Comment rédiger un PV d’assemblée générale en SARL ?

À l’issue des assemblées générales, qui réunissent les membres d’une société (associés, actionnaires, collaborateurs…), un procès-verbal est légalement demandé afin de conserver une trace écrite des discussions. Ce précieux document permet d’exprimer de façon concrète des prises de décision et de présenter les comptes annuels. Regardons comment fonctionne ce PV d’assemblée générale qui fait partie intégrante des documents comptables des SARL.

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📝 En résumé :

• Le PV d’AG est un document visant à résumer la réunion. Il permet de légitimer les grands changements en SARL ;
• Un PV d’assemblée générale doit contenir plusieurs mentions obligatoires comme le lieu et la date de l’AG, l’identité de chaque personne présente, l’ordre du jour, etc. ;
• Le PV d’assemblée générale en SARL doit être rédigé sous forme de notes manuscrites ou dactylographiées pendant la réunion ;
• Une fois mis en forme et signé, il doit être envoyé au greffe du Tribunal de commerce ;
• En SARL, c’est généralement la personne qui préside l’assemblée qui rédige le PV ;
• Pour générer votre PV d’AG, vous pouvez opter pour le logiciel de comptabilité Indy !

Qu’est-ce que le PV d’assemblée générale ?

Le PV d’assemblée générale ordinaire (ou extraordinaire si elle répond à une urgence majeure) fait référence à un document qui résume le déroulé de la réunion, et qui permet de légitimer les grands changements en SARL, comme :

• La constitution de la SARL ;
• La modification dans les statuts ;
• La modification du versement des dividendes ;
• La dissolution et liquidation de la société ;
• Et plus encore : présentation d’un rapport de gestion et/ou des comptes annuels, changement dans les apports, présentation de nouvelles stratégies, déplacement du siège social, etc.

Autrement dit, le PV vient rapporter ce qui a été exprimé lors d’une assemblée générale par les différentes parties présentes en SARL et vient authentifier toutes les prises de parole. Il peut d’ailleurs servir de preuve en cas de litige.

Que doit contenir le PV d’assemblée générale ?

Plusieurs mentions doivent obligatoirement apparaître sur un PV d’assemblée générale, comme :

• Le lieu de l’AG (visioconférence possible !) ;
• La date de l’AG ;
• La forme juridique de la société ;
• L’identité de chaque membre présent (ou leur représentant) pour une SARL ;
• Le nombre de parts sociales de chaque membre présent pour une SARL ;
• L’ordre du jour ;
• Le résumé des discussions abordées ;
• Une conclusion.

En fonction des événements qui se déroulent lors de l’assemblée générale, certaines informations supplémentaires peuvent être demandées :

• En cas de vote en SARL, il est nécessaire d’avoir le nombre de votes pour et de votes contre, ainsi que le résultat. L’objet du vote doit impérativement être détaillé ;
• En cas d’incident de tout type en AG, comme un incident technique, ce dernier doit être mentionné sur le PV ;
• Si des documents ont circulé ou ont été présentés pendant l’assemblée générale, ils doivent être ajoutés en annexe du PV. Quelques exemples : convocation à l’AG, procuration, feuille de présence émargée, comptes sociaux, rapports de gestion, bilans, etc.)

Comment rédiger et publier le PV d’assemblée générale ?

Le PV d’assemblée générale en SARL doit être rédigé sous forme d’une prise de note manuelle ou dactylographiée pendant la séance. Après avoir été mis en forme et signé, il doit être transmis au greffe du Tribunal de commerce.

En cas de modification dans les statuts ou autre changement majeur, c’est le greffe du Tribunal de commerce qui inscrit cette modification au Registre du Commerce et des Sociétés, ainsi qu’au BODAC (Bulletin officiel des annonces commerciales). Par ailleurs, si le PV contient des résolutions à des votes soumis lors de l’AG, et que de nouvelles décisions ont donc été prises, ces dernières devront être publiées dans un journal d’annonces légales.

🤓 Vous devez conserver chaque PV de façon chronologique dans le registre social de votre SARL pendant au moins six ans.

Que faire en cas d’erreur sur le PV ?

Si une information qui apparaît sur le PV n’est pas correcte, vous pouvez facilement la modifier en barrant l’erreur, et en inscrivant la bonne information à la place. Vous pouvez également faire l’usage d’astérisque ou d’un numéro de renvoi si besoin.

