Tout savoir sur la facture de solde

Facture à établir, facture de situation, facture de solde, facture sans TVA… La liste des types de factures est longue et il est crucial de connaître leurs différences pour une gestion comptable efficace. Aujourd’hui nous allons nous intéresser à la facture de solde. Qu’est-ce que c’est ? En quoi se distingue-t-elle de la facture d’acompte ? Comment la rédiger correctement ? Nous répondons à toutes ces questions et plus encore. Suivez-nous !  

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📝 En résumé : 

• La facture de solde sert à clôturer une vente ou une prestation de service ; 
• Ce document récapitule le montant total dû, les paiements déjà effectués, et indique le solde restant, s’il y en a un ;
• Les logiciels de facturation comme Indy simplifient la création et la gestion des factures.

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Qu’est-ce qu’une facture de solde ? 

Définition

Une facture de solde, également appelée facture finale, est un document comptable utilisé lors de la facturation pour clore une transaction commerciale. Elle est émise lorsque tous les services ont été rendus ou lorsque l’ensemble des marchandises a été livré.

Cette facture récapitule toutes les informations pertinentes concernant la vente ou la prestation de service, y compris le montant total dû, les paiements déjà effectués, et le solde restant, s’il y en a un. Elle sert à confirmer que toutes les obligations contractuelles ont été honorées et à ajuster les comptes entre le vendeur et l’acheteur. En émettant une facture de solde, l’entreprise assure la transparence dans la gestion des paiements et finalise le règlement des transactions. 

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Quand faire une facture de solde ?

La facture de solde doit être émise lorsque tous les services ont été fournis ou toutes les marchandises ont été livrées, et que le paiement total ou le solde restant doit être réglé. Elle est souvent utilisée pour finaliser les transactions après des paiements partiels ou des ajustements.

Facture de solde vs facture d’acompte : quelles différences ? 

Dans un premier temps, la facture d’acompte est émise avant même la finalisation complète d’une prestation ou la livraison entière des marchandises. Cette dernière a pour but de sécuriser un paiement partiel en avance, souvent pour couvrir les coûts préliminaires ou pour garantir l’engagement du client. Ce document représente une portion du montant total convenu pour la transaction. Le paiement effectué à travers cette facture sera ensuite déduit du montant total dû. Le solde restant devra être réglé au moment de l’émission de la facture finale.

Par ailleurs, la facture de solde est émise lorsque la prestation est entièrement réalisée ou lorsque la livraison des marchandises est complète. Elle indique le montant restant à payer après déduction des paiements partiels, comme ceux réglés par des factures d’acompte. Ce document final confirme que la transaction est clôturée en ajustant et en réglant le montant total dû. La facture de solde marque la fin de la transaction en s’assurant que toutes les obligations financières ont été satisfaites, ou en signalant un solde encore à régler.

Comment établir une facture de solde ? 

Pour établir une facture de solde, il est essentiel de suivre un certain formalisme. Voici les étapes à suivre pour créer une facture de solde correctement :

Respectez les mentions obligatoires

Tout d’abord, la facture de solde doit inclure les mentions obligatoires qui sont applicables à toutes les factures. Ces éléments garantissent que le document est valide et conforme aux exigences légales.

Voici les mentions essentielles à inclure :

• Nom et adresse du client : Incluez le nom complet et l’adresse du client, ainsi que son numéro de SIRET ou SIREN si applicable ;
• Nom et adresse de l’entreprise : Fournissez les mêmes informations pour votre entreprise, y compris votre numéro de SIRET ou SIREN ;
• Numéro de facture : Chaque facture doit avoir un numéro unique, attribué selon une séquence continue et sans interruption ;
• Date d’émission : La date à laquelle la facture est émise doit être clairement indiquée ;
• Date de la prestation ou de la vente : Spécifiez la date à laquelle la prestation de service a été réalisée ou la vente de marchandises a eu lieu ;
• Numéro du bon de commande : Si un bon de commande a été émis, il doit être mentionné sur la facture ;
• Nature de la prestation ou des marchandises : Décrivez précisément les produits ou services fournis ;
• Quantité et prix unitaire hors-taxe : Indiquez la quantité des produits ou services et leur prix unitaire HT ;
• Total hors-taxes (HT) et montant de la TVA : Affichez le total HT ainsi que le montant et le taux de TVA appliqué ;
• Montant total TTC : Le montant total à payer, toutes taxes comprises, doit être clairement mentionné ;
• Informations sur les conditions de paiement : Précisez les modalités de paiement, y compris le mode de paiement et le délai de règlement ;
• Pour les non-assujettis à la TVA, il est également nécessaire d’ajouter la mention « TVA non applicable, article 293B du Code Général des Impôts », si la TVA ne s’applique pas. Pour consulter l’article, cliquez 👉🏼 juste ici 👈🏼 ! 

Récapitulez les acomptes réglés

Une facture de solde doit synthétiser toutes les transactions effectuées dans le cadre d’une commande ou d’un contrat. Cela inclut la récapitulation de tous les acomptes déjà réglés. Pour chaque acompte, mentionnez les informations suivantes :

• Montant de l’acompte : Le montant HT de chaque acompte réglé ;
• Numéro de facture d’acompte : Le numéro de la facture d’acompte correspondante ;
• Date de l’acompte : La date à laquelle chaque acompte a été payé.

Ce récapitulatif permet de déterminer le solde restant dû après prise en compte des paiements partiels effectués.

Gérez la TVA correctement

Lors de l’émission de la facture de solde, il est crucial de ne pas facturer la TVA deux fois. Voici comment gérer la TVA correctement :

• TVA sur les acomptes : La TVA doit être exigible au moment de l’acompte pour les services. En revanche, pour les biens, la TVA n’est pas exigible lors du paiement de l’acompte ;
• Calcul de la TVA : La facture de solde doit mentionner la TVA applicable sur le montant restant, en prenant en compte la TVA déjà perçue sur les acomptes ;
• Assurez-vous que le taux de TVA indiqué correspond à celui appliqué aux factures d’acompte, et vérifiez que la TVA n’est pas facturée à nouveau sur ces acomptes.

Utilisez un logiciel de facturation

Nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation en ligne pour simplifier la création et la gestion de vos factures de solde. Contrairement aux modèles préremplis en format Excel ou Word, qui nécessitent des ajustements manuels et peuvent être sujets à des erreurs, les logiciels spécialisés comme Indy offrent des solutions automatisées qui répondent à toutes les exigences légales.

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En conclusion, la facture de solde est essentielle pour finaliser les transactions commerciales en assurant une transparence totale sur les paiements et les soldes restants. Avec les outils modernes comme le module de facturation d’Indy, la création et la gestion de ces documents deviennent un jeu d’enfant 🌟

Des interrogations au sujet des factures de solde ? Laissez-nous un commentaire, nous serions plus que ravis de vous éclairer ! 💡