Indemnités kilométriques ou frais réels : enfin une réponse claire !

De nombreux articles détaillent les subtilités de calculs des frais liés aux véhicules lorsqu’on exerce en libéral. Mais difficile de répondre à la toute première des questions que l’on se pose : Faut-il choisir plutôt le barème des indemnités kilométriques ? Ou bien plutôt la déduction des frais au réel, facture par facture ? On vous dira « Ça dépend de votre situation, faites vos calculs… ». Eh bien Indy a décidé de prendre le taureau par les cornes et de se mouiller avec une réponse claire plutôt que de vous laisser à des calculs compliqués !
Commençons par un petit rappel des deux protagonistes du match !

Vous devez calculer vos indemnités kilométriques ?
En utilisant Indy, vous n’aurez qu’à entrer vos kilomètres ainsi que les caractéristiques de votre véhicule, et vos kilomètres déductibles seront automatiquement calculés pour vous !
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En résumé : 

• Dans la grande majorité des cas, le barème kilométrique est plus intéressant que les frais réels ; 
• Le barème kilométrique est toujours plus intéressant si le véhicule est au patrimoine personnel de l’indépendant ; 
• Les frais réels sont intéressants si vous faites beaucoup de kilomètres professionnels. 

Frais réels, indemnités kilométriques, quesako ?

Par défaut, si vous ne faites rien, vos charges de véhicule seront déduites aux frais réels. Autrement dit, cela fonctionne comme pour n’importe quelle autre dépense. Vous collectez vos factures pour justifier de vos frais réels, dépense par dépense, ticket par ticket.

Sauf que votre voiture a souvent un usage mixte professionnel et personnel qui vous impose d’appliquer une proportion d’usage professionnel à toutes ces dépenses. De plus, votre voiture peut-être conservée dans votre propre patrimoine personnel. Ou bien être détenue au patrimoine professionnel de votre entreprise individuelle. L’impact fiscal est différent et les possibilités de déduction varient en conséquence.

En résumé, ça devient tellement complexe que l’État a décidé de fournir un barème avec des indemnités kilométriques pour englober tout ça et remplacer tous ces calculs d’apothicaires.
Et pour une fois que l’État essaie de nous simplifier la vie, il faut le souligner !
Oui, sauf que ça ouvre un débat sans fin pour savoir si il vaut mieux justifier dépense par dépense au réel, ou bien utiliser ce barème avec indemnités kilométriques calculé à partir d’un simple coût par kilomètre roulé.

Tranchons ensemble une bonne fois pour toutes ce débat!

Quelle est la meilleure option pour vous ?

Ne tournons pas autour du pot. Dans 98% des cas, le barème d’indemnité kilométrique est plus intéressant pour vous qu’une déduction aux frais réels. La raison principale est liée aux règles fiscales d’amortissement du véhicule. C’est à dire aux règles de la déduction qui est liée à son usure normale et à sa décote de prix.

L’amortissement, une charge importante

L’amortissement du véhicule, c’est une charge importante. Si on estime un ordre de grandeur de cet amortissement, les impôts recommandent un amortissement d’un véhicule neuf sur 5 ans. Ainsi, un véhicule acheté pour 18000 euros va générer un amortissement d’un quart de sa valeur, soit 3600€ chaque année pendant 5 ans à cause de l’usure et de sa décote. Ce sont 3600€ potentiellement déductibles, donc autant de revenus en moins pour vos cotisations sociales et vos impôts. Se passer de l’amortissement du véhicule serait donc une situation loin d’être optimale que l’on exclut d’office.

Patrimoine privé versus patrimoine professionnel

Pour bénéficier de cet amortissement du véhicule si vous êtes aux frais réels, alors votre véhicule doit nécessairement être au patrimoine professionnel, celui de votre entreprise.

En revanche, si vous êtes au barème d’indemnité kilométriques, alors vous en “bénéficiez d’office” puisque le barème inclut dans son calcul un amortissement forfaitaire. La conséquence directe, c’est qu’il devient fiscalement déconseillé de mettre son véhicule au patrimoine de votre entreprise. En effet, sans l’amortissement qui est déjà inclut dans le barème, vous ne déduiriez en plus que quelques intérêts d’emprunt et éventuellement quelques grosses réparations, mais en échange de quoi vous deviendriez imposable sur les plus-value en cas de revente du véhicule donc pas intéressant. Donc lorsque vous êtes au barème d’indemnité kilométrique, votre véhicule est à conserver dans votre patrimoine privé.

