Les différents types de factures

En France, toutes les entreprises sont tenues de tenir leur facturation. Bien plus qu’une banale formalité administrative, la facturation est aujourd’hui encadrée par la législation. De plus, il existe différents types de factures en comptabilité. En tant que nouvel entrepreneur, il est important que vous les connaissiez afin d’être en mesure de facturer vos clients suivant les contextes. Dans cet article, nous vous expliquons tout, suivez-nous ! 🚀

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📝 En résumé :

• Il existe plusieurs types de factures : la facture d’acompte, la facture d’avoir, la facture de doit, la facture intermédiaire, la facture de régularisation, la facture de clôture, la facture pro forma, la facture récurrente, la facture de vente, la facture commerciale, la facture en souffrance et la facture véritable ;
• Quel que soit le type de facture émise, celle-ci doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires ;
• Pour éditer vos factures, vous pouvez vous tourner vers un logiciel de facturation ou bien un logiciel de comptabilité comme Indy.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Tout d’abord, une facture est un document comptable et juridique permettant d’attester l’achat d’un bien ou d’un service. De cette manière, il régit les relations commerciales entre un vendeur et un client. Ce document comprend plusieurs mentions, à savoir la quantité, la nature ainsi le prix du produit ou service en question.

De plus, certaines mentions légales doivent figurer sur l’ensemble de vos factures. Celles-ci concernent par exemple le nom de la société (dénomination sociale), la date de la facture, le numéro SIRET de votre entreprise, la TVA ou Taxe sur la valeur ajoutée, etc.

Enfin, quel que soit le type de facture, les factures doivent être conservées pendant une période de 10 ans.

Zoom sur les différents types de factures

En comptabilité, il existe différents types de factures visant à répondre à des cas distincts. Selon que l’achat ait été confirmé ou non, le type de facture à établir ne sera également pas identique. Voyons cela en détail ensemble !

1. La facture d’acompte

Comme son nom l’indique, la facture d’acompte (complémentaire à la facture de solde) est émise par un prestataire ou un commerçant pour prouver que le client a bien versé un acompte, autrement dit, une partie de la somme totale de la transaction payée en avance. Cela permet ainsi au vendeur de percevoir une partie du paiement avant livraison du produit ou de la prestation de service.

Les règles encadrant ce document sont définies par la législation française. En effet, d’après l’article 289 du Code général des impôts (ci-joint), et en cas de réception d’un acompte, l’établissement d’une facture s’impose (que l’entreprise soit assujettie à la TVA ou pas).

2. La facture d’avoir

La facture d’avoir est en réalité une facture rectificative ou d’annulation. Ce type de facture est établi en vue de la modification du montant d’une facture déjà émise. Plus précisément, la facture d’avoir est établie dès lors que le fournisseur doit une somme d’argent à son client en raison d’un produit ou service incorrectement fourni ou non fourni. Le fournisseur indique ensuite sur la facture la raison pour laquelle il a une dette envers son client : un retour de marchandises ou un rabais (réduction commerciale).

Bon à savoir : bien que la facture d’avoir doit être conservée pendant une dizaine d’années, elle est néanmoins valide que durant 5 ans.

3. La facture de doit

La facture de doit est en quelque sorte le miroir de la facture d’avoir. En effet, tandis que la facture d’avoir indique le montant que le fournisseur doit au client, la facture de doit met en lumière le montant que le client doit au fournisseur, scellant ainsi une créance du vendeur sur l’acheteur. La facture de doit doit inclure plusieurs mentions obligatoires telles que les données d’identification de l’émetteur ainsi que du destinataire, la date de production de la facture, l’échéance de paiement, le numéro de la facture, etc.

4. La facture intermédiaire

La facture intermédiaire (aussi appelée facture de situation ou d’avancement) est utilisée principalement dans le secteur du BTP et de l’artisanat pour le paiement d’une somme conséquente ou d’un projet à long terme. Pour étaler le règlement et les dépenses pour le client, vous réalisez plusieurs petites factures à plusieurs reprises dans l’année plutôt qu’une facture finale. Utiliser ce type de facture permet au prestataire de percevoir une partie du paiement et donc de maintenir un bon flux de trésorerie et à l’acheteur de ventiler les dépenses en paiements plus abordables.

5. La facture de régularisation

Bien souvent, la facture de régularisation est employée par les fournisseurs d’électricité, d’eau ou de gaz. Ce type de facture est utilisée à la suite du relevé d’un compteur afin de régulariser la situation d’un client ayant déjà effectué le paiement pour une prestation estimée. Il s’agit donc ici de vérifier la consommation réelle et d’en déterminer le montant réel à payer. Si le client a trop payé, un avoir devra être émis. Dans le cas inverse, le client devra alors payer la différence. Ainsi, la facture de régularisation permet d’ajuster l’écart entre la consommation réelle et la consommation estimée.

6. La facture de clôture

Par définition, la facture de clôture permet de mettre fin à une période de consommation ou à un contrat entre un client et son fournisseur.

