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Vous êtes dirigeant ou salarié d’une société (SARL, SAS, SASU ou EURL) et utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de missions professionnelles ? Alors vous pourrez bénéficier des indemnités kilométriques ! Ces dernières permettent un défraiement des déplacements qui varie en fonction des barèmes annuels et de quelques règles en vigueur. Les IK sont également des charges déductibles. On vous explique plus en détail comment fonctionnent les indemnités kilométriques en société : en route !
Résumé
- Le gérant d’une société tout comme ses salariés peuvent bénéficier des indemnités kilométriques ;
- La formule de calcul des indemnités kilométriques est : distance parcourue (d) x coefficient du barème kilométrique ;
- Le remboursement des frais kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu (IR) ;
- Il est possible de choisir entre les indemnités kilométriques ou les frais réels (conseil au cas par cas) ;
- Avec Indy, traitez facilement et rapidement vos frais kilométriques.
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Quelques mesures sur les indemnités kilométriques
Qui est concerné ?
Le chef d’entreprise et les salariés sont concernés par les indemnités kilométriques, dans la mesure où ces derniers utilisent leur propre véhicule pour effectuer des trajets à des fins professionnelles. En revanche, les prestataires ou encore les associés qui n’ont pas de postes dans l’entreprise ne peuvent pas bénéficier des indemnités kilométriques.
En société, en plus des frais de véhicules, vous pourrez déduire tous les frais professionnels inhérents à votre activité. Par exemple : le loyer et les charges mixtes associées (électricité, gaz, eau, internet, téléphone…), les frais de repas, les frais de blanchisserie, les frais de formation ou encore les achats de matériel.
Les types de trajet et de frais
Les trajets professionnels comprennent les usages professionnels d’un véhicule en dehors des trajets entre le domicile et le lieu de travail. Par exemple, cela concerne une visite chez un client pour un rendez-vous professionnel, ou encore un trajet pour amener ou déposer du matériel, selon le type d’activité exercée. Par ailleurs, si vous souhaitez bénéficier d’avantages sur vos trajets entre le domicile et le travail, vous pourrez déduire les frais dans la déclaration de revenus !
Aussi, les frais indemnisés comprennent :
- Le coût d’achat du véhicule et ses équipements
- Le carburant
- Les réparations ou maintenance
- L’amortissement du véhicule
- La prime d’assurance annuelle
- Les dépenses pneumatiques
💡 Seuls les frais de péage et de stationnement n’entrent pas dans les indemnités kilométriques.
Justifier ses trajets professionnels, est-ce obligatoire ?
Dans le cadre des indemnités kilométriques, vous n’êtes pas dans l’obligation de conserver l’intégralité de vos justificatifs. Vous devez néanmoins être en mesure de justifier vos trajets en cas de contrôle de l’administration fiscal. Pour cela, il vous suffit de ternir à jour un document (Excel par exemple), dans lequel, vous listez l’ensemble de vos trajets professionnels. Ici, nous vous invitons à créer plusieurs colonnes, avec notamment : La date du trajet, les kilomètres parcourus, le client (s’il s’agit d’un rendez-vous client).
Comment calculer son indemnité kilométrique ?
La formule
Pour calculer votre indemnité kilométrique, vous devez appliquer le calcul suivant :
Indemnité kilométrique = la distance parcourue (d) x le coefficient du barème kilométrique en fonction des caractéristiques du véhicule utilisé.
Quel barème kilométrique ?
Chaque année, un nouveau barème des indemnités kilométriques est publié, généralement au cours du premier trimestre. Ce sont les administrations et notamment le site impôt.gouv, qui encadrent ce barème.
En 2024 le barème applicable reste identique à celui de 2023 pour tous vos déplacements professionnels en voiture ou en deux-roues.
Pour les voitures 🚙
| Barème kilométrique pour les voitures | |||
| Puissance du véhicule (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) au delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
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Pour les motos 🏍️
| Barème kilométrique pour les motocyclettes | |||
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 3 000 km | Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km | Distance (d) au delà de 6 000 km |
| 1 ou 2 CV | d x 0,395 | (d x 0,099) + 891 | d x 0,248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,082) + 1 158 | d x 0,275 |
| plus de 5 CV | d x 0,606 | (d x 0,079) + 1 583 | d x 0,343 |
💡 Le saviez-vous ? Au regard de l’inflation, le barème kilométrique 2023 a fait l’objet d’une revalorisation de 5,4 % par rapport à l’année 2023.
