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Vous avez avancé des dépenses pour le compte d’un client, comme un dîner d’affaires ou un séjour à l’hôtel et ce dernier vous a promis de vous rembourser ? Vous devez maintenant refacturer ces frais, mais vous vous demandez quel taux de TVA appliquer lors d’une refacturation. Pas de panique, nous sommes là pour vous aider ! Taux de TVA applicable, enregistrement comptable et erreurs à éviter… vous pourrez enfin refacturer vos clients sans fausse note !
Le saviez-vous ?
Avec Indy, vous pouvez créer et personnaliser toutes vos factures et vos devis en quelques clics seulement ! Notre module de facturation 100% gratuit a été pensé pour faciliter au maximum votre quotidien des entrepreneurs.
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📝 En résumé :
- Les frais que vous avez engagés pour un client doivent être inclus dans le calcul de votre TVA collectée ;
- Si la TVA est déductible, vous devez refacturer en HT ;
- Si la TVA n’est pas déductible, facturez en TTC ;
- Appliquez le taux de TVA habituel pour les frais soumis à TVA.
Qu’est-ce que la refacturation de frais ?
Nous parlons de refacturation de frais lorsque vous, en tant qu’entreprise, avancez des dépenses pour le compte d’un client et que vous les facturez ensuite à ce dernier.
Ces frais peuvent inclure des dépenses telles que les frais de déplacement, d’hébergement, ou de restauration que vous avez engagés pour mener à bien une mission ou un projet pour votre client.
Dans le cadre d’une refacturation de frais, vous devez impérativement respecter les règles de facturation ! À titre d’exemple, si vous êtes assujetti à la TVA, vous devrez obligatoirement ajouter votre numéro de TVA intracommunautaire sur l’ensemble de vos factures.
Faut-il refacturer les frais de TVA ?
La possibilité de déduire la TVA dépend de la nature des charges engagées.
À titre d’exemple, l’article 206 de l’annexe II au CGI prévoit que les transports de personnes (frais de taxi, avion ou encore train) ainsi que les opérations accessoires n’ouvrent pas droit à déduction. Pour consulter l’article du Bofip, cliquez 👉🏼 juste ici 👈🏼.
Au contraire, la TVA sur les frais de restauration est généralement déductible.
Le saviez-vous ? Il est possible d’appliquer une marge sur les frais refacturés. Cependant, cette marge est assujettie à l’impôt sur les bénéfices.
La TVA de la dépense est déductible
Si la TVA de la dépense peut être déduite, vous devrez facturer la dépense hors taxe (HT), sans TVA. La TVA sera à récupérer sur la dépense selon la procédure habituelle.
La TVA n’est pas déductible
Si la TVA de la dépense ne peut pas être déduite, vous facturez la dépense en TTC.
👩🏻🏫 Notre exemple : Vous êtes consultant en communication et avez dû avancer certains frais pour votre client et notamment :
- Des frais de taxi pour 350 € ;
- Des frais de séjour à l’hôtel pour 450 € ;
- Des frais de restauration pour 150 €.
Les factures sont établies au nom de votre société, et non au nom de votre client.
👉🏼 Dans ce cas, la TVA ne peut pas être déduite sur les frais de taxi et d’hébergement, mais elle peut l’être sur les frais de repas d’affaires.
Vous allez donc refacturer à votre client le montant TTC pour les frais dont la TVA n’est pas déductible, et le montant HT pour ceux dont la TVA peut être déduite, à savoir :
- 350 € pour le taxi (montant TTC, TVA non déductible) ;
- 450 € pour l’hôtel (montant TTC, TVA non déductible) ;
- 126 € pour les repas d’affaires (le prix HT, TVA déductible).
Le montant total de la refacturation s’élève à 926 €. Vous récupérez 24 € de TVA sur les frais de repas d’affaires.
Quel taux de TVA appliquer lors d’une refacturation de frais ?
La refacturation de frais est généralement soumise à la TVA au taux normal applicable à la prestation ou à la vente initiale, sauf si votre entreprise bénéficie d’une franchise de TVA. Dans ce cas précis, vous ne serez pas tenu d’appliquer de TVA sur les frais refacturés.
