L’enregistrement comptable en entreprise, comment ça marche ?

La tenue comptable est un pilier fondamental de la comptabilité des entreprises. Il s’agit là d’une étape essentielle permettant d’analyser la situation financière d’une structure. Mais, qui doit effectuer un enregistrement comptable ? Comment passer une écriture comptable ? Quel support utiliser ? Nous répondons à toutes ces interrogations et plus encore ! Avec notre guide l’enregistrement comptable n’aura plus aucun secret pour vous ! 🤫

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📝 En résumé : 

La saisie comptable est essentielle et vous permettra d’éditer vos comptes annuels. Cette dernière consiste simplement à :

👉🏼 Identifier le journal approprié à la saisie de vos mouvements (journal classique ou centralisateur) ;

👉🏼 Comptabiliser l’ensemble de vos transactions dans le journal. Vous devrez alors indiquer la date, le compte comptable correspondant ainsi que son libellé, la nature de la transaction, la pièce justificative correspondante, et les soldes au débit et au crédit ;

👉🏼 Vous assurer que les données au crédit et au débit s’équilibrent afin de respecter le principe de la partie double ;

👉🏼 Parce que l’enregistrement comptable peut être complexe et le risque d’erreur est présent, nous vous recommandons de vous faire accompagner par un expert-comptable ou un logiciel comptable tel qu’Indy.

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L’enregistrement de vos données en comptabilité, qu’est-ce que c’est ?

Définition

L’enregistrement comptable consiste à transcrire l’ensemble des flux affectant le patrimoine d’une entreprise dans des journaux comptables. Ces écritures comptables traduisent avec exactitude la situation financière de l’entreprise. Ils serviront ensuite à établir le Bilan comptable, la Balance comptable ainsi que le Compte de Résultat de la structure, documents obligatoires lors de la clôture de votre exercice comptable.

Passer une écriture comptable revient à enregistrer deux mouvements :

• Un au débit ;
• Le second au crédit.

L’enregistrement de vos données comptables repose sur le principe de la partie double, autrement dit, les données au débit doivent être égaux à ceux figurant au crédit.

💡 Bon à savoir : Le support de saisie comptable est totalement libre. Ainsi, vous pouvez aussi bien passer les écritures au format papier ou de façon dématérialisée avec un logiciel de comptabilité en ligne par exemple.

Les mentions obligatoires

Même si vous jouissez d’une certaine liberté quant au support choisi, vous devez tout de même respecter certaines obligations en termes de contenu. Vous devez notamment mentionner :

• La date de la transaction ;
• La référence de la pièce justificative ;
• Le libellé de l’opération (par exemple Achat d’une chaise de bureau chez…) ;
• Le numéro du compte comptable conformément au Plan Comptable Général (PCG) ;
• Le libellé du compte comptable ;
• Le montant de l’opération au débit (à gauche).
• Le montant de l’opération au crédit (à droite).

💡 Bon à savoir : En France, les entreprises sont tenues de conserver toutes leurs pièces justificatives pendant un délai minimum de 10 ans. Ces dernières pourraient vous être demandées en cas de contrôle par l’administration fiscale.

Qui est concerné par l’obligation d’enregistrement comptable ?

L’enregistrement comptable fait partie des obligations comptables de presque toutes les entreprises, exceptés les micro-entreprises. Autrement dit,

• Les sociétés (EURL, SAS, SASU, SARL, SCI…) ;
• Les associations ;
• et même les EI classiques, devront se soumettre à cette obligation !

Légalement la saisie comptable peut être réalisée par n’importe qui : vous n’avez aucunement l’obligation de faire appel à un expert-comptable pour cette tâche. Ainsi, le dirigeant de la structure pourra bien entendu effectuer la tâche. Il lui sera tout de même possible de déléguer cette tâche à un employé ou encore à un prestataire externe.

Comment passer une écriture comptable ?

Étape 1️⃣ : Identifiez le journal comptable

Il existe deux façons d’enregistrer vos écritures comptables. Vous pouvez soit :

• Les enregistrer directement dans un journal unique ;
• Soit dans des journaux auxiliaires qui donnent ensuite lieu à la création d’un journal centralisateur.

Le journal unique

Ce dernier concilie toutes vos transactions, qu’il s’agisse de vos achats, de vos ventes, des mouvements bancaires… Il devra indiquer :

• La date de l’opération ;
• La référence de la pièce justificative ;
• Le libellé de l’opération
• Le numéro du compte comptable ;
• Le libellé du compte comptable ;
• Le montant de l’opération au débit ou au crédit.

Notez que toutes les écritures figurant dans ce journal devront impérativement être reportées dans le grand-livre.