Pour les cyclomoteurs 🛵
| Barème kilométrique pour les cyclomoteurs | ||
| Distance (d) jusqu’à 3 000 km | Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km | Distance (d) au delà de 6 000 km |
| d x 0,315 | (d x 0,079) + 711 | d x 0,198 |
🤓 Bon à savoir : Un cyclomoteur est un deux-roues ou trois-roues motorisé de petite cylindrée (inférieure ou égale à 50 cm³). Il en existe deux types :
- Le scooter (les plus nombreux) ;
- La 50 cm³ à boîte de vitesses ou en boîte automatique.
Pour les vélos 🚲
Dans le cas du vélo, les déplacements à des fins professionnelles ne sont pas considérés dans le barème des indemnités kilométriques. Toutefois, depuis 2016, il est possible d’obtenir une prise en charge des frais de la part de l’entreprise si le salarié se rend au travail à vélo depuis son domicile. Le barème est de 0,25 € par kilomètre, et cette indemnité est exonérée d’impôt sur le revenu jusqu’à 200 € par an.
Par ailleurs, le vélo doit être un vélo personnel et non un vélo en libre-service dont l’abonnement peut déjà être couvert par la société.
Les avantages et inconvénients des indemnités kilométriques
En plus de la couverture des frais mentionnée ci-dessus, le remboursement des frais kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. Autrement dit, les indemnités kilométriques n’apparaissent pas sur la déclaration de revenu. Pour les entreprises, cela signifie qu’elles sont exemptées de payer la TVS (taxe sur les véhicules de société) jusqu’à 15 000 km. De plus, un abattement de 15 000 € est appliqué sur le montant total de la taxe sur les véhicules des salariés et dirigeants.
En revanche, les indemnités kilométriques limitent l’utilisation d’un véhicule et ne couvrent pas certains frais qui pourront s’avérer onéreux. Par exemple, certaines réparations dépassent largement le montant des indemnités. Ainsi, dans certains cas, il est préférable pour une entreprise de proposer des véhicules de fonction, notamment pour le dirigeant d’une société, qui pourra non seulement avoir une voiture ou un deux-roues immatriculés au nom de sa société, mais aussi d’amortir l’achat de son véhicule sur plusieurs années. Si vous faites donc le choix des indemnités kilométriques, vous ne pouvez pas obtenir en plus une déduction de vos frais réels, et inversement.
Les indemnités kilométriques sur Indy, comment ça marche ?
Traiter vos indemnités kilométriques : c’est facile avec Indy !
Facilitez-vous la vie dans la gestion comptable de votre entreprise ! Indiquez simplement vos déplacements et votre type de véhicule sur notre app, nous nous occupons du reste ! 💻
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Étape 1️⃣ : Notez vos trajets professionnels
Dans un premier temps, nous vous invitons à noter de votre côté les kilomètres parcourus dans le cadre de votre activité. Ici, vous n’avez pas à garder vos justificatifs. Vous devrez néanmoins pouvoir justifier vos trajets professionnels en cas de contrôle (vous devrez notamment pouvoir fournir les noms et adresses de vos clients).
⚠️ Vous ne devez pas ajouter de note de frais sur Indy. Dans le cas contraire, vos frais seront comptabilisés deux fois. Aussi, si vous avez payé avec votre compte professionnel des frais d’essence, d’entretien ou d’assurance, ces derniers seront à catégoriser en Remboursement d’associé sur Indy. Les frais de péage et de parking seront quant à eux à catégoriser en Frais de déplacement.
De notre côté, nous vous conseillons de payer ces frais avec votre compte bancaire personnel. Vous pourrez ainsi vous rembourser les frais selon les indemnités calculées grâce au barème en vigueur.
