Notre modèle de facture (au format Word)

Tenir sa facturation à jour est une obligation pour toutes les entreprises françaises, qu’elles soient petites ou grandes. D’ici 2027, elles auront d’ailleurs l’obligation de passer à la facturation électronique. C’est pourquoi, vous recherchez sûrement plusieurs modèles de factures, que ce soit au format PDF, Excel ou encore Word. Dans cet article, nous vous proposons un modèle de facture au format Word à personnaliser suivant vos clients, votre activité et vos ventes.

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📝 En résumé :

• Une facture est un document disposant d’une valeur légale et permettant d’attester l’achat d’un bien ou d’un service. Il existe plusieurs types de factures ;
• Elle doit comporter plusieurs mentions obligatoires. Pour vous assurer de les respecter, nous vous proposons deux exemples de factures : une facture (modèle Word sans TVA) et une autre facture (modèle Word avec TVA).

La facture : définition

Tout d’abord, une facture est un document juridique et comptable qui permet de prouver l’achat d’un service ou d’un bien. C’est donc ce document qui encadre les relations commerciales entre un prestataire ou vendeur et son client. Étant donné qu’une facture dispose d’une valeur légale, elle est soumise à des normes strictes et doit comporter plusieurs mentions obligatoires. Pour les découvrir en détail, c’est par ici.

De plus, il existe plusieurs types de factures tels que :

• La facture d’acompte ;
• La facture d’avoir ;
• La facture de doit ;
• La facture pro forma ;
• La facture intermédiaire ;
• La facture de régularisation ;
• La facture de clôture ;
• Etc…

Important à savoir : quel que soit le type de facture émise, vous devez la conserver pendant une période minimale de 10 ans. En effet, en cas de contrôle fiscal, l’administration est en droit de vous demander vos factures des 10 précédents exercices comptables.

Notre facture (modèle Word)

L’édition de factures doit respecter plusieurs mentions légales. C’est pourquoi, nous vous avons préparé deux exemples de facture vierge au format Word et parfaitement conformes à télécharger gratuitement :

• Un modèle de facture sans TVA si vous êtes en franchise en base de TVA ;
• Un modèle de facture avec TVA si vous êtes assujetti à la TVA.

Les factures prennent cette apparence :

Une fois le modèle de facture Word téléchargé, vous pouvez parfaitement y ajouter votre touche personnelle en y insérant votre logo, les couleurs de votre charte graphique, vos coordonnées, vos conditions de paiement, etc.

Au besoin, il est également possible d’insérer de nouvelles lignes ou colonnes en fonction de vos ventes ou prestations de services.

Conseil pour utiliser notre modèle de facture Word

1. 💽 Conservez vos factures sur un disque dur

Pour rappel, la loi stipule que les factures doivent être conservées pendant une durée minimale de 10 ans. Par conséquent, nous vous conseillons vivement de conserver chaque facture sur un disque dur et de veiller à enregistrer une nouvelle version de votre fichier à chaque établissement de facture. Cela vous évitera ainsi de remplacer accidentellement le modèle et de mélanger toutes vos factures. Vous pouvez également les imprimer pour les conserver au format papier si vous le souhaitez.

2. 🖊️ Nommez vos factures

De plus, nous vous recommandons de nommer chaque facture avec le nom de votre client ainsi que le numéro de facture. Dans l’idéal, pensez également à mettre la date d’émission de la facture.

Exemple de nom de facture adapté : 204_NomClient_08082024.

→ Correspondant à la facture 204 pour « nom du client » établie le 08 août 2024.

3. ⬇️ Téléchargez le fichier Word en format non modifiable

Attention ! Veillez à ne jamais envoyer une facture à votre client au format Word. Bien que cela paraisse plus rapide, il est recommandé de choisir un format non modifiable comme le format PDF.

En effet, un document Word est facilement modifiable. Toute personne mal intentionnée pourrait ainsi être tentée de modifier le prix ou encore aménager les conditions, rendant complexe toute contestation en cas de litige.

De plus, les fichiers Word sont plus volumineux. Les factures au format PDF sont plus adaptées pour l’envoi par e-mail.

Il est également possible que votre client ne dispose pas de la licence pour accéder à la facture au format Word. En revanche, le format PDF est accessible à tous, quel que soit l’ordinateur, il est libre et gratuit.

Enfin, envoyer une facture au format PDF renvoie une image plus professionnelle de votre entreprise.

4. Le petit ➕

Pour finir, enregistrez votre modèle de facture Word dans un dossier spécifique et classez vos factures dans des sous-dossiers par client, par mois et par année.

Et s’il existait encore plus simple ? Optez pour Indy !

Avec la solution comptable tout-en-un Indy des indépendants (auto-entrepreneur, entrepreneur individuel, société), vous avez accès à un outil de facturation des plus complets, gratuit et intuitif ! Créer votre facture nécessite que quelques clics :

• 🖱️ Cliquez sur « Facturation » + « +Nouveau » + « Créer une facture » ;
• 🖌️ Ajoutez-y vos informations, votre logo et votre charte graphique ! ;
• 📤 Cliquez sur « brouillon » ou sur « valider » pour l’envoyer ! ;
• 🪄 Et voilà le tour est joué, votre facture reste disponible sur l’app !

Bon plan : vous souhaitez créer des devis ? L’outil propose également cette fonctionnalité !

En choisissant Indy, vous économisez un temps précieux tout en assurance une parfaite conformité :

• Vos factures sont centralisées sur un seul et même outil : 0 perte, 0 oubli, 0 tracas ;
• Elles sont conservées pendant la durée minimum légale à savoir 10 ans ;
• Enfin, vos factures sont disponibles au format PDF, réduisant ainsi le risque de litige !

Indy, c’est plus de 100 000 indépendants qui nous font confiance et une note de 4,8/5 sur Trustpilot ! Alors, qu’attendez-vous ? Nous sommes déjà impatients de commencer cette nouvelle aventure à vos côtés ! 😉

Une question ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un message dans l’espace commentaire ci-dessous ! 🤗