SCI : comment faire l’état des lieux d’un meublé ?

Vous avez créé une Société Civile Immobilière seul ou avec des associés pour gérer des biens immobiliers et faire de la location meublée ? Sachez dans ce cas que plusieurs obligations vous incombent, à commencer par l’état des lieux. L’état des lieux doit avoir lieu à l’entrée comme à la sortie des locataires. Mais comment procéder ? Quelles mentions obligatoires sont à inclure dans le document correspondant ? Dans cet article, nous vous expliquons tout sur l’état des lieux d’un meublé pour une bonne gestion de votre activité en SCI, c’est parti ! 🏡

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📝 En résumé :

• En SCI (soumise à l’impôt sur les sociétés), l’état des lieux d’un meublé est obligatoire depuis l’entrée en vigueur de la loi Alur en 2014 ;
• Il doit être consigné au sein d’un document écrit (papier ou numérique) et comporter des mentions obligatoires ;
• L’état des lieux d’un meublé en SCI est gratuit lorsqu’il s’effectue en présence du bailleur et du locataire mais payant si un professionnel intervient ;
• Pour contester l’état des lieux d’un meublé, les démarches diffèrent selon l’ampleur du litige (inférieur ou supérieur à 5000€).

L’état des lieux d’un meublé en SCI est-il obligatoire ?

De même que pour un non-meublé, l’état des lieux d’un meublé est un document établi d’un commun accord par le locataire et le bailleur. Il décrit le logement et ses équipements ainsi que leur état d’usure.

Depuis l’instauration de la loi Alur en 2014 (ici), l’état des lieux est obligatoire pour tout logement meublé et doit être annexé au contrat de location (ou bail de location meublée). Il doit être signé par le bailleur et le locataire. Si l’une des deux parties est représentée par un tiers, le mandataire signe l’état des lieux en son nom.

En principe, l’état des lieux s’effectue lors de la remise des clés. Cependant, il est aussi possible de réaliser un pré-état des lieux (appelé « visite conseil »).

Pensez à conserver ce document afin de ne pas faire l’objet de sanctions lors d’un contrôle de l’administration fiscale.

Comment effectuer l’état des lieux d’entrée d’un meublé en SCI ?

🔑 Le déroulement de l’état des lieux d’entrée d’un meublé

En SCI, l’état des lieux d’entrée d’un meublé se produit au moment de l’arrivée du ou des locataires dans le logement. Il sert d’élément de preuve de l’état d’origine des locations meublées.

En règle générale, il est effectué en présence du locataire et du bailleur. Toutefois, il peut aussi se faire en présence de tiers (le représentant, un agent immobilier, etc.).

Attention toutefois : en SCI, le locataire doit donner une procuration au représentant pour que l’état des lieux d’entrée puisse se tenir.

Pour que l’état des lieux se passe dans de bonnes conditions, le bailleur et le locataire doivent disposer des mêmes informations et trouver un terrain d’entente sur le contenu. C’est ce qu’on appelle plus communément le principe du contradictoire.

À noter : une notice d’information sur les droits et obligations des bailleurs et locataires doit être jointe au bail locatif. 📃

Par ailleurs, l’état des lieux doit toujours être consigné au sein d’un document écrit (sur support papier ou sous forme numérique). Il peut s’agir :

• D’un document unique qui comporte pour chaque pièce du logement meublé deux colonnes, soit une colonne pour l’entrée du locataire et une colonne pour sa sortie ;
• De plusieurs documents distincts disposant d’une présentation sensiblement identique.

Important à savoir : contrairement à l’état des lieux d’un logement vide, l’état des lieux d’un logement meublé doit contenir l’inventaire détaillé de tous les équipements obligatoires.

⚖️ Les mentions obligatoires de l’état des lieux d’entrée d’un meublé en SCI

L’état des lieux d’un meublé en SCI soumise à l’impôt sur les sociétés doit inclure les mentions obligatoires suivantes :

• Le type d’état des lieux (ici : état des lieux d’entrée) ;
• La date de l’état des lieux ;
• L’emplacement du logement meublé ;
• Le nom / dénomination et adresse ou siège social du propriétaire ;
• Le nom et les coordonnées du ou des locataires ;
• En cas de personnes mandatées pour faire l’état des lieux : inclure dans le document leur nom / dénomination, adresse ou siège social. 
• Le nombre de clés remises, accompagné de leur utilité ;
• La description détaillée de l’état des sols, murs, plafonds, équipements et meubles pour chaque pièce ou partie du logement. Cette description peut être enrichie de réserves ou d’observations ainsi que d’images ;
• Le relevé des compteurs individuels de consommation d’énergie et/ou d’eau ;
• La signature des différentes parties (bailleur, locataire ou personnes mandatées pour effectuer l’état des lieux du meublé de la SCI).