Étape 2️⃣ : Votre étape de clôture
Lors de clôture comptable, Indy se chargera de calculer le montant de l’indemnité kilométrique déductible que vous pourrez vous rembourser.
Dans un premier temps, indiquer déduire vos frais de véhicule au barème kilométrique dans l’étape « Frais de véhicule » 👇
Puis rendez-vous dans l’étape 5 « Indemnités kilométriques« . Ici, le calcul effectué s’appuiera sur les informations que vous renseignez en cliquant sûr « + Ajouter« . Indiquez ici, le type de véhicule utilisé, le nombre de kilomètres parcourus que vous aurez noté durant l’année ainsi que barème kilométrique fourni par l’administration fiscale. Vous pourrez ensuite valider l’étape 👇
Une fois l’étape validée par vos soins, Indy passera une écriture comptable qui impactera votre Compte Courant d’Associé, pour vous permettre le remboursement.
Étape 3 : Remboursement de votre indemnité
Vous pouvez désormais vous rembourser vos indemnités ! Le remboursement de vos indemnités depuis votre compte bancaire professionnel vers votre compte bancaire personnel devra être catégorisé en Remboursement d’associé.
💡 Bon à savoir : Vous pouvez éventuellement vous rembourser au cours de l’année en faisant une simulation grâce au simulateur des impôts. Si vous décidez de procéder ainsi, nous vous conseillons de vous rembourser moins que prévu. De cette manière vous êtes sûr de ne pas devoir de l’argent à votre société lors du calcul final de vos indemnités lors de votre clôture. Pour accéder au simulateur de frais kilométriques, proposé par les impôts, c’est 👉 par ici 👈.
Indemnités kilométriques ou frais réels, comment choisir ?
La déduction des frais kilométriques au réel, comment ça marche ?
Par défaut, si vous ne faites rien, votre véhicule sera par défaut aux frais réels. Sachez que contrairement aux indemnités kilométriques, la déduction au réel des frais de véhicule fonctionne de la même manière que n’importe quelle autre dépense. Ici, l’intégralité de vos dépenses devra être justifiée par une facture.
Les frais considérés ici, sont :
- Le carburant, l’entretien, les réparations du véhicule et son assurance. Ils devront être catégorisés en Véhicule et carburant sur Indy ⛽️
- Les péages et parkings qui devront quant à eux être catégorisés en Frais de déplacement 🅿️
Indemnités kilométriques vs frais réels, quelle option est la plus adaptée à mes besoins ?
- Avez-vous immobilisé votre véhicule ? Si oui, ce dernier devra obligatoirement être aux frais réels ;
- Utilisez-vous votre véhicule personnel ? Si oui, vous avez le choix entre frais réels ou indemnités kilométriques ;
- Utilisez-vous votre véhicule personnel et avez omis de conserver vos justificatifs ? Optez plutôt pour le barème kilométrique ;
- Vous utilisez votre véhicule personnel et n’avez pas gardé de trace de votre kilométrage professionnel ? Il est préférable d’opter pour les frais réels.
🤓 Le saviez-vous ? Une très grande partie des dirigeants de société utilisent leur véhicule personnel et déduisent leur frais de véhicule au barème.
Vous avez des questions sur les indemnités kilométriques en société ? Laissez-nous un petit message en commentaire ! Nous nous ferons un réel plaisir de vous accompagner ! 🤗
Source image : AA+W – Adobe Stock
Bonjour ,
Mes commerciaux sont remboursés au IK , mais sur la totalité de leur kms mensuels , quel est le quota a déduire pour l utilisation personnelle de leur véhicule ?
Merci
Bonjour,
Il n’existe pas de « quota » fixe à déduire pour l’utilisation personnelle puisque cela va dépendre de la situation propre à chaque commercial.
En revanche, si vous remboursez vos commerciaux par le biais du barème des indemnités kilométriques, vous devez veiller à bien distinguer les kilomètres parcourus à titre professionnel et à titre personnel. Pour ce faire, vous pouvez, par exemple, demander à vos commerciaux de tenir un registre des kilomètres parcourus en y intégrant la date, la raison de déplacement, les kilomètres parcourus et, si besoin est, l’adresse de départ et d’arrivée.
