La tenue comptable est un aspect essentiel dans la vie de toute entreprise. Parmi les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité en ligne figure la possibilité de conserver ses documents comptables sous forme dématérialisée. C’est un atout de taille pour les entreprises tenues d’établir une comptabilité, mais aussi de justifier toutes leurs opérations en cas de contrôle. Mais quelles solutions concrètes existent pour dématérialiser ses documents comptables à des fins de conservation ? Et quelles règles s’appliquent pour sauvegarder ces documents numériques ? Découvrez dans cet article comment conserver vos documents comptables dématérialisés en toute simplicité.

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Documents comptables en entreprise : comment peuvent-ils être dématérialisés ?

Produire ses documents avec un logiciel de comptabilité en ligne

Pour obtenir des documents comptables dématérialisés, le plus rationnel pour une entreprise est de les créer directement au format numérique, avec un logiciel de comptabilité, tout simplement. Pratique et rapide à mettre en place, on trouve de nombreux avantages à la dématérialisation.

L’utilité du logiciel comptable est alors multiple. Avec une synchronisation bancaire, vos livres comptables sont remplis automatiquement, au jour le jour. Finis les retards et oublis dans la saisie des transactions qui sont récupérées directement depuis votre compte en banque. De plus, vous êtes prévenus des échéances à respecter pour les déclarations fiscales et sociales, et les formulaires sont préremplis pour vous permettre de gagner du temps.

Numériser ses documents comptables papier

Si vos documents comptables ont été établis sur un support papier, ou transmis par votre expert-comptable dans ce format, vous devez les numériser pour les stocker sous forme dématérialisée. Ils doivent être scannés à l’identique, sans modification possible a posteriori. Afin d’être lisibles par tous les systèmes, ils doivent par ailleurs être enregistrés au format PDF.

L’administration fiscale privilégiant aujourd’hui les échanges en ligne, le format numérique a tendance à s’imposer dans les envois de documents. C’est déjà le cas en particulier pour les factures qui doivent être transmises par voie électronique dans les transactions avec les administrations.

Comment conserver des documents comptables dématérialisés ?

Combien de temps dois-je conserver mes documents dématérialisés ?

En entreprise, vous êtes tenu de conserver vos documents comptables pendant 10 ans. Cette obligation concerne les indépendants comme les sociétés, quel que soit le statut juridique.

Elle s’applique à différents types de documents :

les documents comptables à proprement parler, comme les livres et balances comptables, les comptes de résultats et bilans, ainsi que les registres d’immobilisations ;
les déclarations sociales ou fiscales (impôts et TVA) ;
et tous les justificatifs servant à justifier les transactions réalisées par la structure (y compris les tickets de caisse).

Lors d’un contrôle de l’administration fiscale, vous devrez en effet, en tant que dirigeant, pouvoir justifier toutes les transactions réalisées dans votre entreprise en fournissant toutes les pièces comptables concernées. Si les services fiscaux vérifient généralement les 3 dernières années d’activités, ils peuvent remonter jusqu’à 10 ans en cas de suspicion de fraude.

En cas de manquement, vous pourriez être condamné à une sanction. Le code général des impôts prévoit ainsi une amende de 1500 euros pour non-présentation d’un document comptable, pouvant s’élever à 25 000 euros si aucun justificatif ne permet de recréer les documents comptables exigés.

Sur quel support conserver mes documents dématérialisés ?

Avec une solution de comptabilité en ligne, vous pouvez conserver vos documents comptables par l’intermédiaire du logiciel, directement au format numérique. En cas de contrôle, vous devez alors pouvoir télécharger les documents des années précédentes, et ce de façon illimitée.

En cas de changement de logiciel, vous devrez avoir un support externe pour conserver vos documents. Une solution à prévoir également si vous numérisez des documents papier, ou si vous les recevez de votre comptable dans ce format avant de les scanner.

Dans tous ces cas de figure, vous pouvez conserver les documents :

sur votre ordinateur, avec une copie externe (sur disque dur ou clé USB) : il est vivement conseillé de faire plusieurs sauvegardes, au cas où ;
ou sur un espace de stockage en ligne sécurisé : le cloud est la meilleure option pour vous assurer de ne perdre aucune donnée, et y avoir accès depuis n’importe quel poste de travail.

Pour conserver vos documents comptables dématérialisés de manière sécurisée, le plus simple est encore, vous l’aurez compris, de disposer d’un logiciel de comptabilité en ligne. Tout en produisant vos documents comptables directement au format numérique, vous bénéficiez aussi d’un système de conservation à distance pour tous les justificatifs et documents comptables qui pourront vous être demandés en cas de contrôle (tickets de caisse, factures, notes de frais…).