Documents comptables : une obligation incontournable pour les indépendants

Les documents comptables occupent une place importante en entreprise. Pas tellement pour des questions de volume puisqu’ils peuvent aujourd’hui être numérisés, mais surtout en termes d’obligations légales. Mais qu’entend-on précisément par documents comptables ? Quelle est leur utilité pour une entreprise ? Et comment les gérer au mieux pour répondre à vos obligations réglementaires ? Découvrez dans ce dossier tout ce qu’il faut savoir sur les documents comptables et les moyens à votre disposition pour bien les gérer dans votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un document comptable ?

En matière de comptabilité, on distingue trois grands types de documents :

1. les documents comptables à proprement parler : c’est-à-dire les livres comptables (grand livre, livre journal et livre des recettes) et le fichier des écritures comptables (ou FEC) obligatoire pour toute comptabilité en ligne ;
2. les déclarations sociales et fiscales, parmi lesquelles les liasses fiscales 2035, 2065 ou 2033 (complétée par un bilan comptable et un compte de résultat) et les déclarations de TVA ;
3. et les justificatifs permettant d’attester les dépenses engagées et recettes réalisées par l’organisation : factures clients et fournisseurs, tickets de caisse, remises de chèque, etc.

Tous ces documents comptables obligatoires établis en réponse à des besoins différents sont à conserver dans l’entreprise.

A quoi servent les documents comptables ?

Les documents comptables sont obligatoires. Ils sont utiles à l’entreprise dans sa gestion et dans les relations qu’elle entretient avec des tiers (administrations, partenaires financiers…).

Rendre des comptes aux administrations

Tout d’abord, l’administration fiscale utilise les déclarations de TVA et liasses fiscales des entreprises pour calculer le montant des taxes et impôts à verser, mais aussi pour vérifier qu’il n’y a pas de concurrence déloyale entre entreprises et avoir une vision sur la santé des entreprises indépendantes.

L’URSSAF (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales) a besoin des déclarations sociales pour calculer le montant des cotisations et les droits des travailleurs, notamment à la retraite. Ces documents servent également à détecter des fraudes à la Sécurité Sociale et établir des statistiques lors d’études INSEE.

Piloter l’entreprise et soigner ses relations avec d’éventuels partenaires financiers

Ce sont aussi des documents clés essentiels pour l’entreprise, qui en a besoin pour piloter ses activités et savoir quand investir. Enfin, les indépendants et dirigeants de société sont souvent amenés à les présenter aux banques et investisseurs pour attester de la bonne santé et la viabilité de l’entreprise : pour un financement professionnel (avec un prévisionnel financier) ou un prêt personnel (dans le cadre d’une acquisition immobilière, par exemple).

Comment bien gérer ses documents comptables en entreprise ?

En entreprise, la tenue d’une comptabilité est obligatoire. Elle doit répondre à certaines règles pour être conforme aux exigences de l’administration. La conservation des documents comptables est par exemple très réglementée. L’utilisation d’un logiciel comptable permet heureusement de faciliter la tâche des entreprises, quel que soit leur statut juridique.

Tenir une comptabilité pour répondre à ses obligations

En France, la tenue d’une comptabilité est imposée par le Code du Commerce. Cette opération consiste à enregistrer toutes les transactions commerciales (achats et ventes) de la structure conformément au plan comptable.

Pour satisfaire à leurs obligations comptables, les dirigeants peuvent :

• tenir eux-mêmes leur comptabilité avec un logiciel comptable : cette solution permet d’établir à la fois les documents et déclarations comptables obligatoires ;
• faire appel à un expert-comptable : il est interdit par la loi de déléguer cette mission à une autre personne physique.

Penser à garder tous les justificatifs comptables

L’intégralité des pièces comptables doit être conservée par l’entreprise afin de pouvoir justifier les enregistrements : ce sont notamment les factures d’achat ou de vente, reçus, quittances, notes de frais… Ces pièces justificatives doivent être enregistrées au fur et à mesure de leur arrivée.

Grâce à la valeur probante des documents numériques, il est possible aujourd’hui de dématérialiser les justificatifs comptables pour ne pas les perdre et les conserver plus facilement. Avec un système de stockage ou un logiciel de comptabilité en ligne, la conservation de ces documents sensibles doit être sécurisée pour être acceptée par les administrations.

Conserver ses documents comptables en bonne et due forme

La conservation des documents comptables et justificatifs est obligatoire. Les pièces ayant servi à établir la comptabilité doivent en effet pouvoir être présentées en cas de contrôle.

A savoir que l’administration fiscale peut contrôler une entreprise sur trois exercices et remonter jusqu’à dix ans en cas de suspicion de fraude. C’est pourquoi la durée de conservation des documents comptables et pièces justificatives a été fixée à 10 ans.

En cas de non-présentation d’un comptable, le Code Général des Impôts prévoit une amende de 1500 euros. Cette sanction peut être portée à 25 000 euros si aucun justificatif ne permet de retracer les opérations comptables de l’entreprise.

Vous devez donc veiller en tant que dirigeant à disposer de toutes pièces comptables, mais aussi vous assurer qu’elles sont toujours lisibles 10 ans plus tard. Ce qui peut être compliqué avec des documents papier comme les tickets de caisse qui ont tendance à s’effacer avec le temps.

Gérer ses documents comptables avec un logiciel de comptabilité

Pour les indépendants souhaitant gérer eux-mêmes leur comptabilité, recourir à un logiciel comptable constitue une aide précieuse. Cette solution représente une économie importante par rapport à la délégation de cette mission à un expert-comptable.

Chez Indy, la tenue comptable est grandement simplifiée par la synchronisation automatique des opérations bancaires et la catégorisation des transactions grâce à l’intelligence artificielle. De plus, la valeur probante des justificatifs est garantie, et il est possible d’éditer en un clic tous les documents obligatoires de la liasse fiscale (2035, 2065 et 2033).

En France, la tenue d’une comptabilité est obligatoire en entreprise. Elle s’accompagne d’une obligation de conserver tous les documents comptables et pièces justificatives ayant permis l’enregistrement des transactions, et de déclarer les activités commerciales réalisées par l’entreprise (à l’administration fiscale et à l’URSSAF). Pour répondre à ces contraintes réglementaires, les indépendants peuvent solliciter les services d’un expert-comptable. Ils peuvent aussi utiliser un logiciel de comptabilité. Plus économique, le recours à une solution de comptabilité en ligne comme Indy permet d’éditer simplement vos déclarations comptables et dématérialiser vos pièces justificatives pour en simplifier la conservation dans le temps.