Comment rédiger un devis lorsqu’on est freelance ?

Vous travaillez en freelance ? Vous n’êtes pas sans savoir que vous êtes dans l’obligation d’effectuer des factures à partir du moment où votre client est un professionnel. Qu’en est-il pour les devis ? Sont-ils obligatoires lorsqu’on est freelance ? Quelles mentions doivent-ils contenir ? Quel outil utiliser pour les rédiger ? Nous vous expliquons tout !

📒 En résumé :

• Le devis est un document précontractuel souvent facultatif. Il est cependant fortement recommandé ;
• Il permet de fixer le cadre d’une mission/prestation entre un prestataire et son client (durée, contenu, prix, garanties…) ;
• Certaines mentions sont à inscrire sur un devis, similaires à celles d’une facture (mention devis, identité, coordonnées, durée de la prestation, prix unitaire… etc) ;
• Avec Indy, créer et personnalisez gratuitement tous vos devis et factures !

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Le devis est-il obligatoire lorsqu’on est freelance ?

Définition

Un devis est un document précontractuel qui permet d’établir les conditions d’une prestation. Une fois le devis accepté par le client par le biais d’une annotation tel que « bon pour travaux », le devis engage le prestataire à respecter ses termes, tels que l’étendue, la durée ou le coût de l’intervention.

Généralement, le devis est accompagné du contrat de freelance. Ce dernier permet au futur client d’appréhender les conditions de la relation à venir, avant la signature du devis.

Que dit la loi ?

Établir un devis, lorsqu’on est freelance n’est en principe pas obligatoire. Sont néanmoins soumises à une obligation d’établir un devis, les activités suivantes :

• Les travaux et dépannage du secteur du bâtiment et de l’équipement de maison
• La prestation de déménagement ;
• Location de voiture ;
• Les activités d’optique médicale ;
• Les opérations funéraires ;
• L’appareillage auditif ;
• La chirurgie esthétique ;
• La prestation de services à la personne
• Les produits et prestations de services destinées à compenser la perte d’autonomie.

Pourquoi rédiger un devis ?

Bien que généralement facultatif, la rédaction d’un devis présente de nombreux avantages pour les deux parties du contrat.

Ce dernier permettra dans un premier temps de fixer les conditions et les garanties relatives au déroulement des missions. C’est également un excellent moyen pour le travailleur indépendant de rassurer son client mais également de promouvoir son activité. En effet, clairement rédigé et bien détaillé, le devis permet au client de juger de la crédibilité et du sérieux du prestataire.

Enfin, bien que le devis soit assimilé à une simple offre tant qu’il n’est pas signé par le client. Une fois ce dernier signé, il a valeur de contrat et est opposable devant le juge en cas de litige. Ce dernier oblige les deux parties :

• Vous, devez effectuer la prestation conformément aux conditions précisées dans le devis ;
• En échange, votre client s’engage à vous payer.

🤔 Devis et facture, quelles différences ? Le devis est à transmettre en amont de l’accord entre le freelance et le client. Ce dernier annonce la prestation, son prix, ses conditions de réalisation et de paiement. Un devis signé engage les deux parties et lance la réalisation de la prestation par le freelance. La facture quant à elle sera envoyée une fois la mission effectuée, pour demander le paiement.

Quelles mentions doivent figurer sur votre devis ?

Les mentions devant figurer sur le devis, sont plus ou moins similaires à celles devant figurer sur une facture freelance. Les voici :

• La mention “devis” est obligatoire. Cette dernière devra être indiquée en haut. Elle permet tout simplement d’indiquer le type de document transmis à votre client.

Les informations relatives à l’identité de votre entreprise

• Vous êtes en auto-entreprise ? Indiquez votre prénom et votre nom. Sinon indiquez la raison sociale de votre entreprise ;
• Les coordonnées de votre entreprise avec votre adresse postale, ou l’adresse de votre siège social ;
• Votre numéro de SIRET ou de SIREN ;
• Vous êtes commerçant ? Vous devez indiquer le numéro RCS suivi du nom de la ville d’immatriculation ;
• Vous êtes artisan ? Indiquez le numéro RM suivi du numéro du département de l’immatriculation ;
• Enfin, ajoutez votre numéro de TVA intracommunautaire si vous êtes redevable de TVA.

L’identité de votre client

• Son nom et son prénom ou sa dénomination sociale ;
• Son SIRET s’il s’agit d’une entreprise ;
• Ses coordonnées avec notamment son adresse postale.

