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Une facture impayée, c’est ce que tout indépendant cherche à éviter ! Un client qui tarde à payer peut rapidement mettre votre trésorerie en difficulté, que l’impayé soit volontaire ou involontaire. La première étape sera de mettre en place des relances pour votre système de facturation. Avoir un processus de relance efficace vous permettra de réduire au maximum les risques d’impayés. Dans cet article, nous vous donnons des astuces pratiques pour gérer une relance de facture impayée, tout en maintenant une relation professionnelle avec vos clients ! C’est parti 🚀
🎯 Résumé
- Une facture impayée est une facture dont la date de paiement est dépassée ;
- La relance d’une facture impayée est une procédure à l’amiable, qui peut permettre d’éviter un contentieux ;
- Après avoir contacté le client, il est possible d’envoyer une ou plusieurs lettres de relance ;
- Des modèles de lettres de relance pour factures impayées sont à retrouver dans cet article ;
- Sans réponse, il est possible d’envoyer une mise en demeure par courrier recommandé ;
- Mettre en place un processus efficace de relance de facture impayée est la meilleure solution pour vous protéger.
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Qu’est-ce qu’une facture impayée ?
Pour rappel, tout indépendant, peu importe son statut juridique, doit produire des factures conformes aux normes légales françaises et européennes. Au sein de la facture, certaines mentions obligatoires doivent apparaître comme la date ou le délai de paiement. Il est obligatoire d’inscrire la durée du délai de paiement, qui est en principe de 30 jours. Si le client n’a pas procédé au paiement comptant dans le délai prévu par la facture, alors cette dernière sera considérée comme une facture impayée.
Parfois, une date de paiement dépassée est due à des problèmes temporaires du côté du client, mais ils peuvent aussi refléter un manque de discipline ou de transparence dans la gestion de l’activité. Comprendre la raison de l’impayé peut alors vous permettre d’améliorer votre processus de facturation et de refacturation potentiel.
Une facture impayée est, par définition, une facture qui a été émise par l’entreprise et dont le délai de paiement est arrivé à échéance.
Pourquoi faire une relance d’une facture impayée ?
La relance d’une facture impayée est la première étape incontournable pour le recouvrement de votre créance. C’est un procédé à l’amiable, qui vise à éviter au maximum de fragiliser la relation commerciale avec votre client. Commencer par une relance est un prérequis essentiel pour tout entrepreneur, peu importe votre type d’activité. La relance d’une facture impayée peut vous permettre :
- D’éviter une procédure judiciaire longue et coûteuse ;
- De préserver la relation avec votre client ;
- De minimiser tout risque de condamnation (il n’est jamais nul en cas de procès!);
- … tout en soignant votre réputation professionnelle.
Si votre relance d’impayé doit évoluer en contentieux, ce qui arrive, vous aurez au préalable essayé la manière amiable.
Comment faire une relance de facture impayée ?
La première étape pour faire une relance d’une facture impayée va être de contacter votre client. Une première relance peut tout d’abord être envoyée par mail ou par téléphone. Si vous n’obtenez pas de réponse à ses relances, une demande plus formelle peut être envoyée par lettre. Enfin, en cas de non-paiement suite à cette dernière, il sera également possible d’envoyer une mise en demeure formelle avec un courrier recommandé. Découvrons chaque mode de relance.
La première relance par mail ou téléphone
La relance par mail ou téléphone est la première relance informelle qu’il faut impérativement effectuer avant toute autre étape supplémentaire. En fonction des rapports que vous entretenez avec votre client vous pouvez, en cas de non-réception du paiement, le contacter par téléphone, message ou par mail afin de lui rappeler, de manière courtoise, son obligation.
Il ne s’agit ici pas d’une relance officielle mais d’un premier contact avec votre client à propos de la facture impayée. Dans le cas où il s’agit simplement d’un oubli de sa part, la relance par mail ou téléphone peut parfois suffire à obtenir votre règlement. Si le retard de paiement est dû à des raisons externes au client, la prise de contact permettra également d’engager un dialogue sur le sujet.
La lettre de relance
En cas de non-réponse de la part de votre client, vous pouvez ensuite envoyer une lettre de relance pour facture impayée. Le ton de la lettre doit être ferme tout en restant courtois. Il ne s’agit pas d’un différend que vous souhaitez voir escalader rapidement au niveau judiciaire !
📤 Comment envoyer une lettre de relance ? Il est conseillé d’envoyer votre lettre de relance avec accusé de réception par mail ou par courrier recommandé par voie postale afin de pouvoir prouver son envoi en cas de contentieux.
Les informations à inclure dans la lettre de relance
Votre lettre de relance doit contenir certaines informations :
- L’objet de la lettre de relance ;
- Le numéro et la date de la facture impayée ;
- La date d’échéance de la facture ;
- Le montant à régler de la facture ;
- Les pénalités de retard de paiement éventuelles.
Il n’y a pas de délai légal à respecter entre 2 lettres de relances pour facture impayée. Tout dépend de votre relation avec vos clients ou encore de la somme de la facture. Vous pouvez aussi bien n’envoyer qu’une lettre de relance qu’en envoyer plusieurs, parfois trois.
Il est conseillé d’effectuer une première relance à J+5 de la date d’échéance, une 2e relance à 10/15 jours de retard, et si besoin, une 3e à 1 mois de retard. En cas de non-paiement au bout d’un mois, nous vous invitons à envoyer une lettre de mise en demeure.