Par exemple : Vous refacturez le remboursement d’un dîner d’affaires, soumis à une TVA de 10% mais lié à une prestation de service facturée à 20%, alors le taux appliqué à la refacturation du repas sera 20%.
Comment enregistrer vos frais de refacturation avec la TVA ?
Vous devez refacturer des frais avec de la TVA ? Voici les étapes à suivre :
Enregistrement initial des frais
- Créditez le compte 401 (Fournisseurs) pour le montant TTC des frais que vous avez avancés ;
- Débitez le compte 6 approprié selon la nature des dépenses (par exemple, frais de déplacement, hébergement, etc.), ou utilisez un sous-compte spécifique dédié aux frais refacturés pour simplifier les rapprochements ;
- Débitez le compte 44566 (TVA déductible sur autres biens et services) pour le montant de la TVA déductible associée à ces frais.
Le saviez-vous ? Une entreprise peut refacturer la taxe foncière à ses clients…si cela est prévu dans le contrat de bail commercial. Notez toutefois que la taxe foncière n’est pas soumise à la TVA, ainsi, lorsqu’une entreprise le refacture, il n’est pas nécessaire d’appliquer un taux de TVA.
Enregistrement après refacturation
- Débitez le compte 411 (Clients) pour le montant total TTC que vous refacturez à votre client ;
- Créditez le compte 708 (Produits et activités annexes), ou le sous-compte créé pour les frais refacturés, pour le montant HT ;
- Créditez le compte de TVA collectée correspondant au montant de TVA collectée sur la refacturation.
📣 Gagnez du temps avec Indy !
Avec Indy, l’enregistrement de vos refacturations et de vos débours est un jeu d’enfant ! Vous rencontrez le moindre souci ? Pas de panique, notre service client ultra-réactif est là pour vous éclairer 🤩
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Refacturation de frais vs débours : Quelles différences ?
Il est important de faire la distinction entre la refacturation de frais et les débours, car ils sont traités différemment en matière de TVA.
La refacturation de frais
Lors de la refacturation de frais, vous facturez à votre client les dépenses que vous avez avancées pour son compte. Ces frais sont liés à des services ou à des projets spécifiques. La TVA doit être appliquée sur ces frais en fonction de leur nature et de votre assujettissement à la TVA. Vous devez appliquer le taux de TVA habituel pour les frais dont la TVA est récupérable.
Par exemple : Vous avancez des frais de restauration à votre client. La TVA sur ces frais étant déductibles, vous facturerez votre client HT.
Débours
Les débours, quant à eux, sont des frais avancés pour le compte du client à leur nom. Ces frais sont ensuite remboursés au centime près par ce dernier. Contrairement à la refacturation de frais, les débours ne sont pas considérés comme du chiffre d’affaires. Vous agissez simplement en tant qu’intermédiaire dans cette transaction. Les débours ne sont pas soumis à TVA, car ils ne sont pas considérés comme imposables selon l’article 267-II-2 du Code général des impôts (CGI).
Ainsi, lors de la facturation des débours, vous ne collectez pas de TVA supplémentaire, et le montant facturé représente uniquement le remboursement des dépenses engagées pour le compte du client.
Par exemple : Vous payez des fournitures de bureau pour le compte de votre client et à son nom. Ces dernières vous ont coûté 100€. Ici vous facturez uniquement 100€.
| Situation | Refacturation de frais ou débours ? |
| La facture a été faite au nom de l’entreprise | Refacturation de frais |
| La facture est au nom du client final | Débours |
| L’entreprise agit au nom et pour le compte de son client | Débours |
| L’entreprise réalise une marge sur la dépense | Refacturation de frais |
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Bien plus qu’un simple logiciel de comptabilité, Indy est une solution tout-en-un qui accompagne les entrepreneurs. Avec Indy, vous pouvez gérer vos refacturations de frais…mais pas seulement !
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Des interrogations au sujet de la refacturation de vos frais ? Laissez-nous un commentaire, nous serions plus que ravis de vous éclairer !💡