Les informations générales concernant votre mission

• Le numéro de votre devis. Ce dernier vous sera utile pour éditer votre facture. Il devra suivre un ordre chronologique ;
• La date d’émission du devis ;
• La durée de validité du devis (cette dernière vous permet de pas rester engagé indéfiniment dans le temps) ;
• Proposition d’une date de début de la prestation ;
• La durée estimée de la prestation.

💡 Bon à savoir : Si vous n’indiquez aucun délai de prestation, vous serez tenus de livrer le bien ou d’exécuter la prestation sans retard injustifié et au plus tard 30 jours après la conclusion du contrat.

Nature et prix de la prestation

• Le nom de la prestation ;
• Les éventuelles réductions de prix (les rabais, remises ou encore ristournes) ;
• Un descriptif détaillé de cette dernière, avec notamment la quantité de chaque produit et service vendu ;
• Le prix unitaire hors taxes (HT) ;
• Le taux de TVA ainsi que son montant (si vous êtes assujetti à la TVA) ;
• Le montant total TTC.

💡 Vous êtes en franchise de TVA ? Ici, vous devrez ajouter la mention « TVA non applicable, art 293 B CGI”. Cette dernière peut être ajoutée en dessous du prix TTC 🤗

Les conditions de paiement

• Les modalités de paiement (paiement éventuel d’un acompte) ;
• Le délai de paiement ;
• Les pénalités applicables en cas de retard de paiement ;
• La signature du prestataire ;
• Ajoutez la mention “Bon pour accord” ou « acceptation du devis en date du” juste au-dessus de la demande de signature.

Comment établir un devis ?

Des modèles de devis disponibles sur internet

Comme indiqué plus haut, le devis doit impérativement mentionner un grand nombre d’informations. Ainsi, vous pouvez, dans un premier temps, vous baser sur des exemples de devis disponibles sur le Net, à personnaliser en fonction de votre mission. N’hésitez pas à vous baser sur notre 👉 modèle de devis 👈, au format Excel.

Un logiciel de facturation, à quoi ça sert ?

Si vous souhaitez vous faciliter la tâche, le logiciel de facturation peut être une excellente option. Ce dernier vous permettra d’établir des devis mais également des factures conformes aux règles en vigueur. Les logiciels vous proposent un grand choix de champs à compléter en fonction de votre situation. Vous pourrez alors créer votre devis en quelques clics, sans aucun risque d’erreur !

Les logiciels vous permettront de gagner un temps conséquent ! Vous pouvez enregistrer vos clients, vos prestations, et surtout transformer vos devis en factures en deux temps trois mouvements !

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Enfin, sachez que d’ici 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour tous les assujettis à la TVA. Cela concerne ainsi tous les freelances qui ne sont pas en franchise en base de TVA. Vos factures devront impérativement respecter un format électronique normé, avec de nouvelles mentions obligatoires spécifiques. Elles devront également être transmises via une plateforme dédiée à cet effet (Chorus Pro). Pour accéder à la plateforme, c’est 👉 par ici 👈 !

Au vu de cette nouvelle obligation, il sera, particulièrement intéressant de vous tourner vers un logiciel de facturation, qui se chargera de cette transmission ! En plus de l’édition des factures, ce dernier vous permettra également d’éditer des devis.

Comment fonctionne Indy ?

Indy propose un module facturation 100% gratuit et facile d’utilisation. Ce dernier vous permet aussi bien de réaliser des factures mais également des devis. Voici un petit tutoriel de la fonctionnalité devis 😉

Dans un premier temps, rendez-vous dans l’onglet « Facturation« , puis cliquez sur « + Nouveau » puis sur « Créer un devis« . C’est également ici que vous pouvez créer une Facture 👇

Une fois cette manipulation effectuée, c’est à vous de jouer ! Remplissez les différents champs en fonction de votre activité, de vos clients et de votre prestation. Vous pouvez également personnaliser votre devis en ajoutant votre logo, en utilisant les couleurs de votre charte graphique… C’est un excellent moyen de vous différencier de vos concurrents ! 👇

💡 En cas d’oubli d’une mention obligatoire, un message rouge apparaît, vous ne pourrez pas vous tromper ! 🤗

Vous souhaitez valider votre devis ? Il vous suffit de cliquer sur « Valider le devis « , vous n’avez plus qu’à valider le numéro de ce dernier ! 👇

Une fois votre devis validé, vous n’aurez plus qu’à valider la date d’émission ! Le tour est joué, vous avez un devis conforme ! 🎉

Ce dernier apparaît désormais dans votre onglet « En attente de signature« . Vous pourrez ensuite le marquer comme signé ou comme décliné.

Vous avez la moindre interrogation au sujet des devis en freelance ? Laissez-nous un message, nous nous ferions un plaisir de vous éclairer ! 💡