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Les journaux auxiliaires

Souvent privilégier par les entreprises afin d’apporter plus de clarté à leur comptabilité, ce système consiste à créer des sous-journaux qui seront ensuite centralisés dans un journal général. Il existe plusieurs types de journaux auxiliaires, les plus communs sont les suivants :

• Les journaux des achats : qui concilient tous les achats de la structure ;
• Les journaux des ventes : qui regroupent l’ensemble des ventes de la structure ;
• Les journaux de banque : qui comptabilisent tous les mouvements bancaires.
• Les journaux d’opérations diverses : qui reprennent toutes les opérations qui ne concernent ni le journal des ventes, ni celui des achats, ni les journaux de trésorerie (les amortissements sur vos immobilisations, les provisions, les déclarations de TVA…).

Étape 2️⃣ : Choisissez la périodicité de l’enregistrement comptable

Parce que l’enregistrement de vos données comptables doit traduire la situation financière d’une entreprise, il est primordial de tenir ses comptes de façon régulière. Ici deux options s’offrent à vous, vous pouvez tenir vos comptes :

• De façon journalière ;
• Mensuellement.

Tenue des comptes journaliers

En optant pour cette solution, vous faires le choix d’enregistrer vos transactions jour après jour. Bien que cette méthode demande plus de temps, elle vous offrira un aperçu fidèle de la situation financière de votre entreprise jours après jours.

Tenue des comptes mensuels

Étape 3️⃣ : Passez les écritures tout en respectant les principes comptables

Une fois le support et la méthode d’enregistrement de vos informations choisie, vous n’avez plus qu’à procéder à la comptabilisation de vos frais ! Pour cela vous devez respecter certaines règles :

• Enregistrez l’ensemble de vos transactions dans l’ordre chronologique ;
• Attribuez un justificatif numéroté à chaque opération afin de garantir la transparence des comptes ;
• Utilisez le bon compte comptable : Ce dernier vient traduire la nature de l’opération ;
• Respectez le principe de la partie double. Autrement dit, vous devez passer deux mouvements : un au débit et un au crédit. Ces derniers doivent impérativement s’équilibrer ;
• Vous avez commis une erreur ? Appliquez l’écriture inverse pour annuler un enregistrement. Vous pouvez ensuite repasser l’écriture correcte ;

Étape 4️⃣ : Vérifiez que les écritures comptables s’équilibrent

Une fois les opérations intégrées, nous vous recommandons vivement de bien vérifier que le journal respecte le principe de la partie double. Ainsi, la somme des débits, doit être égale à celle des crédits. Dans le cas contraire, l’écriture est déséquilibrée et le journal ne pourra pas être refermé.

Automatisez l’enregistrement comptable

Pourquoi opter pour un logiciel de comptabilité ?

Parce que l’enregistrement comptable peut être particulièrement chronophage et que le risque d’erreur est présent, nous vous recommandons vivement de vous faire accompagner surtout si vous avez peu de connaissances comptables ! Le logiciel de comptabilité en ligne apparaît aujourd’hui comme un allier de taille et une solution alternative économique aux comptables. Cet outil vous permettra de gagner un temps précieux, et vous assurera également une bonne tenue comptable.

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• 🔌 Synchronisez votre compte bancaire. Nous nous chargeons alors de catégoriser vos transactions professionnelles dans les bons comptes comptables ;
• 📰 Nous procédons ensuite à l’enregistrement comptable. Vous pouvez alors visualiser vos journaux comptables ;
• 👩🏽‍💼 Nous nous basons ensuite sur ces journaux pour éditer vos divers documents comptables et déclarations fiscales (Bilan, compte de résultat…). En plus nous nous chargeons de les télétransmettre aux impôts !
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• Et bien plus encore !

Vous avez la moindre interrogation au sujet de l’enregistrement comptable ? Laissez-nous un message en commentaire, nous serions ravis de vous éclairer ! 💡

FAQ : Questions fréquentes

Comment faire un enregistrement comptable ?

L’enregistrement comptable consiste simplement à enregistrer l’ensemble des opérations d’une entreprise dans des journaux comptables. Ainsi, vous devez :

• Identifier le journal comptable approprié ;
• Choisir la périodicité de l’enregistrement comptable (mensuelle ou journalière) ;
• Mouvementer les opérations dans l’ordre chronologique. Vous devrez notamment indiquer la date de la transaction et son libellé, le numéro de compte, le montant au débit et au crédit, et le numéro de la facture d’achat ou de vente correspondante ;
• Vérifier que les montants au débit et au crédit s’équilibrent.

Comment savoir si la transaction va au débit ou au crédit ?

Une transaction au débit correspond à un montant qui entre sur votre compte bancaire, tandis qu’une transaction au crédit en sort, il s’agit ici d’un paiement…tout simplement !

Comment justifier les transactions figurant dans mes journaux comptables ?

En tant que professionnel, toutes vos opérations (aussi bien les achats que les ventes) doivent donner lieu à l’émission d’une facture. Ainsi, lorsque vous réalisez une saisie comptable vous devez impérativement pouvoir justifier chaque écriture à l’aide de la pièce justificative correspondante.