💡En résumé, “indemnité kilométrique” va de paire avec “patrimoine privé”.
Tandis que “frais réels” va de paire avec “patrimoine professionnel”.

L’impact de la plus-value au moment de la revente

Du coup, c’est au moment de la revente de votre véhicule que vous vous rendez compte que la balance penche forcément en faveur du barème des indemnités kilométriques.

D’un côté aux frais réels, vous êtes imposés sur les plus-values et donc tout le gain éventuel que vous aviez pu avoir en amortissant le véhicule est réajusté à la valeur réelle du véhicule, la valeur au moment de la vente.

Par exemple, vous pouvez avoir déduit durant 5 ans 5×3600€ = 18000€ en amortissement de votre véhicule neuf en ayant énormément optimisé votre fiscalité. Mais si vous revendez votre véhicule 9000 euros à l’issu de ces 5 ans, vous serez alors imposés et prélevés de cotisations sociales sur la plus-value de 9000€ (la valeur résiduelle est nulle dans cet exemple). Résultat, la fiscalité de la plus-value rattrape ce que vous pouviez avoir l’impression d’avoir économisé jusqu’ici.

De plus, votre amortissement est plafonné à 18300€ maximum (voire même 9900€ si vous achetez un tacot qui émet plus que 200g de CO2 par kilomètre…) . Donc l’idée de gonfler cet amortissement en achetant chez Porsche ne peut pas fonctionner.

De l’autre côté, au barème d’indemnité kilométrique, votre véhicule est resté dans votre patrimoine privé. Donc vous pouvez le vendre à titre privé sans que votre entreprise individuelle ne soit concernée par une quelconque plus-value. Ainsi, ce que vous avez déduit en indemnités kilométriques est définitif. Ce ne sera pas corrigé par une plus-value par la suite.

Refaites les calculs en tenant compte de cette plus-value potentielle à la revente. Le calcul tourne quasiment systématiquement en faveur du barème d’indemnité kilométrique.

Quelques exceptions

L’exception d’un accident non indemnisé par l’assurance

Une première exception concerne les éventuels accidents. Si vous avez un dommage important qui n’est pas remboursé par l’assurance par exemple. Alors vos réparations passent en charge à hauteur de votre quote-part professionnelle dès lors que votre véhicule est dans votre patrimoine professionnel. Si votre véhicule est dans votre patrimoine privé, vous ne pourrez rien déduire, tous les frais seront à votre charge. Les sommes importantes qui sont en jeu peuvent dans ce cas inverser la balance en faveur des frais réels. Difficile toutefois de compter dessus. Surtout que ces charges sont dans l’immense majorité des cas couverts par votre assurance obligatoire.

L’exception due à des frais d’utilisation disproportionnés

Une deuxième exception pourrait concerner un véhicule dont les frais d’utilisation sont vraiment disproportionnés par rapport aux indemnités kilométrique. Par exemple, si vous achetez un Dodge RAM qui consomme 25 litres aux 100 kilomètres. Chaque pneu coûte un demi-bras. En réalité, le plafond d’amortissement de 9900€ pour les véhicules qui consomment plus que 200g de CO2 par kilomètre rend un tel achat désastreux sur le plan économique. Donc si vous avez déjà acquis ce type de véhicule très consommateur, il faut en effet privilégier les frais réels. Mais si vous n’êtes pas dans ce cas, évitez absolument un véhicule gros consommateur. Privilégiez un véhicule dont la consommation est la plus optimale possible. Les véhicules électriques bénéficient eux-aussi du barème kilométriques grâce à une récente majoration de 20% de ces indemnités.

L’exception des véhicules utilitaires

Une troisième exception concerne les véhicules utilitaires. Pour bénéficier du barème forfaitaire des indemnités kilométriques, le véhicule doit être “de tourisme” et donc pas un utilitaire. Impossible pour votre véhicule utilitaire, mais également par extension pour vos éventuels autres véhicules. Ils se voient nécessairement imposer la même règle que votre utilitaire.

Peu de kilomètres exclusivement professionnels

Une dernière exception plus plausible concernerait un véhicule qui fait très peu de kilomètres mais avec une proportion très forte de trajets professionnels et peu de trajets personnels. Si vous faites un aller-retour de 5 kilomètres chaque jour avec votre voiture neuve de 18000 euros par exemple. Dans ce cas, les quelques kilomètres des indemnités kilométriques ne compenseront pas l’amortissement du véhicule au réel. Et même en réintégrant la fiscalité d’une éventuelle plus-value de revente. Mais il vous faut une part professionnelle de l’ordre de 80% ou 90%. Dans ce cas, vous pouvez privilégier une comptabilisation aux frais réels. Vous inscrivez alors votre voiture au patrimoine de votre entreprise individuelle.

Mise en œuvre comptable du barème d’indemnité kilométrique

Dans 98% des cas donc, vous serez amenés à opter pour le barème d’indemnité kilométrique.

L’option pour ce barème s’effectue en début d’année fiscale. Attention, si vous ne choisissez pas explicitement cette option, alors vous serez par défaut aux frais réels. Si vous aviez plusieurs véhicules, elle s’applique d’office à l’ensemble des véhicules.

Vous devez renseigner un historique de l’ensemble de vos déplacements professionnels pour justifier du total de kilomètres effectués. Il vous sera demandé en cas de contrôle. Ils peuvent concerner le trajet domicile-travail dans la limite de 2x40km pour l’aller et le retour (pour les indépendants à l’IR). Ils peuvent aussi concerner des déplacements chez des clients par exemple. Ces kilomètres donnent droit à une charge dont le barème de calcul dépend de la puissance fiscale de votre véhicule, de 3, 4, 5, 6 à 7+ CV fiscaux. Ce barème se trouve juste ici et évolue chaque année.

Le barème kilométrique avec Indy

Si vous utilisez notre logiciel de comptabilité Indy, vous n’avez aucun calcul à faire : tout est automatisé. Vous sélectionnez simplement le type de véhicule et le nombre de kilomètres, et Indy calculera automatiquement vos charges à déduire.

Les péages et parking en frais de déplacements

Les seules dépenses que vous avez le droit de déduire en plus des indemnités kilométriques sont les dépenses qui ne sont pas incluses dans le calcul forfaitaire du barème. Ainsi, seuls les péages et parking sont à comptabiliser dans la catégorie “frais de déplacements” cette fois.

On exclut ainsi les dépenses d’utilisation courante du véhicule à savoir l’essence, l’entretien, les pneus et l’assurance, ainsi que les amortissements ou un éventuel leasing. Si une dépense de ce type est prélevée sur votre compte professionnel, alors elle est à classer dans la catégorie “dépenses personnelles”. Attention à ne pas laisser ce type d’écriture en charge, car une simple dépense d’utilisation comptabilisée en charge peut-être interprétée comme un renoncement au barème kilométrique en cas de contrôle !

Si vous êtes utilisateurs d’Indy et que vous optez pour les indemnités kilométriques, vous pouvez catégoriser manuellement ces dépenses d’utilisation courante dans les dépenses personnelles pour vous protéger contre ce type de mésaventure.

Pas d’immobilisation si vous êtes aux indemnités kilométriques

En optant pour le barème kilométrique, il devient très déconseillé d’intégrer son véhicule au patrimoine professionnel comme indiqué auparavant. Ainsi, évitez absolument de faire paraître votre véhicule dans vos immobilisations. Sinon ce serait assimilé à une détention du véhicule par votre entreprise.

Si votre véhicule est bien dans votre patrimoine personnel, vous renoncez par contre (en connaissance de cause, pour éviter une future plus-value) à déduire les intérêts d’emprunt et les grosses réparations, ainsi que les taxes du propriétaire comme la carte grise.

Dans tous les cas, les amendes de stationnement ou pour excès de vitesse ne constituent pas des dépenses professionnelles déductibles.

Enfin, le service des impôts fournit un calculateur d’indemnité kilométrique en libre-service pour vous permettre de les évaluer.

Si vous avez fait vos estimations de votre côté, vous êtes arrivé à la même conclusion ? Nous répondons à toutes vos questions en commentaire ou en direct sur le live-chat pour les utilisateurs d’Indy.