Bonjour je suis Infirmière libérale remplaçante, je paye mon essence avec ma carte professionnelle. Et chaque année j’utilise les frais kilométriques sur la déclaration 2035 pour faire diminuer mon BNC de ma déclaration de revenu. Est ce plus favorable de déclarer ses IK sur sa déclaration des impôts de société ? Cordialement
Bonjour Maëva,
Deux solutions s’offrent à vous :
– Vous payez tous vos frais sur le compte de la société directement, auquel cas vous obtiendrez une réduction du montant de l’IS équivalent au montant des frais kilométriques, multiplié par le taux de l’IS.
– Vous payez vos frais vous-même et vous vous faites rembourser par votre société les frais en appliquant le barème kilométrique légal. Dans ce cas, la société réduira le montant de son IS à hauteur des frais kilométriques qu’elle vous rembourse, multiplié par le taux d’IS mais vous aurez perçu de votre côté des frais kilométriques.
👉 En résumé, si le barème kilométrique est supérieur à vos frais réels, cela reste une bonne option.
Bonjour,
Je suis gérant majoritaire de ma SARL. Je souhaitais savoir si le calcul de kilométrage s’effectuait sur mon année bilan (en l’occurrence mars à mars) ou en année fiscale (janvier à décembre).
Donc remise à zéro de calcul kilométrique à partir de Janvier ou à partir d’Avril?
Merci d’avance pour la réponse.
Bonjour Gérard,
Vous devez prendre en compte l’année de votre exercice fiscal. Si votre exercice se termine au 31 mars, alors le calcul du kilométrage se fera du 1er avril au 31 mars de l’année suivante.
Je suis Président d’une SASU, non salarié par cette SASU.
Le siège social de la SASU se trouve à mon domicile.
L’établissement principal se trouve à 60 kms. L’activité (production d’électricité) ne demandant pas une présence permanente je ne dois m’y rendre qu’1 à 2 fois par mois.
Puis-je déduire le IK pour ces déplacements siège social / établissement principal.
Pour les autres déplacements pouvant être concerné par les IK (banque, achat matériel… quel peut être le lieu de départ prit en compte : siège social ou établissement principal ?
Vous remerciant de votre retour.
Bonjour Fabrice,
Vous pouvez déduire ces frais de déplacement siège social – établissement, oui. Pour les autres déplacements, vous devez calculer par rapport au véritable lieu de départ. Si vous partez du siège social, il faut prendre ce point de départ. Les kilomètres réalisés doivent pouvoir être justifié.
Merci pour le retour.
En faisant des recherches j’ai pu trouver une information limitant la distance de déplacement à 40 kms (mais dans le cas de salarié de a SAS ma semble t’il)… cette limite kilométrique s’applique t’elle au cas évoqué dans mon message initial ?
Bonjour Fabrice,
Cette limite de 40km s’applique pour les trajets domicile travail des salariés. Dans votre cas, il s’agit d’un trajet siège social établissement, car votre lieu de travail principal semble être votre domicile. Dans ce cas, cette limite ne s’applique pas.
Bonjour,
Je suis au frais kilométriques j’ai acheté une voiture occasion 2 places par un crédit fait sur mon entreprise – puis je continuer à déduire les indemnités kilométriques et en plus passer mes échéances de prêt ?
Merci
Cordialement
Jean Georgelin
Bonjour Jean,
Non vous ne pouvez pas déduire les échéances de prêt professionnel. Ces frais, que vous déduisez en amortissement, sont déjà inclus dans les frais kilométriques.
Bonjour,
Je suis DG d’une SASU, je ne me verse pas de salaire et j’envisage des frais kilométriques en plus de pôle emploi. Que dois-je déclarer à la CAF ?
Merci d’avance
Bonjour Charles,
Le remboursement des frais kilométriques ne sont pas à déclarer comme des revenus à la CAF.
Bonjour,
Je suis directeur Générale d’une société, je me fais rembourser les frais d’indemnités kilométriques par mois et non par an, y’a t’il un impact à la fin de l’exercice sociale ? faut il ouvrir un compte courant d’associé sur INDY pour que je puisse me faire rembourser ?
