Comment faire un bon suivi de facturation ?

Par conséquent, le suivi de facturation est là pour rassembler toutes les factures au sein d’un même document, les lier à leur état / statut, garantir la stabilité financière et offrir à l’entreprise une vision claire sur ses ressources à court, moyen et long terme. C’est donc le tableau de bord que tout bon chef d’entreprise doit avoir pour piloter efficacement son activité !

Petit rappel : si vous transférez une facture à une entreprise du secteur public, vous avez l’obligation de passer par le portail Chorus Pro créé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat). Pour bénéficier de ce processus de facturation électronique, vous devez en amont vous créer un compte Chorus Pro. Cliquez 🔗ici pour accéder à la démarche en ligne.

Quelle est l’utilité du suivi de facturation ? Les avantages

⏰ Assurer un suivi en temps réel de la stabilité financière de l’entreprise

Tout d’abord, le suivi de facturation permet d’avoir une vue d’ensemble sur l’état des ventes, l’avancée des devis et factures ou encore les éventuelles relances à mettre en place le cas échéant. Cela vous permettra ainsi d’initier des actions de recouvrement si nécessaire.

💰 Optimiser le BFR (Besoin en fonds de roulement)

Pour assurer la pérennité de l’entreprise, vous devez maintenir un bon flux de trésorerie. Là encore le suivi de facturation joue un rôle crucial puisqu’il vous permettra d’identifier les factures en attente de paiement voire impayées (retard de paiement) et d’effectuer les relances au plus vite afin de veiller à ce que l’entreprise dispose de suffisamment de fonds pour assurer ses affaires courantes.

Petite astuce : établir un suivi de facturation peut également vous permettre de planifier des rappels à la main ou de les automatiser afin de n’oublier aucune date d’échéance de paiement.

🧾 Indiquer les factures d’acompte, de solde ou d’avoir

Vous avez émis une facture d’acompte, une facture de solde ou encore une facture d’avoir ? Renseignez-les au sein du suivi de facturation. Cela vous permettra ainsi de connaître le montant de l’acompte que votre client a payé pour une prestation donnée, le reste à payer ainsi que les modifications de montant de factures déjà émises pour cause de rabais ou retour de marchandises.

Bien que les paiements puissent être différés, les factures doivent toujours être envoyées au bon moment !

Exemple : le prestataire ou fournisseur dispose de 6 semaines pour transmettre une facture de clôture et en cas de remboursement, il a 30 jours pour l’effectuer. N’oubliez pas dans ce cas de conserver la preuve de remboursement (preuve de virement…).

✅ Limiter les dettes

Par définition, en limitant les factures en attente de paiement ou impayées, vous limitez les dettes ! Le suivi de facturation participe donc à communiquer une image professionnelle positive auprès de vos partenaires financiers.

Important à savoir : une facture doit être conservée pendant 10 ans ! En effet, en cas de contrôle de l’administration fiscale, elle se réserve le droit de contrôler vos documents comptables des dix derniers exercices comptables.

Exemple de tableau de suivi de facturation client gratuit

Pour vous aider dans cette tâche, Indy vous propose un tableau de suivi de facturation client gratuit :

• ⬇️ Pour le télécharger au format Excel, cliquez 🔗ici ;
• ⬇️ Pour le télécharger au format PDF, cliquez 🔗ici.

Comment faire son suivi des factures ?

La méthode courante : Excel

Pour réaliser votre suivi de facturation, vous pouvez opter pour le tableau Excel. Pour ce faire, créez des feuilles au fil des mois afin d’assurer un suivi des factures fournisseurs et clients plus précis et renseignez pour chaque tableau :

• Le numéro de la facture ;
• La date d’émission de la facture ;
• Le nom de votre client ;
• Le type de prestation effectuée ;
• Les montants en HT et TTC ;
• L’échéance de paiement ;
• Le statut de la facture ;
• La date de la relance le cas échéant ;
• La date de règlement ;
• Le mode de paiement (virement, chèque…).

Avec Excel, vous pouvez modifier le tableau dès que besoin et vos formules de calcul y seront enregistrées, ce qui facilite grandement l’établissement du document.

Et s’il existait encore plus simple ? Avec Indy, c’est 0 calcul, 0 saisie !

Indy, c’est bien plus qu’un simple outil de facturation : c’est une solution comptable tout-en-un dédiée aux travailleurs indépendants (auto-entrepreneur, entrepreneur individuel, société) ! 

Indy offre un module de facturation simple d’utilisation et surtout 100% gratuit ! Pour le découvrir, vous pouvez vous créer un compte (à savoir que tous les abonnements Indy sont sans engagement) ou profiter d’une période de 15 jours d’essai gratuit !

Une fois que vous êtes sur Indy, c’est très simple :

🧾 Vous souhaitez créer un devis ? Dans ce cas, vous devez vous rendre dans l’onglet « Facturation », puis cliquer sur « +Nouveau » et enfin sur « Créer un devis ».

🧾 Vous désirez éditer une facture ? Pour éditer des factures, la manipulation est identique. Toutefois, vous devrez cliquer « Créer une facture ».

🖌️ Vous souhaitez personnaliser le contenu ? Avec Indy, vous pouvez personnaliser l’ensemble de vos factures avec votre dénomination sociale, vos informations, celles de votre client, etc., ajouter votre logo ainsi que les couleurs de votre charte graphique !

⏺️ Vous souhaitez enregistrer votre facture ? Sachez qu’une fois votre facture éditée, vous pouvez soit la conserver en brouillon, soit la valider pour l’envoyer. En cliquant sur « Valider la facture », une fenêtre apparaîtra vous demandant de saisir la date d’émission afin de rendre la facture conforme.

🤝 Besoin d’aide ? Notre service client est présent pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans chacune de vos démarches (de la création à la gestion de votre entreprise) !