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Votre client ne paye pas votre facture dans le délai convenu ? Cela peut entraîner des problèmes pour votre trésorerie et nécessiter la mise en place d’actions, comme la relance de facture impayée. Les causes des retards de paiement peuvent être variées, tout comme leurs conséquences par exemple sur vos échanges professionnels ou sur votre chaîne de production. Mais des actions peuvent être mises en place en cas de retard de paiement afin de limiter vos impayés ! C’est parti 🚀
Résumé
- Un retard de paiement peut être causé par : un problème de trésorerie du débiteur, un désaccord sur la commande ou une mauvaise gestion administrative ;
- Tout retard peut impacter négativement votre trésorerie, votre relation client-fournisseur et engendrer des frais supplémentaires ;
- Pour l’éviter il est recommandé de clarifier vos conditions de paiement, de prévoir des pénalités de retard ou de proposer des options de paiement flexibles ou anticipés ;
- Pour gérer un retard de paiement il est possible de mettre en place des lettres de relances avant d’envoyer une mise en demeure.
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Qu’est-ce qu’un retard de paiement ?
Pour rappel, tous les entrepreneurs ont l’obligation légale de délivrer une facture pour chaque vente de biens ou prestation de services réalisée. Toutes les factures émises (ou autre contrat) doivent être conformes aux dernières lois en vigueur.
Un retard de paiement se produit quand un client ne règle pas une facture dans le délai convenu. C’est-à-dire quand l’entreprise qui a fourni un produit ou un service ne reçoit pas son paiement à temps. Le délai de paiement est mentionné sur la facture. En principe, il est de 30 jours. Il peut varier selon les secteurs et/ou les accords spécifiques entre le fournisseur et le client. Les causes d’un retard de paiement, tout comme ses conséquences, sont nombreuses.
Si une facture reste impayée après la date d’échéance, alors le créancier doit envoyer à son client une ou plusieurs lettres de relance de facture impayée. Celle relance peut se faire par e-mail, téléphone ou courrier. C’est une première procédure à l’amiable, à réaliser avant tout recours en justice.
Les causes d’un retard de paiement
Un retard de paiement peut survenir pour diverses raisons. Et ces dernières sont parfois évitables ! Les principales raisons d’un retard de paiement sont :
Des difficultés financières
Les difficultés financières du côté de votre client sont une des causes principales d’un retard de paiement. Que votre client soit un professionnel ou un particulier, il peut avoir des problèmes de trésorerie qui vont l’empêcher de régler ses factures à temps.
Un désaccord sur le contenu de la facture
Il peut également avoir un retard de paiement en cas désaccord entre les parties sur le contenu de la facture : si le produit ou la prestation n’est pas conforme à ce qui était prévu (problème de volume, de quantité, de qualité, de résultat final… etc). En cas de désaccord, le client peut parfois refuser de payer la facture initiale tant que le différend n’est pas réglé.
Une mauvaise gestion administrative
Certains retards de paiement ne sont pas intentionnels. Ils peuvent survenir suite à un oubli, une mauvaise organisation interne du client, une perte de la facture ou encore une erreur dans son traitement. Il est également possible que la facture manque de clarté sur les conditions de paiement ou sur les modalités applicables. Dans ces cas-là, des retards involontaires de paiements peuvent survenir.
Les conséquences d’un retard de paiement
Les retards de paiement peuvent avoir des répercussions importantes sur la santé financière de votre entreprise. Il en existe plusieurs :
Un déficit de trésorerie
Le premier impact du retard de paiement d’une facture est le déséquilibre de votre trésorerie. L’absence d’un paiement dans les temps peut impacter votre capacité à payer vos dépenses fournisseurs, clients ou autres ! Ce déficit dans votre trésorerie risque alors de ralentir le bon développement de votre activité. Si vous aviez prévu d’investir dans de nouveaux équipements par exemple, vous risquez de devoir reporter vos investissements.
Des potentiels frais supplémentaires
Un retard de paiement peut aussi engendrer des frais supplémentaires. Par exemple, si vous vous retrouvez en découvert bancaire suite au non-règlement de votre facture, alors vous pouvez avoir des intérêts à payer. En cas d’absence de paiement, vous pouvez aussi avoir à payer des frais de gestion de recouvrement ou encore des frais légaux en cas d’action en justice.
Un impact sur la relation client-fournisseur
Votre relation avec votre client peut aussi être négativement impactée par le retard de paiement de votre facture. À long terme, si la relation s’est détériorée, cela peut amener à la perte de votre client. Nous vous recommandons d’essayer de conserver des échanges fermes mais courtois tout au long du processus de facturation.
Une bonne réputation est la clef pour démarcher et acquérir de nouveaux clients. Votre manière de géré les retards de paiement peut vite impacter la réputation de votre entreprise au sein de votre marché.
Les solutions préalables pour éviter un retard de paiement
Plusieurs stratégies peuvent être mises en place afin de limiter les retards de paiement et/ou d’en atténuer les effets. Voici les principales.
Clarifier les conditions de paiement
L’une des premières mesures à mettre en place pour limiter vos retards de paiement est de vous assurer que les conditions de paiement sont clairement énoncées dans votre facture. Certaines informations doivent apparaître de manière claire et lisible, sans ambiguïté :
- Le délai de paiement ;
- Les modalités de paiement ;
- Le taux des pénalités de retard ;
- L’indemnité forfaitaire.
Les conditions de paiements font partie des mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture. Par exemple le délai de paiement doit obligatoirement être inscrit sur la facture ainsi que dans les conditions générales de vente (CGV).
Une communication claire des conditions de paiement dès la signature de la facture peut éviter des malentendus avec votre client. En cas de question relative aux différentes modalités, vous pouvez également en discuter avec votre client avant la signature de la facture. Elles sont sujettes à négociation.
Exemple du délai de retard sur une facture :
« La facture devra être payée dans les 30 jours à compter de la réalisation de la prestation ou de la réception de la marchandise. »
Bon à savoir : la durée du délai de paiement est en principe de 30 jours. Elle peut être négociée à :
- 45 jours fin de mois suivant la date d’émission de la facture ;
- 60 jours ;
- 90 jours (uniquement pour les ventes de bien hors union européenne).
Proposer des options de paiement flexibles
Il est également possible de proposer à votre débiteur des modalités de paiement flexible des sommes dues, comme le paiement en ligne ou le versement en plusieurs fois. Ces options de paiement flexibles peuvent inciter le débiteur à payer plus rapidement la facture, sans retard.
Proposer des réductions pour paiement anticipé
Certains professionnels font parfois le choix de proposer à leurs clients des réductions en cas de paiement anticipé. Il est possible d’offre des remises à vos clients qui paye avant l’échéance. Cette mesure peut s’avérer judicieuse pour recevoir rapidement vos paiements. Faites tout de même attention à la gestion de votre trésorerie et à ne pas réduire de manière signifiante vos prix.
Prévoir des pénalités de retard et/ou l’indemnité forfaitaire
Les pénalités de retard
Les pénalités de retard sont un moyen efficace pour encourager les clients à respecter les délais. En cas de retard de paiement des sommes dues le client s’expose à des pénalités ainsi qu’à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement à payer à son fournisseur.
Les pénalités de retard sont des sommes d’argent à verser au fournisseur qui s’appliquent pour chaque jour de retard. Son taux est fixé par la banque centrale européenne (BCE) et va changer tous les semestres. Pour être appliquée, les pénalités de retard ne doivent pas forcément avoir été précédées d’une relance.
Exemple d’une pénalité de retard sur une facture :
« En cas de retard de paiement, seront exigibles, conformément au code de commerce, une indemnité calculée sur la base de trois fois le taux de l’intérêt légal en vigueur ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40€. »
Bon à savoir : le taux d’intérêt légal des pénalités de retard ne doit obligatoirement pas être inférieur, en 2024, à 15,21 % de la facture (c’est-à-dire 3 fois le taux de l’intérêt légal du 1er trimestre 2024). Consultez le texte légal ici.
L’indemnité forfaitaire
Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40€ s’applique également pour tout retard de paiement d’une facture. Elle s’applique une fois, par facture non payée dans son entièreté. Cette dernière doit aussi apparaître sur la facture et dans les CGV.
Vous pouvez choisir d’appliquer uniquement les pénalités de retard (intérêts) ou l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, ou bien les deux.
Comment gérer un retard de paiement ?
Il peut arriver que votre facture reste impayée, une fois les mesures préalables mises en place. Il existe alors des mesures à appliquer, une fois la date de paiement dépassé.
La relance de facture impayée à vos clients
En cas de retard de paiement, toute entreprise doit procéder à une relance pour facture impayée avant d’entamer une procédure judiciaire.
Les lettres de relance
La relance de facture impayée est une procédure à l’amiable qui peut être divisée en plusieurs étapes :
| Étape de relance | Procédé d’envoi | Date | Particularité |
| 1ère relance informelle | Par mail ou téléphone | Autour de la date d’échéance | Premier contact |
| 1ère lettre de relance | Par mail ou courrier | 5 jours après la date d’échéance | Contact courtois, mention d’un oubli possible et rappel du montant de la facture |
| 2ème lettre de relance | 10/15 jours après la date d’échéance | Contact plus ferme, rappel du montant des pénalités de retard inscrites dans la facture | |
| 3ème lettre de relance | 1 mois après la date d’échéance | Prévenir des procédures que vous allez mettre en place (par exemple mise en demeure) |
L’automatisation de vos relances grâce à un logiciel
Il est possible de mettre en place des rappels automatiques et personnalisés pour relancer vos clients. Cette aide vous est proposée par des logiciels de facturation. Utiliser un outil en ligne comme Indy va vous permettre d’automatiser le suivi de votre facture. Vous pourrez :
- Créer des devis et factures conformes aux normes légales ;
- Suivre vos factures non payées ;
- Mettre en place des rappels réguliers pour les factures ayant dépassé leurs échéances de paiement ;
- Envoyer des messages de relance personnalisés en fonction de vos clients ;
- Archiver vos factures payées ;
- … etc.
Le logiciel de facturation à l’avantage de permettre également un suivi précis et régulier de toutes vos créances client et dépenses fournisseurs.
La mise en demeure formelle
Si votre facture est encore en retard de paiement après vos différentes relances effectuées, alors il est possible de procéder à l’envoi d’une mise en demeure formelle avec courrier recommandé. Ce document permettra de protéger vos droits : il constitue une preuve écrite de votre demande de paiement !
La mise en demeure formelle est une étape préalable à des actions légales plus contraignantes, comme par exemple la procédure de recouvrement judiciaire.
Vous avez davantage de questions sur les retards de paiement ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝
