Durée de conservation des documents comptables : quelles sont vos obligations ?

La tenue d’une comptabilité, même réduite, s’impose à toutes les entreprises. C’est une obligation légale fixée par le Code du commerce. Elle sert d’abord à établir vos déclarations fiscales et sociales obligatoires (TVA, impôts, URSSAF…), puis à prouver la véracité de vos déclarations en cas de contrôle. C’est pourquoi vous devez veiller à la bonne conservation de plusieurs documents établis dans l’entreprise. Mais savez-vous précisément quelles documents comptables et déclarations sont à conserver dans votre entreprise ? Connaissez-vous la durée de conservation à prévoir pour être en règle ? Pour vous aider à y voir clair, nous faisons le point dans cet article sur les obligations à respecter en matière de conservation des documents.

Quels documents comptables devez-vous conserver en entreprise ?

La conservation des déclarations sociales et fiscales

Dans leurs relations avec l’administration, les indépendants sont tenus de déclarer périodiquement leurs revenus à l’URSSAF et aux services fiscaux. Les déclarations URSSAF peuvent prendre différentes formes selon les professions : DSFU (Déclaration Sociale et Fiscale Unifiée), DS PAMC (Déclaration Sociale des Praticiens et Auxiliaires Médicaux Conventionnés), etc.

Les déclarations fiscales s’effectuent, quant à elles, via différents formulaires qui dépendent du statut juridique de la structure et du régime fiscal choisi par le dirigeant :

• déclaration 2035 pour les entreprises individuelles au régime réel ;
• déclarations 2042-C-PRO pour toutes les entreprises individuelles (y compris en micro-entreprise) ;
• déclarations 2033 et 2065 pour les sociétés de services.

Les entreprises assujetties à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) doivent également déclarer et reverser les montants collectés, tous les mois (via le formulaire CA3), ou annuellement (via le formulaire CA12).

Tous ces formulaires déclaratifs sont à conserver par l’entreprise en vue d’un éventuel contrôle.

Les documents comptables à conserver obligatoirement

Parmi les documents comptables à conserver obligatoirement dans l’entreprise figurent les livres comptables servant à établir les déclarations sociales et fiscales. Ce sont :

• le livre-journal, qui recense toutes les opérations par ordre chronologique ;
• le grand livre, qui reprend les écritures du livre journal dans l’ordre du plan comptable.

Pour les micro-entreprises dont le régime est simplifié, seul un livre des recettes est requis. Dans les sociétés, un bilan comptable et un compte de résultat sont également obligatoires. Ils sont à conserver avec les procès-verbaux (PV) d’assemblée générale (AG) et les feuilles de paie.

Documents comptables : quelles sont les règles et durée de conservation ?

Une durée de conservation fixée à 10 ans

L’administration fiscale peut contrôler vos comptes sur les trois derniers exercices. Mais en cas de suspicion de fraude, elle peut remonter jusqu’à dix ans. Vous devez donc bien conserver tous vos documents comptables et déclarations fiscales durant 10 ans. Tous les documents (y compris les pièces justificatives) doivent être lisibles, ce qui peut être compliqué avec des tickets de caisse qui s’effacent rapidement.

Non-respect des règles de conservation : les sanctions

Le Code Général des Impôts prévoit une amende de 1500 euros pour non-présentation d’une pièce comptable. La pénalité peut être portée à 25 000 euros si aucun justificatif ne permet de reconstituer les documents comptables demandés.

Comment bien conserver ses documents et déclarations comptables ?

Deux solutions peuvent être envisagées pour conserver vos documents comptables : un archivage papier ou une conservation informatique.

Dans l’entreprise

En format papier comme informatique, vous devez veiller à ne pas altérer la qualité des documents. Sur papier, le stockage en classeur est plus adapté que les boîtes en carton. Attention aux documents dont les encres peuvent s’effacer avec le temps, comme les tickets de caisse.

Pour contrer ces difficultés, l’administration fiscale peut attribuer aux documents numérisés la même valeur juridique que les originaux papier. Cette valeur dite probante nécessite une empreinte numérique permettant de vérifier que les documents n’ont pas été modifiés après numérisation.

Avec un logiciel de comptabilité

Avec un logiciel de comptabilité en ligne comme Indy, vous bénéficiez de la valeur probante de vos documents comptables. Tous les justificatifs déposés sur la plateforme ont la même valeur juridique que leurs originaux papier.

Une durée de conservation de dix ans est requise pour les documents comptables et déclarations (fiscales et sociales) obligatoires dans l’entreprise. Pour vous simplifier la tâche en matière de suivi et de conservation, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité en ligne. Une solution logicielle comme Indy vous permettra ainsi de gagner du temps, à la fois pour établir votre comptabilité et conserver vos documents comptables.