Modèle de lettre de relance (1er rappel, 2e rappel et 3e rappel)
1️⃣ 1er rappel d’une lettre de relance d’une facture impayée par mail
Voici un exemple d’une première lettre de relance, qui peut être envoyée suite au dépassement de l’échéance. Nous vous invitons à personnaliser cette lettre en fonction des rapports que vous entretenez avec votre client.
« Bonjour [Nom du client],
Je me permets de vous contacter au sujet de la facture [numéro de facture], émise le [date d’émission de la facture], d’un montant de [somme en €], que vous trouverez en pièce-jointe. Cette facture est arrivée à échéance le [date d’échéance].
Sauf erreur de ma part, je n’ai pas encore reçu le paiement associé à cette facture. Si ce retard est issu d’un oubli, je vous invite à procéder au paiement afin de régulariser votre situation dès que possible,
Je comprends également que des imprévus peuvent survenir, je vous invite si c’est le cas, à me contacter en réponse à ce mail ou directement par téléphone,
Merci d’avance,
[Votre nom] »
Ce modèle de 1er rappel de lettre de relance pour facture impayée peut également être utilisé par courrier postal, en modifiant la ligne sur « le contact en réponse à ce mail » par « a me contacter à l’adresse ci-jointe ».
2️⃣ 2e rappel d’une lettre de relance d’une facture impayée par mail ou courrier
En cas d’absence de réponse suite à cette première lettre de relance, vous pouvez alors en envoyer une seconde, plus ferme. Voici un exemple, à envoyer par mail ou courrier :
« Bonjour [Nom du client],
Suite à mon précédent message, je constate que la facture n°[numéro de la facture], émise le [date], d’un montant de [somme en €] reste impayée.
Conformément aux termes de notre contrat, des pénalités de retard de [montant des pénalités]€ seront appliquées à partir du [date].
Je vous serai reconnaissant de bien vouloir procéder au règlement dans les plus brefs délais.
Cordialement,
[Votre nom] »
Dans cette deuxième lettre vous pouvez énoncer les conséquences financières en cas de retard de paiement, qui sont inscrites dans votre facture impayée.
3️⃣ 3e rappel d’une lettre de relance d’une facture impayée par mail ou courrier
Dans le cas où vous n’avez toujours pas reçu de réponse, il est possible d’envoyer une troisième lettre pour prévenir votre client des procédures que vous allez mettre en place, souvent celle de la mise en demeure. Dans cette lettre vous indiquez que vous êtes prêt à aller plus loin, mais que vous préférez trouver une solution à l’amiable.
« Madame/Monsieur [Nom du client],
Malgré nos précédents rappels, je constate que la facture n°[numéro de la facture] datant du [date] d’un montant de [somme en €] reste impayée.
Je vous informe qu’à défaut de paiement sous 7 jours, je serai contraint d’entamer une procédure de mise en demeure pour facture impayée.
J’espère pouvoir éviter cette situation et je reste à votre disposition pour toute discussion.
Cordialement,
[Votre nom] »
La mise en demeure formelle avec courrier recommandé
Si après de nombreuses relances, votre client n’a toujours pas procédé au paiement de la facture impayée, il peut alors être nécessaire de procéder à l’envoi d’une mise en demeure pour facture impayée. Cette mise en demeure formelle doit être envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).
Le courrier de mise en demeure est un document formel par lequel un créancier demande à un débiteur de remplir son obligation contractuelle non respectée. Ce document, lorsqu’il comporte toutes les mentions requises, dispose d’une valeur juridique devant un tribunal. Consultez via ce lien les dernières obligations légales.
L’avis de réception est primordial car il va permettre de prouver que votre client a bien reçu votre mise en demeure.
Mettre en place un processus efficace de relance de facture impayée
Mettre en place une bonne stratégie de recouvrement est primordial afin d’éviter au maximum tout problème d’impayé. Malgré le fait que vous n’avez pas la main mise sur les règlements de vos clients, quelques procédés peuvent être optimisés afin de réduire le risque.
Anticiper les impayés avec une relance préventive
La première question à se poser pour maximiser votre processus de facturation est : comment facturer rapidement ? Il est de plus en plus courant de commencer les relances avant la date limite de paiement dépassée. Cette démarche n’est pas une relance mais un rappel que la date de paiement arrive à échéance. De ce fait, le message doit être envoyé avec bienveillance, en mentionnant la date d’échéance approchante.
Vous pouvez dans ce rappel, joindre les informations liées à votre compte bancaire pour le paiement ainsi que le détail de la facture afin de faciliter le paiement.
Automatiser le processus de relance de vos factures
En utilisant des outils spécialisés, il est possible d’automatiser le processus de relance des factures, et de ce fait augmenter son efficacité. Vous pouvez programmer des relances automatiques qui se déclenchent à des intervalles spécifiques avant tels jours de retard par exemple. Il est également possible de les personnaliser pour chaque client.
L’avantage de l’automatisation réside aussi dans le suivi centralisé de votre processus de facturation : en un coup d’œil, vous pouvez voir où en est chaque facture, quelles relances ont été envoyées, et identifier les factures nécessitant une attention particulière. Cela vous permet de gagner du temps et de l’énergie !
Préparer votre dossier avec vos justificatifs
Si malgré vos efforts de relance, une facture impayée persiste et qu’une action plus formelle ne devienne nécessaire, il est très important d’avoir un dossier bien préparé. Ce dossier doit contenir tous les éléments justificatifs de la créance : la facture émise, les relances envoyées, le contrat ou devis signé, et toute correspondance pertinente avec le client.
Vous avez davantage de questions sur la relance de factures impayées ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝
