Déduction des frais de personnel : comment ça marche ?

Dans le cadre de votre activité professionnelle, les collaborateurs représentent un coût. En effet, entre les rémunérations, les primes, les cotisations sociales, les intéressements ou encore les avantages en nature… toutes ces dépenses constituent pour l’entreprise des frais de personnel. Mais d’un point de vue fiscal, sont-ils considérés comme des charges déductibles du résultat imposable de la société ? Nous répondons à cette question et plus encore au sein de cet article, suivez-nous ! 💸

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📝 En résumé :

• Les frais de personnel incluent les salaires versés, les charges et cotisations sociales ainsi que les autres charges sociales ;
• La déduction des frais de personnel s’applique dès lors que les frais engagés sont liés à un travail effectif, ne sont pas excessifs et ont été effectivement versés ;
• Attention : les avances ne sont pas déductibles ! Quant aux primes, elles sont déduites de l’exercice auquel elles se rapportent ;
• Les cotisations sociales peuvent être déduites du résultat de l’exercice en cours en tant que « charges à payer » ;
• Le montant estimé de l’indemnité des congés payés et des charges fiscales et sociales doit être comptabilisé dans un compte de charge à payer ou de provision ;
• Enfin, en cas de prêt de main-d’œuvre, la loi de finances rectificative pour 2017 stipule que l’entreprise prêteuse peut déduire tous les frais de personnel engagés à ce titre de sa base imposable.

Les frais de personnel : c’est quoi ?

De manière concrète, les frais de personnel constituent toutes les dépenses engagées par l’employeur envers ses salariés et dirigeants, conformément à leur contrat de travail et en échange du travail fourni.

Ces frais sont répartis en 3 grandes catégories :

• Les salaires versés ;
• Les charges et cotisations sociales ;
• Les autres charges sociales.

💸 Les salaires versés

Ici, il s’agit de toutes les rémunérations brutes versées aux salariés. Celles-ci comprennent les salaires nets ainsi que les charges salariales.

Sont également inclus la rémunération des gérants majoritaires d’EURL ou encore de SARL, ainsi que celle des administrateurs de sociétés tels que le président d’une SAS… 

🛡️ Les charges et cotisations sociales

Les charges et cotisations sociales englobent les charges patronales, autrement dit celles engagées par l’employeur et en lien avec les salaires versés, ainsi que les charges sociales des travailleurs indépendants et professions libérales affiliées à un organisme spécifique.

Parmi celles-ci, nous pouvons notamment citer les cotisations pour l’URSSAF, les mutuelles, France Travail (ex- Pôle Emploi), l’assurance maladie, invalidité, décès, etc.

➕ Les autres charges sociales

Enfin, en plus des frais de personnel cités précédemment, un employeur doit également supporter des dépenses sous-jacentes comme le versement obligatoire au CE (Comité d’entreprise), les cotisations versées à la médecine du travail…

Le saviez-vous ? Les frais de personnel incluent aussi les potentielles heures supplémentaires, avantages en nature, les sommes versées au titre de la participation ou de l’intéressement, les chèques-vacances, etc.

Zoom sur la déduction des frais de personnel

⚖️ Les frais de personnel sont-ils déductibles ?

Oui ! Les frais de personnel sont déductibles du résultat imposable de la société ! Cependant, cette déduction est applicable seulement si les conditions suivantes sont respectées :

• Les frais engagés doivent être liés à un travail effectif ;
• Ils ne doivent pas être excessifs ;
• Ils doivent avoir été effectivement versés.

Bon à savoir : bien que l’administration fiscale remette rarement en question le respect de ces trois conditions pour les rémunérations versées aux salariés, elle peut néanmoins refuser la déduction fiscale pour un salaire jugé excessif !

Explication : lorsqu’il existe des liens affectifs ou d’intérêts entre les bénéficiaires et les personnes ayant le contrôle de l’entreprise, l’administration pourrait supposer que cette rémunération n’a pas été accordée dans l’intérêt direct de la société.

De plus, en ce qui concerne les rémunérations versées aux dirigeants, l’administration applique un contrôle strict des trois conditions énoncées plus haut. Cela est d’autant vrai dans les sociétés soumises à l’IS (Impôt sur les sociétés), étant donné que les entreprises imposées à l’IR (Impôt sur le revenu) n’ont pas le droit à la déduction des frais de personnel en frais réels (elles bénéficient néanmoins d’un abattement forfaitaire).

À retenir : les remboursements, indemnités et allocations versés par l’entreprise à ses salariés pour couvrir certains frais (frais de transport, frais de déplacement domicile – lieu de travail, frais de repas, etc.) sont également déductibles à condition qu’ils concernent des dépenses engagées à titre professionnel.

