Tout savoir sur la facture d’avoir

En France, il est interdit d’annuler une facture une fois qu’elle a été émise. Pour corriger une erreur ou ajuster un montant, il est donc nécessaire d’utiliser une facture d’avoir, également connue sous le nom de note de crédit. Ce document comptable permet d’annuler partiellement ou totalement une facture existante et est émis par le fournisseur pour reconnaître un montant dû au client. Mais quand doit-on éditer une facture d’avoir et comment l’établir pour garantir un suivi de facturation efficace ? Nous répondons à toutes vos questions, en route ! 🚀

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📝 En résumé : 

• Une facture d’avoir permet d’annuler partiellement ou totalement une facture émise, en reconnaissant un montant dû au client ;
• Contrairement à la facture classique qui exige un paiement et augmente le chiffre d’affaires, la facture d’avoir corrige une transaction et diminue le CA ; 
• Tout comme la facture de vente, elle devra faire apparaître un certain nombre de mentions obligatoires ; 
• Indy vous accompagne dans votre facturation : Avec notre logiciel vous êtes assuré d’éditer des factures conformes ! 

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Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Définition 

Une facture d’avoir ou note de crédit, est un document comptable utilisé pour annuler partiellement ou totalement, une facture déjà émise. 

Émise par le fournisseur pour son client, la facture d’avoir indique un montant négatif qui constitue une reconnaissance de dette. Elle indique que le professionnel reconnaît devoir un montant à son client en raison d’une prestation non réalisée, d’un produit non livré ou d’un retour de marchandises.

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Quelle est sa durée de validité ?

La durée de validité d’une facture d’avoir n’est pas précisément définie par la loi, mais elle est généralement liée au délai de prescription commerciale. En France, ce délai est de trois ans pour engager une action contre un client. Par conséquent, il est recommandé d’émettre une facture d’avoir dans les trois ans suivant l’émission de la facture initiale. Cependant, il est toujours préférable d’émettre ce document dès que l’erreur ou la situation le justifiant est constatée, afin de maintenir de bonnes relations avec votre client et d’éviter tout retard dans les ajustements comptables.

L’entreprise et le client ont l’obligation légale de conserver tous leurs documents comptables, y compris les factures d’avoir, pendant une durée légale de dix ans. Ce délai est imposé par l’administration fiscale, qui peut exiger la présentation de ces documents lors de contrôles. En cas d’incapacité à fournir ces justificatifs, des sanctions pourraient être appliquées.

Quelles sont les différences entre une facture d’avoir et une facture traditionnelle ? 

Bien que similaires en apparence, une facture d’avoir et une facture de vente (également connue comme facture de vente) ont des objectifs et des implications différentes. 

Quand éditer une facture d’avoir ? 

Une facture d’avoir pourra être émise dans plusieurs situations. Chacune d’elles implique une correction de la facturation initiale afin de maintenir une gestion comptable et des relations clients irréprochables. 

1. En cas d’erreur dans la facturation

Des erreurs peuvent se glisser dans une facture pour diverses raisons, comme un montant incorrect, une erreur de calcul sur la TVA, ou une mauvaise description du produit ou du service. Dans ce cas, l’avoir permet de rectifier rapidement et efficacement cette erreur.

☝️ Par exemple, si une entreprise facture une prestation à 1 400 € au lieu de 1 000 €, un avoir de 400 € sera émis pour corriger la différence.

Il est crucial d’émettre la facture d’avoir dès que l’erreur est détectée afin d’éviter que le client ne paie un montant erroné, ce qui pourrait entraîner un remboursement plus tard.

2. Suite à un retour de marchandise

Lorsque des produits sont retournés, que ce soit pour cause de non-conformité, de défaut ou simplement d’un changement d’avis du client dans le cadre d’une politique de retour, une facture d’avoir doit être établie. Ce document permet de formaliser la diminution du montant initial facturé en fonction de la valeur des articles retournés.

☝️ Par exemple, si un client retourne pour 1 000 € de marchandises sur une commande initiale de 2 000 €, l’entreprise émettra un avoir de 1 000€ pour rembourser ou compenser la somme. Cela permet d’ajuster les comptes du client, soit par un remboursement, soit en créditant cette somme pour une prochaine commande.

3. Pour appliquer un rabais pour non-conformité

Enfin, il est également possible qu’une prestation ne réponde pas totalement aux attentes du client (délais non respectés, qualité inférieure, etc.), sans que cela ne justifie un retour ou une annulation totale. Dans ce cas, l’avoir peut compenser sous forme de rabais ou de geste commercial.