Lors de l’état des lieux d’entrée, le locataire peut également ajouter quelques précisions. Exemple : les compteurs d’électricité, gaz et eau ne sont pas branchés.

Afin de comparer l’état du meublé à l’entrée et à la sortie, le propriétaire et le locataire peuvent appliquer conjointement une grille de vétusté pour distinguer les dommages liés à la vétusté et les détériorations.

Comment effectuer l’état des lieux de sortie d’un meublé en SCI ?

🚪 Le déroulement de l’état des lieux de sortie d’un meublé

Comme l’état des lieux d’entrée d’un meublé en SCI, l’état des lieux de sortie nécessite également la présence du locataire, du bailleur ou d’un représentant.

En SCI, l’état des lieux de sortie d’un meublé peut être fait au moment de la libération du logement ou peu de temps après.

Un désaccord survient sur la teneur du document ? 🤔
Il est possible de faire appel à un commissaire de justice pour réaliser un état des lieux litigieux ou constat locatif. Les frais seront répartis de façon équitable entre les 2 parties, quelle que soit la partie qui a fait la demande.

⚖️ Les mentions obligatoires de l’état des lieux de sortie d’un meublé en SCI

En SCI, l’état des lieux de sortie d’un meublé doit comprendre quasiment les mêmes mentions obligatoires que celui d’entrée. Les mentions qui diffèrent se rapportent :

• À la nature d’état des lieux : l’état des lieux de sortie ;
• À la date de l’état des lieux ;
• À la nouvelle adresse ou lieu d’hébergement du locataire ;
• Aux potentielles évolutions de l’état de chaque pièce du logement.

À savoir : au moment de l’état des lieux de sortie, seules les détériorations anormales du logement ou de ses équipements peuvent justifier d’une retenue partielle ou totale du dépôt de garantie (caution).

Par conséquent, une certaine tolérance est accordée en faveur des différences observées par rapport à l’état des lieux d’entrée liées à la vétusté du logement et de ses équipements.

Quel est le coût de l’état des lieux d’un meublé en SCI ?

Lorsque l’état des lieux d’un meublé en SCI se passe uniquement en présence du propriétaire et du locataire, cela n’implique aucuns frais. L’état des lieux est donc gratuit.

En revanche, si l’état des lieux s’effectue avec l’intervention d’un professionnel (comme un agent immobilier), les frais sont répartis entre les deux parties.

📚 Exemple :

Pour un logement meublé de 60 mètres carrés avec des frais d’agence de 300€ TTC, les frais à la charge du locataire ne peuvent pas dépasser 150€ (soit, 300/2).

En effet, le montant calculé selon les règles en vigueur (3€x60) est de 180€, mais étant supérieur à 150€, c’est la moitié des charges qui s’applique. Si le calcul des 3€ par mètre carré avait donné un montant inférieur à celui-ci, le locataire n’aurait pas dû payer la moitié des frais.

Important à savoir : les frais liés à l’état des lieux de sortie ne sont jamais à la charge du locataire. Ainsi, toute clause stipulant que le locataire doit payer partiellement ou en totalité l’état des lieux de sortie est considérée comme abusive.

Comment contester l’état des lieux d’un meublé en SCI ?

Pour un litige inférieur ou égal à 5000€

Pour contester l’état des lieux d’un meublé en SCI, vous devez :

• 📩 Envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception à votre locataire / propriétaire (seulement si la communication est impossible) ;
• ⚖️ Engager une conciliation auprès d’un conciliateur de justice (démarche obligatoire si la première étape ne permet pas de résoudre le litige) ;
• 👨‍⚖️ Saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal associé au logement loué, en respectant un délai de 3 ans à compter de l’apparition du litige.

Pour un litige supérieur à 5000€

Si le litige est supérieur à 5000€, les démarches à entreprendre sont identiques, à la seule différence que vous pouvez éviter la conciliation puisqu’elle est facultative.

Une question ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera un plaisir d’y répondre ! 🤗