Enfin, vous pouvez rajouter des informations manquantes à la fin du PV ; assurez-vous toutefois que les modifications sont numérotées et surtout paraphées pour être valables !

Qui doit rédiger et signer un PV d’assemblée générale en SARL ?

Qui doit rédiger le PV d’assemblée générale ?

En SARL, c’est généralement la personne qui préside l’assemblée qui rédige le PV. Néanmoins, dans des structures plus importantes, un(e) secrétaire ou autre rédacteur ou rédactrice peut être désigné pour l’écrire. Si le PV est délégué à un membre de la société, sa rédaction doit rester supervisée par le ou les gérant(s), car sa responsabilité civile reste engagée.

Qui doit signer le PV d’assemblée générale ?

La paraphe et la signature sont les dernières étapes pour rendre le PV d’assemblée générale officiel ! Plusieurs personnes peuvent apposer leurs paraphes et signatures :

• Le ou les gérant(s) de la société ;
• Toutes les personnes qui sont en mesure de représenter la société, et avec des fonctions sociales, signent le PV ;
• Les autorités compétentes : un juge du Tribunal de commerce, un maire, un adjoint du maire, etc.

💡 Le PV est considéré comme un acte sous signature privée. Par conséquent, il ne nécessite pas l’intervention d’un officier public !

Automatisez votre PV d’assemblée générale

Grâce à la technologie, il est désormais possible de générer un PV d’assemblée générale en bonne et due forme pour les SARL. Vous gagnez du temps et économisez de l’argent pour transmettre aux organes compétents un document clair et sans erreur.

Les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne pour votre PV d’AG

Vous pensiez que les logiciels de comptabilité en ligne que l’on trouve sur le marché ne sont destinés qu’à la gestion des chiffres ? Eh bien non ! Désormais, de nombreux logiciels de comptabilité proposent de créer des documents dits sociaux, dont le PV d’assemblée générale de clôture d’exercice, en plus des autres documents obligatoires comme le Grand livre ou le livre journal.

Bien sûr, il faut veiller à choisir le bon outil adapté à vos besoins. Le logiciel de comptabilité en ligne idéal doit :

• Traiter des documents sociaux et fiscaux propres aux SARL ;
• Être exempt de frais cachés ou de coûts supplémentaires ;
• Être simple à utiliser et accessible depuis n’importe où et n’importe quel appareil ;
• Correspondre aux normes de l’administration fiscale française pour les PV d’AG comme pour le reste de la comptabilité.

En optant pour une solution qui automatise la production de vos PV d’assemblée générale en plus de gérer pour vous votre comptabilité en SARL, vous améliorez votre productivité pour le grand bien de votre activité !

Le tutoriel pour rédiger votre PV d’assemblée générale avec Indy

Notre logiciel de comptabilité Indy s’adapte à la tenue comptable des SARL, et vous permet de générer un PV d’assemblée générale pour une clôture d’exercice en quelques clics seulement.

Après avoir clôturé votre exercice et déclaré votre solde d’impôt sur le revenu, rendez-vous dans l’onglet “À faire” et cliquez sur “Déplier les étapes” afin d’obtenir votre PV. Les étapes sont les suivantes :

1. Indiquez l’affectation du résultat, en gardant en tête que vous devez obligatoirement affecter au moins 5 % de votre bénéfice en réserve légale, jusqu’à ce que celle-ci atteigne 10 % du capital social ;
2. Ajoutez la rémunération du représentant légal pour l’exercice terminé, ainsi que la rémunération maximale qui peut être accordée au titre du prochain exercice ;
3. Entrez l’évolution des capitaux propres ;
4. Ajoutez les informations du PV (date de l’assemblée générale, membres présents, etc.) ;
5. Validez les documents (PV, attestation de confidentialité et feuille de présence) et déposez-les sur infogreffe.fr en même temps que votre bilan, compte de résultat et formulaire 2777 en cas de distribution de dividendes ;
6. Le PV et les documents annexes restent consultables sur votre espace Indy !

Le PV d’assemblée générale est un document dont vous devez impérativement maîtriser les codes en société, puisqu’il est à produire au moins une fois par an en SARL.  Avec un bon logiciel de comptabilité en ligne adapté aux SARL, créer, éditer et transmettre un PV d’assemblée générale n’a jamais été aussi simple… Alors économisez votre temps en optant pour un logiciel qui s’en charge à votre place !