☝️ Par exemple, si une commande livrée en retard génère un mécontentement du client, une entreprise peut émettre un avoir de 5 % à 10 % pour réduire le montant à payer tout en évitant une rupture de la relation commerciale.

 

Comment établir une facture d’avoir ?

Les mentions obligatoires 

Pour être conforme à la réglementation, une facture d’avoir doit comporter plusieurs mentions obligatoires, similaires à celles d’une facture classique. Voici les informations essentielles à inclure :

• La mention « Facture d’avoir » ;
• Le numéro de l’avoir ;
• Le numéro de facture rectifiée ;
• Les informations au sujet de votre entreprise (Dénomination sociale, SIRET, siège social, etc.) ;
• Les coordonnées de votre client ;
• La référence à la facture initiale ;
• La date d’émission de l’avoir ;
• Les détails des articles concernés ;
• Le montant total crédité ;
• Le numéro de bon de commande ;
• Les taux de TVA applicables ;
• Les montants détaillés ;
• La date de retour des marchandises ;
• Les modalités de remboursement ;
• Les informations bancaires.

Comment la numéroter ? 

Le numéro de votre nouvelle facture ne doit pas être le même que celui de la facture qu’elle modifie. Ainsi, la numérotation de la facture d’avoir doit respecter une logique chronologique, tout comme celle des factures de vente, afin d’assurer la cohérence et la traçabilité comptable. Cela permet de faciliter les contrôles fiscaux et comptables, tout en garantissant la transparence dans la gestion des documents financiers. Deux options s’offrent à vous pour numéroter vos factures d’avoir :

1. Une numérotation continue : Cette méthode consiste à intégrer les factures d’avoir dans la même séquence de numérotation que les factures classiques. Par exemple, si votre dernière facture classique est numérotée « F2024-001 », votre avoir pourra être numéroté « F2024-002 ». Cette approche simplifie la gestion des documents en maintenant une continuité, mais peut parfois créer une confusion entre factures et avoirs.
2. Une série dédiée aux avoirs : Vous pouvez également choisir de créer une séquence distincte pour les factures d’avoir en utilisant un préfixe spécifique, tel que « AV2024-001 ». Cette méthode permet de bien distinguer les avoirs des factures traditionnelles tout en conservant une logique chronologique propre à ces documents. Elle vient faciliter leur identification et simplifier la gestion comptable, notamment lorsque vous traitez un grand nombre de transactions.

Dans les deux cas, la clé est de respecter une numérotation sans rupture, ce qui est essentiel pour la conformité fiscale et la bonne gestion de votre comptabilité.

Quel taux de TVA appliquer ? 

Le taux de TVA appliqué sur une facture d’avoir doit obligatoirement être le même que celui de la facture initiale. Autrement dit, si votre entreprise est soumise à la Taxe sur la Valeur Ajoutée et que celle-ci apparaît sur la facture originale, l’avoir doit respecter le même taux.

☝️ Par exemple, si la facture originale était soumise à un taux de TVA de 20 %, l’avoir devra reprendre ce même taux de 20 %.

À l’inverse, si la facture initiale était exonérée de TVA, l’avoir devra également suivre cette exonération, sans appliquer de TVA.

Notre modèle de facture d’avoir 

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Comment comptabiliser une facture d’avoir ? 

La comptabilisation d’une facture d’avoir suit des principes similaires à ceux d’une facture classique, à la différence près qu’elle réduit le chiffre d’affaires au lieu de l’augmenter. Concrètement, l’avoir est inscrit en négatif dans le journal des ventes, ce qui permet de corriger la facturation initiale et de maintenir un équilibre entre les créances clients et les revenus de l’entreprise.

Pour que le poste client soit équilibré et correctement mis à jour vous devez nécessairement passer deux écritures comptables distinctes :

1. Débiter le compte 4098 – Rabais et autres avoirs non encore reçus : Cela permet de comptabiliser l’avoir en attente de traitement ;
2. Créditer le compte 44586 – Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues : Cette écriture corrige la TVA liée à la facture initiale, qui doit être ajustée pour refléter la diminution du montant facturé.

Ces écritures permettent de s’assurer que la TVA et les créances sont correctement réajustées, garantissant ainsi une comptabilité conforme aux règles fiscales en vigueur.

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Pour cela, rendez-vous dans votre onglet « Facturation« , puis cliquez sur « Annuler la facture  » 👇🏻

Ce message apparaît 👇🏻

Vous n’avez plus qu’à saisir les informations de remboursement, cliquer sur « Valider la facture » et le tour est joué ! Vous pouvez ensuite transmettre la facture à votre client en saisissant sur adresse e-mail 📮

 

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