Refacturation : explications et fonctionnement

Freelances, entrepreneurs en sociétés, commerçants, artistes… la facturation fait partie du quotidien d’une grande majorité d’indépendants. Il peut également arriver que vous engagiez des dépenses pour un de vos clients. Il sera alors possible de vous faire rembourser ces frais, il s’agit du principe de refacturation. Attention alors à bien différencier les refacturations de frais des débours ! Découvrez dans cet article comment refacturer un client et quelles sont les démarches à entreprendre. C’est parti ! 🚀

En résumé :

• La refacturation se définit par le fait d’envoyer une facture à son client afin d’être remboursé de dépenses engagées pour son compte ;
• La facture de cette dépense doit être au nom de l’entreprise, pour être qualifiée de refacturation de frais. Si la facture est au nom du client, il s’agit de débours ;
• Les frais refacturés à votre client sont intégrés au calcul de votre chiffre d’affaires imposable et sont comptabilisés dans un compte de classe 7 ;
• Pour refacturer votre client vous pouvez calculer le montant remboursable sur la base du montant TTC (montant HT + TVA) ou du montant HT.

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Qu’est-ce que la refacturation ?

La refacturation concerne les dépenses engagées par une entreprise pour un de ses clients. Il peut s’agir de frais de repas, dépense de voyage, déplacements professionnels, taxe foncière, consultation avec un avocat… etc. La dépense, pour pouvoir être refacturée, implique par définition que la facture initiale soit au nom de l’entreprise. Il sera alors possible pour l’entreprise de refacturer son client afin d’être remboursé des frais avancés. Le remboursement peut être à l’euro prêt ou avec une marge de votre part, en accord avec le client.

• La dépense est à comptabiliser comme une charge ;
• La refacturation est à comptabiliser comme un produit soumis à la TVA.

En fonction de la nature de la facture, la dépense pourra rentrer dans la catégorie des débours ou de la refacturation de frais. 

Bon à savoir : toutes les factures qu’une entreprise va transmettre à ses clients sont soumises à TVA (s’il est assujetti), et ce, que les dépenses effectuées à la base aient été soumises ou non.

La différence entre débours et refacturation de frais

Principe

Les refacturation de frais concernent les dépenses engagées par l’entreprise, pour son compte. Le client accepte ensuite de rembourser l’entreprise. L’entreprise doit donc refacturer la dépense à son client pour obtenir remboursement. 

Les débours sont des dépenses engagées par une entreprise au nom de son client. La somme est d’abord réglée par l’entreprise mais la facture finale est au nom du client. Les débours sont remboursés à l’euro prêt et ne sont pas soumis à la TVA. Ils n’impactent donc pas le résultat.

Exemple :

Un freelance rend visite à son client dans une autre ville et paye l’hôtel avec la carte bancaire de son entreprise.

Il peut alors demander à l’hôtel une facture au nom de son entreprise et refacture son client pour être remboursé : c’est une refacturation de frais ;

…ou il peut demander à l’hôtel d’émettre directement une facture au nom de son client final : c’est un débours.

Voici les principaux cas de figure qui vous permettront d’y voir plus clair entre la refacturation de frais ou les débours, sous forme de tableau :

Comment refacturer un client ?

Pour refacturer des frais professionnels vous avez deux possibilités :

• Réaliser une nouvelle facture, comprenant le montant de la refacturation ;
• Intégrer le montant de la dépense à refacturer dans la facture finale envoyée au client.

Quelle TVA appliquer ?

La refacturation des frais avancés par votre entreprise peut s’effectuer, si vous êtes redevables de la TVA, sur la base du montant TTC ou sur la base du montant HT. Les deux sont possibles et acceptés par l’administration fiscale. Si vous le souhaitez, vous pouvez également vous rapprocher de votre SIE afin de connaître les processus conseillés.

Les frais sont liés à une prestation ou une vente ? Il vous faut alors appliquer aux frais refacturés, le taux de TVA de la prestation initiale. C’est-à-dire que si vous refacturez le remboursement de l’achat d’un livre, soumis à une TVA de 5,5% mais lié à une prestation de service facturée à 20%, alors le taux appliqué à la refacturation du livre sera 20%.

Si vous êtes en franchise de base de TVA, il vous faut refacturer le montant de vos dépenses au format TTC.

Vous avez encore des questions sur les règles de TVA et de refacturation ? Le bulletin officiel des finances publiques (bofip) regroupe toutes les dernières informations à jour en termes de TVA : à consulter ici.

Exemples TTC et HT – calcul TVA

🍽️ Exemple 1 – Refacturation d’un repas d’affaires sur la base d’un montant TTC

Vous avez réglé 100€ pour un repas d’affaires avec un partenaire de votre client. Le taux de TVA est ici de 10%.

Pour être remboursé, l’entrepreneur refacture à son client la dépense à laquelle il additionne le taux de TVA de la mission principale, qui est de 20%. Le montant de la refacturation sera alors : 100 + 20% = 120€.