Le saviez-vous ? Pour émettre et envoyer une facture de clôture, le fournisseur ou prestataire dispose de 6 semaines suivant la résiliation du contrat. S’il doit effectuer un remboursement, un délai de 30 jours est accordé.

7. La facture pro forma

La facture pro forma est un devis provisoire prenant la forme d’une facture. Elle permet de donner au client une indication du prix du produit ou service et des conditions générales de vente. Cette facture provisoire est envoyée à titre informatif mais n’a aucune valeur comptable ou juridique.

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8. La facture récurrente

La facturation récurrente est employée dès lors qu’un client consomme un produit ou commande un service de manière régulière et que vous émettez pour chaque paiement une même facture. En général, il s’agit d’une facture que vous envoyez soit chaque semaine, soit chaque mois, en fonction de la fréquence de la demande. De plus, aucun changement n’est apporté au produit, service ou même aux informations. La facture récurrente est donc envoyée à un même destinataire à intervalles réguliers.

9. La facture de vente

Une facture de vente se distingue du bon de commande. Elle résulte de la fourniture d’un bien à un client ou d’une prestation de service. En France, toutes les entreprises peuvent éditer leurs factures de vente comme elles le souhaitent, du moment que les mentions obligatoires y sont présentes : nature de la prestation ou du bien, prix, quantité, TVA, numéros de TVA du client et du fournisseur et date d’émission.

Lorsque l’entreprise fournit un service ou un produit ne pouvant être facturé avant la clôture de l’exercice comptable, elle doit enregistrer ce que l’on appelle : une facture à établir. Cela permet ainsi de justifier l’écart entre la livraison du produit / service et l’émission de la facture.

10. La facture commerciale

La facture commerciale est établie pour attester la vente entre un importateur et un exportateur. Elle inclut de précieuses informations sur les produits exportés et permet de calculer les droits de douane ainsi que les autres taxes à payer à partir du moment où les marchandises sont arrivées à bon port. 

11. La facture en souffrance

Ce type de facture porte bien son nom ! La facture en souffrance est émise si le client ne dispose pas des fonds nécessaires pour payer les services ou biens qui lui ont été fournis. 

Petite astuce : parce que nous savons que les factures en souffrance représentent un véritable fardeau pour tout entrepreneur, vous pouvez opter pour l’affacturage afin de céder vos créances clients à une société d’affacturage ou factor.

12. La facture véritable

Enfin, la facture véritable est un document officiel et définitif établi par un prestataire ou fournisseur une fois que la prestation a été réalisée ou le produit vendu. Elle comprend des informations essentielles comme les coordonnées des deux parties, les quantités, prix unitaires… et sert de preuve légale mais également de base pour la comptabilité de l’entreprise.

Tableau récapitulatif des différents types de factures

Quelles sont les mentions obligatoires à inclure sur une facture ?

La facture est un document qui a une valeur légale. De ce fait, elle doit respecter un certain formalisme et contenir des mentions obligatoires. Tout d’abord, elle doit comporter les mentions générales à savoir :

• La mention « Facture » ;
• Le numéro de facture ;
• La date d’émission ;
• La date de vente / prestation de service ;
• Le numéro du bon de commande.

De plus, votre facture doit mentionner l’identité de l’acheteur, à savoir le nom et prénom pour un particulier, la dénomination sociale pour une entreprise, l’adresse du siège social si applicable ainsi que l’adresse de facturation.

Enfin, une facture doit comprendre vos informations personnelles et professionnelles, la nature de la prestation ou de la vente, le prix unitaire, la quantité, le montant total de la facture, le taux de TVA, les conditions de paiement et des éléments complémentaires au besoin.

Éditez vos factures en quelques clics avec Indy !

Bien plus qu’un logiciel de facturation, Indy est un logiciel de comptabilité tout-en-un à destination des travailleurs indépendants (auto-entrepreneur, entrepreneur individuel, société). Il propose un module de facturation électronique des plus complets totalement gratuit et simple d’utilisation.

Pour utiliser ce module, vous pouvez créer directement votre compte (chez Indy, tous nos abonnements sont sans engagement !).

Une fois sur l’application, il vous suffira de vous rendre dans l’onglet « Facturation », de cliquer sur « + Nouveau » puis sur « Créer une facture ». C’est également sur ce même onglet que vous pourrez choisir de réaliser un devis, auquel cas vous devrez cliquer sur « Créer un devis ».

Une fois cette première étape complétée, vous devrez renseigner les différents champs suivant votre activité, vos clients et vos ventes.

Le petit ➕ ? Sur Indy, vous avez la possibilité de personnaliser vos factures avec votre logo et les couleurs de votre charte graphique, de quoi vous démarquer de la concurrence !

Lorsque votre facture est fin prête, vous pouvez la conserver en brouillon ou bien la valider.

En cliquant sur « Valider la facture », une fenêtre s’ouvrira, il vous suffira alors de saisir la date d’émission pour rendre votre facture conforme.

Exemple de facture sur Indy

D’autres questions sur les types de factures ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