Merci d’avance
bonjour,
mon comptable a réalisé des frais kilométrique sur la société, puis je en fin d année les ressortir du compte pour me les « rembourser » a titre personnel ?
Bonjour Mélanie,
Vous pouvez réaliser un virement vers votre compte personnel, mais cette transaction n’aura aucune valeur comptable : vous devrez la noter comme dépense personnel. Elle ne sera pas comptabilisée comme une charge.
Bjr,
Je suis présidente d’une SASU.
Je ne perçois pas de salaires.
Puis je déduire les frais kilométriques.
Puis je également récupérer la tva (entreprise non soumise à TVA)
Merci d’avance
Bonjour Armelle,
Vous pouvez en effet déduire vos frais kilométriques : attention à bien choisir entre le barème ou les frais réels. Les deux ne sont pas cumulables.
Si votre entreprise n’est pas soumise à la TVA, vous ne pouvez pas la récupérer.
Bonjour,
Je vais créer une Entreprise Individuelle en BNC, je vais devoir acheter une voiture.
Je ne comprend pas si en entreprise individuelle :
– je peux acheter la voiture en perso et donc déduire en frais kilométrique sur mes impots sur le revenu
– ou bien en pro et déduire en frais réel ou IK
Il y a t’il vraiment une différence pro/perso.
Merci
Bonjour Amélie,
Cette article concerne les sociétés, je vous invite à lire celui-ci pour les BNC. 🙂
Dans les deux cas (perso ou pro) vous pouvez utiliser les indemnités kilométriques. Il n’y aura pas de grande différence. Si vous souhaitez utiliser les frais réels cependant, le véhicule devra obligatoirement être dans votre patrimoine professionnel.
bonjour je suis en loa pour une BMW I3 toute électrique et je ne m en set qu’à titre professionnel . J’ai pratiqué 15700 km sur 1 an et dépensé 576 euros d’électricité; ma location est de 362.73 par mois mon assurance de 67.9 par mois quel montant puis je déduire.. merci cdt
Bonjour Philippe, pour estimer le montant des indemnités kilométriques (IK), vous devez faire le calcul en utilisant le tableau présent dans l’article. Ce barème établi par l’administration fiscale vous donnera le montant de vos IK selon le nombre de CV possédés pas votre véhicule et les kilomètres parcourus. Vous pouvez comparer par la suite le montant de vos indemnités kilométriques avec le montant qu’il vous est possible de déduire en frais réels, et estimer ce qui est le plus avantageux pour vous. Il n’est toutefois pas possible de déduire à la fois les indemnités kilométriques et les frais réels (comme l’assurance ou l’électricité) – ce sera donc à vous de choisir ce qui vous convient.
bonjour, pour les frais kilométriques; je ne comprends pas. Si l’on se fait rembourser les frais kilométriques. A t’on aussi le droit de se faire rembourser les frais tels que achat voiture, péages, essence. Je pensais qu’il fallait choisir soit frais kilométriques réels ou frais remboursés/ merci
Bonjour Aurélien, les indemnités kilométriques ne peuvent pas se cumuler avec la déduction des frais réels. C’est à vous de choisir selon l’utilisation que vous avez de votre véhicule. Le barème des IK prend en compte tous les frais liés à l’usage professionnel de votre véhicule, comme l’essence ou l’entretien.
Bonjour,
Pourriez-vous m’expliquer comment marche l’indemnité du de 5 a 15 000 km. Je vois que pour 5cv le calcul est (d x 0.323) + 1256.
Que veulent dire les 1256 et comment les récupérer?
Je vous remercie d’avance pour votre retour.
Cordialement,
Marine Desenfans
Bonjour Marine,
Le chiffre que vous mentionnez, 1256, fait référence à un barème établi par l’administration fiscale. En revanche, il correspond à une voiture 6CV. Pour les véhicules 5CV, ce dernier s’élève à 1200.
Par exemple, si votre distance est de 6000 km avec un véhicule 5CV, alors le montant des frais réels calculés selon le barème kilométrique forfaitaire sera égal à (6000 x 0,308) + 1200 = 3048 euros.