En termes d’enregistrement sur Indy : les frais avancés par l’entreprise rentrent dans la catégorie « Restaurant et repas d’affaires » et le montant du remboursement dans la catégorie « Autres gains divers » (TVA à 20%).

🚅 Exemple 2 – Refacturation de frais de déplacements sur la base d’un montant HT

Vous avez réglé 70€ TTC pour un billet de train pour réaliser la prestation demandée par votre client. Le taux de TVA est ici de 5,5%. Le montant HT est donc de 66,15€.

Pour être remboursé, le montant à refacturer est ici le montant hors taxes + le taux de TVA de la mission principale, qui est de 20%. Le montant de la refacturation sera alors : 66,15 + 20% = 79,38€.

En termes d’enregistrement sur Indy : les frais avancés par l’entreprise rentrent dans la catégorie « Frais de déplacements » et le montant du remboursement dans la catégorie « Autres gains divers » (TVA à 20%).

Bon à savoir : il est également possible d’appliquer une marge sur la refacturation. Bien que son montant maximum ne soit pas indiqué par la loi : restez raisonnable !

Cas particulier : la refacturation de frais de véhicule

Pour refacturer à votre client des frais de véhicule plusieurs solutions s’offrent à vous : 

• Fixer librement une somme forfaitaire : c’est-à-dire que vous fixez un tarif identique pour tous vos clients sans prendre en compte la distance parcourue (par exemple 50€ pour un déplacement dans une zone de 25 km) ;
• Instaurer un barème par tranche de kilomètres : vous fixez par exemple 25 € par tranche de 20 kilomètres ;
• Utiliser le barème kilométrique fixé par l’administration fiscale, qui est défini chaque année.

Pour le faire apparaître sur la facture, il vous faut soit ajouter une nouvelle ligne distincte dans votre facture finale, soit créer une facture à part. Sur Indy, les frais de véhicule peuvent être catégorisés dans la catégorie « vente de service annexe », ou « autre gain divers ».

Comment comptabiliser une refacturation ?

• Compte de classe 6 pour comptabiliser les frais engagés par l’entreprise (charges) ;
• Compte de classe 7 pour comptabiliser les frais refacturés ;
• Compte de classe 4 pour comptabiliser les débours.

La gestion de toutes vos factures devient facile sur Indy !

Indy c’est l’application tout-en-un des indépendants. Comptabilité, facturation, compte pro, onglet de pilotage, gestion de vos notes de frais… tout est pensé pour vous faciliter la vie. Que vous soyez en société ou en entreprise individuelle l’offre s’adapte à vos besoins.

Zoom sur l’onglet « facturation »

Dans l’onglet facturation vous disposez de toutes les fonctionnalités nécessaires pour :

• Créer et personnaliser vos factures et devis ;
• Suivre vos paiements en temps réel ;
• Importer vos factures existantes sur Indy ;
• Créer votre répertoire de clients ;
• Associer automatiquement vos factures à vos paiements.

En cliquant sur l’onglet « créer une facture » vous arriverez sur une interface intuitive qui vous permettra de créer et de personnaliser entièrement vos documents : modification de la police, intégration de votre logo, changement de la couleur du fond, de la police et des bannières… faites ce que vous voulez !

De plus, toutes les mentions obligatoires sont à ajouter en un clic (« TVA non applicable article 293B du Code général des impôts », numéro de TVA intracommunautaire, taux de TVA, montant HT, montant TTC… etc, en fonction de vos informations rentrées sur la plateforme). 

Une fois votre facture terminée vous pouvez la valider afin de l’envoyer directement à votre client ! Vous pouvez également l’enregistrer en brouillon afin de la reprendre plus tard. Tout le suivi du processus pourra être consulté sur votre compte Indy. Voici deux exemples de factures réalisées sur Indy :

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FAQ – Questions fréquentes

La refacturation de frais doit-elle être faite avec ou sans TVA ?

La refacturation de frais inclut généralement la TVA (frais de transport, achats de matériel… etc). Pour les dépenses qui ne sont pas assujetties à la TVA à l’origine ou pour les débours, la TVA n’est pas facturée.

Comment refacturer la taxe foncière à votre locataire ?

Pour refacturer la taxe foncière à votre locataire il vous faut, si le bail est soumis à la TVA, appliquer la TVA du montant refacturé. Elle ne sera pas déductible pour le locataire.

Comment fonctionne la refacturation entre sociétés ?

Le principe est le même pour les sociétés que pour un entrepreneur individuel qui transmet une facture à son client. Le transfert des coûts d’une société à l’autre est possible par une facturation détaillée incluant la TVA lorsqu’elle est applicable.

Est-il possible de refacturer des frais de véhicule ?

Oui ! Avec l’accord de votre client, il vous est possible de refacturer vos kilomètres parcourus. Les frais de déplacements professionnels peuvent être facturés en fixant librement une somme forfaitaire, en instaurant un barème par tranche de kilomètre, ou bien en vous basant sur le barème kilométrique fixé par l’administration fiscale.

Vous avez davantage de questions sur la refacturation ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