D’autres frais sont déductibles du résultat imposable de votre société ! Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la déduction des frais de blanchisserie, des charges mixtes ou encore de l’amortissement, n’hésitez pas à consulter nos articles sur le blog.

🤔 Comment la déduction des frais de personnel s’exerce-t-elle ?

Les rémunérations, les avances et les primes

En principe, les rémunérations qui sont déductibles du résultat d’un exercice sont celles dont l’entreprise est devenue débitrice au cours de l’exercice. Bien que cela semble évident, une question subsiste : comment gérer les avances de personnel et les primes de fin d’année ?

Les avances de personnel : tout d’abord, il n’est pas rare de voir une entreprise accorder une avance à un salarié lorsque celui-ci se trouve temporairement en difficulté financière. Dans ce cas précis, cette avance est considérée comme un prêt que la société accorde à son salarié, ce prêt n’est pas déductible. Ainsi, si en tant qu’employeur, vous accordez à votre salarié une avance en fin d’exercice sur une rémunération due pour l’exercice suivant, cette avance ne sera pas déduite des résultats de l’exercice en cours.

Les primes de fin d’année : à la clôture de l’exercice, les entreprises prennent souvent le temps d’évaluer les objectifs de leurs salariés. C’est à ce moment qu’elles déterminent les primes à verser. Ces primes sont alors déduites du résultat de l’exercice auquel elles se rapportent, même si elles sont versées l’année suivante. 

👨‍🏫 Exemple : si une prime liée à l’exercice 2024 est versée pendant l’exercice de l’année 2025, alors elle est déduite au titre de l’année 2024. 

Les cotisations sociales

En dehors des rémunérations, avances et primes, une entreprise verse ce que l’on appelle des cotisations sociales patronales (assurance vieillesse, assurance maladie, accidents du travail, assurance chômage…). Ces frais sont déductibles du résultat fiscal de l’entreprise !

La déduction des charges sociales suit les mêmes règles que celle des rémunérations. Par conséquent, les cotisations de sécurité sociale des salariés dues en fin d’exercice peuvent être déduites du résultat de l’exercice en cours en tant que « charges à payer », même si elles n’ont pas encore été versées.

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Les congés payés

Les droits à congés acquis entre 1er juin et le 31 mai (soit la période de référence) doivent être pris de la façon suivante : une partie des congés doit être prise pendant une période déterminée par les conventions et accords collectifs de travail, incluant toujours la période du 1er mai au 31 octobre (la période légale de congés). Le reste des congés (le solde) doit être utilisé avant le 30 avril de l’année qui suit (sauf dispositions contraires). 

Pendant sa période de congé, le salarié reçoit une indemnité payée par l’entreprise. En ce sens, les droits à congés acquis par les salariés à la clôture de l’exercice et les charges sociales associées, sont déductibles de la base imposable de l’entreprise.

Par ailleurs, le calcul de l’indemnité de congés payés est simple ! Elle est égale à 10% de la rémunération totale reçue par le salarié pendant la période de référence. Cette indemnité ne peut pas être inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçue en continuant à travailler, c’est pourquoi elle inclut notamment les augmentations de salaire.

À noter : à la clôture de l’exercice comptable, vous devez enregistrer l’indemnité liée aux droits acquis et non utilisés par les salariés. Le montant estimé de l’indemnité et des charges fiscales et sociales doivent être comptabilisé dans un compte de charge à payer ou de provision.

Le prêt de main-d’œuvre

Le prêt de main-d’œuvre à but lucratif est interdit, excepté dans certaines situations comme le travail temporaire ou le portage salarial. Plus précisément, vous ne pouvez pas facturer des frais de mise à disposition de personnel salarié auprès d’une entreprise tierce avec une marge bénéficiaire.

De plus, en cas de prêt de main-d’œuvre, uniquement les salaires versés au salarié prêté, les charges sociales et les potentiels frais professionnels remboursés au salarié sont facturés à la société utilisatrice. Ces frais de personnel constituent donc pour celle-ci des charges déductibles et pour l’entreprise prêteuse des produits imposables.

Bon à savoir : selon l’administration fiscale, l’entreprise utilisatrice peut prendre en charge des frais de gestion, à condition que ceux-ci restent modérés et justifiés.

Pour finir, la loi de finances rectificative pour 2017 stipule que l’entreprise prêteuse peut déduire tous les frais de personnel engagés au titre du prêt de main-d’œuvre de son résultat imposable, même si cela dépasse le montant refacturé à l’entreprise utilisatrice. Cependant, cette déduction est soumise à la réglementation européenne des aides de minimis, qui prévoit que le total des avantages fiscaux qu’une société puisse percevoir est limité à 300 000€ sur une période glissante de 3 ans. Pour en savoir plus, consultez cette page.

D’autres questions sur la déduction des frais de personnel ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera un plaisir d’y répondre ! 🤗