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La facturation va bien au-delà de la simple émission d’une facture à son client. En effet, en fonction des situations et contextes, le type de facture à émettre ne sera pas identique. Il existe plusieurs types de factures comme la facture de solde, la facture de régularisation, la facture de vente, la facture de clôture… mais aussi la facture de situation ! Dans cet article, nous allons nous concentrer sur la facture de situation et vous expliquer tout ce qu’il faut savoir à son propos. Suivez-nous ! 🚀
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Faire ma facturation
📝 En résumé :
- Une facture de situation est un document comptable principalement utilisé dans les secteurs de l’artisanat et du BTP ;
- Elle permet de ventiler les paiements d’un chantier ou d’un projet à long terme dans le temps ;
- Une facture intermédiaire peut être émise chaque mois ou à des dates préétablies ;
- Pour calculer le montant de la facture de situation, 2 méthodes existent : au pourcentage ou en lots / marchés ;
- Enfin, pour éditer ce type de facture, vous pouvez vous tourner vers un logiciel de facturation ou un logiciel de comptabilité comme Indy.
Zoom sur la facture de situation
Qu’est-ce qu’une facture de situation ?
La facture de situation, aussi appelée facture intermédiaire ou d’avancement, est un document comptable et juridique principalement utilisé dans le secteur du BTP et de l’artisanat. Elle permet d’étaler dans le temps le paiement de chantiers ou de projets à long terme. De cette manière, vous facturez au fil de l’eau plutôt que de facturer le montant total en fin de projet.
Le saviez-vous ? Le montant d’une facture de situation se détermine suivant le pourcentage de travail déjà fourni par rapport à l’ouvrage total.
Quand émettre une facture de situation ?
La facture de situation peut être émise à la fin de chaque mois ou à des dates définies en amont au moment de la signature de contrat.
À chaque échéance, la personne responsable de la gestion de projet (le maître d’œuvre, le commanditaire, etc.) est tenue de valider la progression des travaux en cours. Après cette validation, vous pourrez alors éditer et envoyer une facture de situation en vous basant sur le pourcentage d’avancement des travaux.
Pourquoi établir une facture de situation ?
Le principal avantage d’établir une facture de situation est de permettre au prestataire de percevoir une partie des fonds avant la finalisation de la prestation ou des travaux et donc de générer de la trésorerie. En ventilant les paiements, cela permet également de couvrir les coûts de matériaux, main-d’œuvre, sous-traitance… En effet, plus le projet s’étale dans le temps, plus ce dernier est susceptible de générer d’importantes dépenses. C’est pourquoi les factures d’acompte ou de situation deviennent un réel allié.
Les entreprises du secteur du bâtiment tout comme les agences de communication, web ou encore de développement sont les plus enclins à émettre ce type de facture.
En outre, obtenir des paiements intermédiaires permet de remédier aux problèmes de trésorerie, de faire un point régulier sur la progression du projet par rapport au planning établi au préalable et d’assurer un bon suivi de la comptabilité.
Pour vous aider, Indy vous propose ci-dessous deux modèles de facture de situation (l’un au format PDF et l’autre au format Excel) :
Comment calculer le montant d’une facture de situation ?
Pour calculer le montant d’une facture de situation ou d’avancement, il existe 2 méthodes :
- ➗ Vous pouvez calculer le montant suivant le montant total de la prestation une fois finalisée en pratiquant un pourcentage ;
- ➗ Vous pouvez calculer le montant en lots ou marchés correspondant à une prestation spécifique.
La première méthode est relativement simple à appliquer, nous allons donc vous expliquer la seconde méthode plus en détail. Sur un chantier, les travaux à réaliser sont dissociés en lots ou marchés.
Par exemple, sur un même chantier, nous pouvons avoir 3 lots avec l’électricité, le gros œuvre et la plomberie. Chaque lot peut être réalisé par un ou plusieurs prestataires qui peuvent facturer ces lots individuellement suivant l’avancement des travaux par le biais d’une facture de situation.
