont différents. Voici un aperçu des tarifs pratiqués sur le marché français :

Les logiciels 100 % gratuits

Certains outils, comme Indy, offrent aux entrepreneurs la possibilité de créer et d’envoyer des factures sans frais. Indy, c’est une solution de facturation 100 % gratuite, pensée pour répondre à tous les besoins des indépendants : sans compromis. Pas de formule cachée, pas d’essai limité dans le temps : la facturation Indy est gratuite. 

Avec l’outil de facturation Indy vous pouvez :

• Créer des devis et factures en quelques clics ;
• Personnaliser vos documents ;
• Ajouter vos clients dans votre base de données privée ;
• Intégrer automatiquement toutes les mentions légales obligatoires ;
• Envoyer vos documents par email directement depuis l’interface ;
• Suivre l’état de vos paiements et repérer les factures en attente ;
• Archiver toutes vos factures au même endroit, en toute sécurité ;
• … etc. 

Pour qui ? Tous les indépendants. Les freelances, les auto-entrepreneurs, les professions libérales, les indépendants en société (SASU, SAS, SARL, EURL…)… etc. 

Les formules payantes

Beaucoup de logiciels proposent une version de base gratuite avec des fonctionnalités limitées (facturation simple, gestion de quelques clients) et des options payantes pour débloquer de nouvelles fonctionnalités. Sur Indy, l’outil de facturation est 100% gratuit mais des offres payantes vous permettre d’accès à des nouveaux modules complémentaires :

• Un module pour tenir facilement votre comptabilité ;
• Un outil d’aide au remplissage des déclarations fiscales ;
• Un accompagnement prioritaire ;
• … etc

Logiciel de facturation gratuit versus Excel : comparatif

Facturer un acheteur est obligatoire pour tout professionnel indépendant, que vous exercez une activité de prestation de service ou une activité commerciale. Utiliser Excel en logiciel de facturation est possible mais ce ne sera pas gratuit, il vous faut en effet acheter Excel auprès de Microsoft, ou bien souscrire à un abonnement. Autre solution : vous pouvez utiliser des tableurs gratuits comme Google Sheet comme logiciel de facturation gratuit.

Voici notre comparatif entre Excel et les logiciels de facturation en ligne pour éditer des factures :

📝 Les informations générales :

• La mention « facture » ;
• La date d’émission de la facture ;
• Le numéro de la facture ;
• Le numéro du bon de commande (si applicable). 

👤 Les mentions relatives au fournisseur et à l’acheteur :

• L’identité et les coordonnées du fournisseur (nom ou dénomination sociale, adresse du siège social, mention « EI » pour les entreprises individuelles, forme juridique pour les sociétés…) ;
• L’identité et les coordonnées de l’acheteur (nom ou dénomination sociale, adresse) ;
• Le numéro de TVA intracommunautaire (si applicable) ;
• La mention TVA non applicable, article 293 B du CGI pour les entrepreneurs en franchise en base de TVA. 

📦 Les mentions relatives à l’object de la facture :

• La date de la vente ou de la prestation de service ;
• La description du produit ou du service vendu ;
• La quantité ;
• Le prix (HT et TTC) ;
• Le taux de TVA applicable. 

💳 Les données relatives au paiement :

• La date ou le délai de paiement autorisé ;
• Le taux des pénalité de retard ;
• L’indemnité forfaitaire. 

Il existe également des mentions particulières à intégrer dans certains cas. Par exemple en cas de facture émise ou envoyée à une association agréée ou un centre de gestion, en cas de vente de certains produits électroniques ou de meubles, de travaux…etc. 

Vous avez davantage de questions sur un logiciel de facturation gratuit Excel ou sur un logiciel facture pour garage automobile gratuit ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