Le guide 2024 sur l’enregistrement comptable d’un achat

Vous avez acheté des marchandises, des fournitures, des matières premières ou encore des prestations de services et vous vous demandez comment enregistrer tous ces achats comptablement ? Pas d’inquiétude, nous sommes présents pour vous aider dans la tenue de votre comptabilité ! Dans cet article, découvrez un guide complet sur l’enregistrement comptable d’un achat : quels comptes créditer ? Quels comptes débiter ? Suivez-nous ! 🚀

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📚 Ce que vous devez retenir :

• Tout achat est matérialisé par une facture d’achat. Ce document permet d’attester une transaction entre un fournisseur et son client ;
• Qu’il s’agisse d’une facture d’achat ou d’une facture de vente, vous devez la conserver pendant une période de 10 ans ;
• L’enregistrement comptable d’un achat se traduit comme suit :
  • Pour un achat classique, il faut débiter un compte de la classe 6 suivant la nature de l’achat ainsi que le compte 44561 et créditer le compte 401 ;
  • Pour un achat à crédit, il faut débiter un compte de la classe 6 ainsi que le compte 445581 et créditer le compte 401. Ensuite, pour chaque mensualité de paiement, il faut débiter le compte 401 ou 404 ainsi que le compte 512 et créditer le compte 44580.

L’achat et la facture d’achat

Tout d’abord, à chaque achat, vous recevez ce que l’on appelle : une facture d’achat, aussi appelée facture fournisseur. Il s’agit d’un document comptable, juridique et commercial qui atteste d’une transaction entre un client et un fournisseur et dans laquelle le fournisseur a livré des services ou des biens en échange d’un certain montant.

Ce document précise la nature de l’achat, la quantité de biens et/ou services achetés, les éventuels rabais commerciaux, le prix unitaire et le montant total dû.

Bon à savoir : la facture d’achat a une valeur légale ! Obligatoire pour faire valoir les droits du fournisseur et les vôtres en cas de litige, elle doit être conservée pendant une période de 10 ans dans le cadre de l’archivage comptable (cliquez ici pour en apprendre plus). Pour chaque exercice comptable, vous devez enregistrer la facture ou les factures d’achat dans les comptes de l’entreprise.

Contrairement à la facture de vente, la facture d’achat est celle que vous recevez de la part de votre fournisseur pour les produits ou services fournis, c’est vous qui payez les frais. Ces dépenses constituent donc pour vous une charge.

Enfin, elle peut être assimilée à un contrat de vente, précisant ainsi toutes les conditions auxquelles la transaction est soumise.

Zoom sur la saisie comptable d’un achat

En comptabilité, saisir un achat revient à enregistrer la charge au débit dans un compte de la classe 6 « Comptes de charges » du Plan Comptable Général (PCG). 

Le saviez-vous ? La comptabilisation des factures fournisseurs intervient dès leur réception, à la date mentionnée sur la facture.

De plus, le compte à débiter varie selon la nature de l’achat effectué :

• Les achats de marchandises destinés à être revendus sans subir de transformation sont enregistrés dans le compte 607 « Achat de marchandises » ;
• Les achats de matières premières vouées à être transformées sont comptabilisés dans le compte 601 « Achat stockés – Matières premières (et fournitures) » ;
• Pour les prestations de services, le compte à débiter varie suivant la nature du service fourni.

Précision importante :

Lorsqu’un achat est enregistré dans le compte 607, les remises et potentiels rabais ne sont pas pris en compte. En effet, ces réductions doivent être enregistrées dans le compte 609 « Rabais, remises et ristournes ». Il en va de même pour la comptabilisation des frais de port et de facturation qui doivent être enregistrés respectivement dans les comptes 624100 et 622000.

Enfin, si un escompte est présent sur la facture, ce dernier doit être comptabilisé dans le compte 765 « Escomptes obtenus ».

Enregistrement comptable d’un achat : comment ça fonctionne ?

Pour un achat classique

Pour tout achat, il est important de distinguer 3 montants :

• Le montant HT (hors taxes) ;
• Le montant TTC (toutes taxes comprises) ;
• Le montant de la TVA facturée.

Le montant de la TVA déductible = montant TTC – montant HT.

L’enregistrement comptable d’un achat se traduit de la manière suivante :

• ➖ Débit du compte 60X en fonction de la nature de l’achat pour le montant HT :
  • Compte 607 pour l’achat de marchandises ;
  • Compte 601 pour l’achat de matières premières et fournitures ;
  • Pour les prestations de services, le compte varie selon leur nature.
• ➖ Débit du compte 44561 « TVA déductibles sur biens et services » ;
• ➕ Crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour saisir le montant TTC.

Dans ce tableau, nous prenons l’exemple d’un achat de marchandises

Après le paiement de la facture, la seconde étape consiste à éponger la dette fournisseur. Cette étape se traduit comme suit :

• ➖ Débit du compte 401 « Fournisseurs » ;
• ➕ Crédit du compte 512 « Banque ».

Pour un achat à crédit

Pour enregistrer un achat à crédit, les écritures comptables sont les suivantes :

• ➖ Débit du compte de la classe 6 « Comptes de charges » qui correspond à la nature de l’achat pour le montant HT ;
• ➖ Débit du compte 445581 « Taxes sur le chiffre d’affaires à régulariser ou en attente – Comptes de passif » pour la TVA ;
• ➕ Crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour enregistrer le montant TTC.

Dans ce tableau, nous prenons l’exemple d’un achat de marchandises

Ensuite, pour chaque mensualité de paiement, il faut :

• ➖ Débiter le compte 404 ou 401 pour le montant TTC de la mensualité ;
• ➕ Créditer le compte 512 « Banque » pour le montant TTC également ;
• ➕ Créditer le compte 44580 « TVA à régulariser » pour la TVA associée à la mensualité.

Pour calculer le délai moyen de paiement des clients, il faut déterminer le nombre de jours nécessaires à l’entreprise pour encaisser les paiements selon les conditions de vente. Ensuite, il faut multiplier ce chiffre par le total des ventes à crédit puis le diviser par 365 jours.

Vous souhaitez vous informer sur l’enregistrement comptable d’une vente ou encore d’un remboursement ? Nous vous invitons à consulter nos articles sur le sujet !

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D’autres questions sur l’enregistrement comptable d’un achat ou un avis à nous faire parvenir ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