Bon à savoir : en cas de sous-traitance, les prestataires sous-traitants facturent directement les lots à l’entreprise donneuse d’ordre. Cette dernière va ensuite émettre une facture de situation à son client en détaillant l’avancement de chaque lot et en indiquant un pourcentage de progression pour l’ensemble du chantier.
Facture de situation et acompte : quelles différences ?
Bien que la facture de situation et la facture d’acompte permettent toutes deux de générer des fonds avant que la prestation de service soit terminée, elles n’en sont pas moins identiques. En effet, un acompte est une avance faite par le client au prestataire. Le client paye une partie de la somme totale avant livraison du produit ou de la prestation de service. La facture d’acompte permet donc d’attester ce versement, elle est complémentaire à la facture de solde qui indique le reste à payer.
En revanche, la facture de situation est émise dans un contexte bien différent. En effet, elle permet d’échelonner les paiements sur la durée de la réalisation de la prestation ou des travaux. Cette facture permet ainsi au prestataire de recevoir une partie de la somme due afin de maintenir un bon flux de trésorerie et au client de ventiler les dépenses sur une période donnée afin d’éviter de payer une somme conséquente.
Par conséquent, la facture intermédiaire est émise pendant l’accomplissement des travaux, ce qui n’est pas le cas de la facture d’acompte qui n’est émise avant la réalisation de la prestation.
Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture de situation ?
Tout d’abord, la facture de situation dispose des mêmes obligations qu’une facture classique. Cependant, elle doit inclure en plus des mentions obligatoires de base d’autres éléments spécifiques.
Les mentions obligatoires classiques
| ⚖️ Les mentions obligatoires classiques | |
| 📝 Les mentions générales de la facture | La mention « Facture », le numéro unique de la facture, la date d’émission de la facture, la date de la prestation et le numéro du bon de commande. |
| 🧑 L’identité de l’acheteur | Nom et prénom ou dénomination sociale ainsi que l’adresse du siège social et celle de facturation si différente du siège social. |
| ℹ️ Vos informations personnelles et professionnelles | Adresse du siège social + facturation, numéro SIRET/SIREN, forme juridique, capital social, numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation pour les artisans, assurance décennale, les coordonnées de l’assureur et l’étendue géographique de la couverture pour les entreprises dans le BTP, etc. |
| 👷 La nature de la prestation de service | Détail sur les produits/services avec quantité, prix unitaire HT et taux de TVA si applicable, frais de transport, réductions de prix, total à payer, modalités de paiement, date limite de règlement, taux de pénalités en cas de retard. |
| ➕ Les éléments complémentaires au besoin | Par exemple les mentions « Autoliquidation », « Autofacturation », « Eco-participation DEEE », « TVA non applicable, article 293B du Code Général des Impôts » pour les non-assujetties à la TVA (pour consulter l’article en question, cliquez sur ce lien), etc. |
Les mentions propres à la facture de situation
En plus des mentions obligatoires d’une facture classique, une facture de situation doit comporter les éléments suivants :
- Le numéro de facture précédé de la mention « Facture de situation » ;
- La désignation du ou des lots/marchés en cas de sous-traitance ;
- Le numéro de devis qui correspond à la situation (devis de référence) ;
- La facture d’acompte, la date et le montant déjà versé en cas d’acompte ;
- Le degré d’avancement au global des prestations ou travaux ;
- Le degré d’avancement des travaux de la précédente échéance avec le montant déjà payé.
La facture de clôture : à quoi sert-elle ?
Vous avez émis toutes les factures de situation et la prestation a été réalisée ? Dans ce cas vient le moment d’émettre la facture finale, aussi appelée la facture de clôture. Celle-ci doit comprendre les mentions obligatoires d’une facture classique.
De plus, la facture de clôture permet de mettre un terme à un contrat et de clore les relations commerciales entre le prestataire et le client.
Le saviez-vous ? Le prestataire dispose d’un délai de 6 semaines après la résiliation du contrat pour éditer et envoyer la facture de clôture. En cas de remboursement, il bénéficie de 30 jours pour le réaliser.
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Exemple de facture réalisée avec le logiciel Indy
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