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La tenue d’une comptabilité fait partie des tâches incontournables en entreprise. C’est par ce biais, en effet, que la structure peut répondre à ses obligations fiscales et sociales, et tenir ses documents comptables à jour. Plusieurs solutions s’offrent alors aux chefs d’entreprise : faire la comptabilité eux-mêmes ou la confier à un expert-comptable. Dès lors, comment s’y prendre pour respecter les règles fixées par l’administration fiscale ? Quels sont les avantages de chaque solution et les points de vigilance à avoir en tête ? Voici l’essentiel à connaître !
Qu’est-ce qu’une tenue comptable ?
Définition
La tenue comptable consiste à enregistrer les transactions réalisées dans l’entreprise et les justificatifs associés : factures clients et fournisseurs, reçus, quittances, notes de frais… On parle aussi d’enregistrements comptables ou de tenue de la comptabilité. Les pièces justificatives sont traitées selon le plan comptable général qui sert de norme.
Pourquoi veiller à sa tenue comptable ?
En entreprise, tenir une comptabilité est primordial. Il s’agit pour les dirigeants :
- de répondre à leurs obligations légales fixées par l’administration : en matière de TVA, de déclarations fiscales (sur les bénéfices des sociétés, sur les revenus des indépendants…) ou sociales (auprès de certaines caisses comme l’URSSAF…) ;
- et de rendre des comptes sur l’utilisation des fonds dans la structure et attester les opérations comptables (achats, ventes de biens et services, paiement des salaires…).
L’administration fiscale veille à la bonne tenue de la comptabilité dans les entreprises par le biais de contrôles réalisés ponctuellement, et de façon aléatoire.
Comment avoir une bonne tenue comptable en entreprise ?
Déléguer sa comptabilité à un expert-comptable
Les entreprises ayant les moyens de sous-traiter peuvent confier leur comptabilité à un expert-comptable. Extérioriser cette mission permet aux responsables de la structure de s’appuyer sur un professionnel pour répondre à leurs obligations comptables, et avoir un contact humain pour gérer cette tâche.
Notez que la tenue d’une comptabilité d’entreprise ne peut être confiée qu’à un comptable ou un expert-comptable. Ces professions sont en effet réglementées. En revanche, rien ne vous empêche, en tant que dirigeant, d’assurer vous-même la gestion comptable de votre entreprise : avec un logiciel de comptabilité, par exemple. La saisie peut être automatisée, mais vous restez maître des informations enregistrées conformément au plan comptable, et des documents comptables.
Assurer soi-même sa tenue comptable
En qualité de chef d’entreprise, vous pouvez donc faire le choix de tenir votre comptabilité vous-même. L’enregistrement des pièces justificatives peut être réalisé dans un livre comptable, ou de façon informatisée avec un logiciel de comptabilité.
⚠️ Attention : la tenue d’une comptabilité numérique est réglementée.
Pour une tenue comptable en bonne et due forme, vous devez utiliser un logiciel proposant un fichier des écritures comptables (FEC) conforme au livre des procédures fiscales. Le FEC est un fichier numérique normé contenant des informations sur la structure afin de permettre à l’administration fiscale de calculer les taxes dues par l‘entreprise. De ce fait, vous n’avez donc pas le droit de tenir votre comptabilité sur un fichier Excel ou d’utiliser un logiciel comptable étranger.
Essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise, une bonne tenue comptable peut être confiée à un expert comptable, mais aussi gérée en interne. Pour ce faire, les entreprises peuvent utiliser un logiciel comptable. Attention toutefois à bien respecter les règles fixées par l’administration fiscale. Aujourd’hui, plusieurs logiciels de comptabilité répondent aux normes françaises, dont Indy.
