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La balance comptable est un document non obligatoire mais très souvent utilisé. Ce document, issu de la saisie comptable, fait apparaître le total des entrées (crédit) et des sorties (débit) de chaque compte afin d’en calculer le solde. Il existe plusieurs types de balance comptable : la balance générale, la balance auxiliaire et la balance âgée. Comment fonctionne la balance comptable et comment la lire ? Décortiquons le sujet dans ce guide !🕵️
📔 En résumé :
- La balance comptable est un document comptable non obligatoire présenté sous forme de tableau. Il présente, dans l’ordre du plan comptable général, l’ensemble des comptes de l’entreprise.
- Il existe trois formes de balance : la balance générale, la balance auxiliaire et la balance âgée ;
- Son analyse vous permet de faire un contrôle de cohérence avec le bilan, notamment au niveau des comptes de TVA. Ce document facilite la préparation de vos comptes annuels.
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Qu’est-ce que la balance comptable ?
La balance comptable est, par définition, un document permettant d’obtenir une vue détaillée sur l’ensemble des comptes de l’entreprise sur une période donnée. Il est établi à partir de la liste des comptes du grand livre et du livre journal. Assurez-vous en amont d’avoir bien enregistré l’ensemble de vos opérations. L’enregistrement de vos achats ou de vos ventes dans les bonnes lignes comptables est primordial.
Tous les débits et crédit d’une période donnée y sont inscrits. Ce document sert au contrôle des AGA et non des impôts. Il n’est pas obligatoire mais très utilisé. Trois types de balance comptables existent : la balance générale, la balance auxiliaire et la balance âgée. Découvrons ensemble leur signification !
🤓 La balance comptable permet de faire un contrôle de cohérence conjointement avec votre bilan comptable. Elle calcule le solde de chacun de vos comptes en faisant apparaître le total des crédits et des débits.
La balance générale
La balance comptable générale est un document comptable qui liste l’ensemble des comptes utilisés lors de l’exercice. Ils sont classés dans l’ordre du plan comptable. Ce document permet d’obtenir une vue synthétique de vos débits et crédits. Plusieurs informations sont présentes dans une balance générale :
- Le numéro du compte ;
- Le libellé du compte ;
- Le montant des débits ;
- Le montant des crédits ;
- Le solde débiteur du compte ;
- Le solde créditeur du compte ;
- La période.
Voici un exemple de balance comptable générale :
| Compte | Libellé | Cumul | Solde | ||
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | ||
| 101 000 | Capital | 4 000 | 4 000 | ||
| 10 | Capital et réserves | 4 000 | 4 000 | ||
| 16 | Emprunts et dettes assimilés | 2 000 | 20 000 | 18 000 | |
| 1 | CAPITAUX | 2 000 | 24 000 | 22 000 | |
| 21830000 | Matériel bureau et informatique | 448,50 | 448,50 | ||
| 21 | Immobilisations corporelles | 448,50 | 448,50 | ||
| 26 | Participations et créances rattachées à des participations |
15 | 15 | ||
| 28183000 | Amort. mat. bureau et info. | 129,60 | 129,60 | ||
| 28 | Amortissements des immobilisations | 129,60 | 129,60 | ||
| 2 | IMMOBILISATIONS | 463,50 | 129,60 | 463,50 | 129,60 |
| 401CAR | Carburant | 33 | 87 | 54 | |
| 401DIV | Fournisseurs divers | 2 000 | 2 000 | ||
| 40 | Fournisseurs et comptes rattachés | 2 033 | 2 087 | 54 | |
| 41 | Clients et comptes rattachés | 196 | 132 | 64 | |
| … etc. | |||||
| Total général | |||||
🤔 Bon à savoir : la balance générale peut remplacer le bilan détaillé. Il n’est cependant pas obligatoire pour réaliser votre initialisation de bilan.
La balance auxiliaire
La balance auxiliaire diffère de la balance générale car elle ne fait apparaître que les comptes tiers (dits comptes auxiliaires). Elle reprend les toutes les créances clients et fournisseurs se rapportant à l’exercice. Ce sont les comptes 401 et 411 du plan comptable général (PCG). Cela vous permet de visualiser rapidement le montant des sommes à payer et à recevoir. La balance auxiliaire comporte plusieurs mentions :
- Le numéro de compte tiers ;
- Le libellé ;
- Le solde d’ouverture ;
- Le solde de clôture ;
- Le total des débits ;
- Le total des crédits ;
- La période.
Elle se présente également sous forme de tableau :
| Compte | Libellé (nom du client) | Solde ouverture débiteur | Total des débits | Total des crédits | Solde clôture débiteur |
| 411001 | Société A | 1 500 | 5 000 | 1 500 | 5 000 |
| 411002 | Société B | 0 | 1 000 | 1 000 | 0 |
| 411003 | Mr X | 400 | 250 | 650 | 0 |
| … etc. | |||||
| Total | |||||
Les débits correspondent aux factures enregistrées mais non réglées. Les crédits quant à eux font référence aux règlements effectués par le client. Prenons l’exemple de la société A. Vous avez envoyé à la société A des factures à hauteur de 5 000€. La société A, a payé pour l’instant 1 500 euros, c’est-à-dire la facture correspondant à l’exercice précédent (d’où le montant du solde ouverture débiteur). Il reste donc à la société A 5 000 euros à vous régler.
Pour la société B, aucune somme n’est due de l’exercice précédent. Vous avez envoyé à la société B une facture de 1 000 euros. Cette somme a également été créditée entièrement. Le solde clôture débiteur est donc nul. La société B est à jour dans ses règlements.
La balance âgée
La balance comptable âgée va reprendre les informations de la balance auxiliaire en allant plus loin. Dans cette dernière, en effet, les dates d’échéances des paiements vont apparaître. Cela va permettre de ventiler les créances et les dettes de votre entreprise. ce tableau va comprendre :
- Le numéro de compte tiers ;
- Le libellé ;
- Le total de la créance pour le client ou de la dette pour le fournisseur ;
- Le montant des créances/dettes non échues ;
- Le montant des créances/dettes en retard (sur 30 jours, sur 60 jours ou plus…).
| Compte | Libellé (nom du client) | Solde total de la créance/dette | Créances/dettes non échues | Créances/dettes échues (en retard) | Total retardé | ||
| < 0 jours | 0-30 jours | 30-60 jours | +60 jours | ||||
| 411001 | Société A | 2 000 | 1 500 | 500 | 0 | 0 | 500 |
| 411002 | Société B | 12 000 | 3 000 | 5 000 | 1 000 | 3 000 | 9 000 |
| 411003 | Mr X | 6 000 | 0 | 3 000 | 2 000 | 1 000 | 6 000 |
| … etc. | |||||||
| Total | 20 000 | 4 500 22.5% |
8 500 42.5% |
3 000 15% |
4 000 20% |
15 500 77.5% |
|
Comment analyser une balance comptable ?
Pour comprendre le contenu de votre bilan comptable il est impératif que vous compreniez les différentes colonnes de votre document. En effet une balance comptable, en PDF ou autre format, aura des colonnes pour : les différents types de comptes, les soldes de début et de fin de période, les termes de créances et de dettes, les débits et crédit, le total général…etc.
Voici un lexique de rappel des termes suivants :
- Crédit : le crédit se définit comme « un mouvement comptable qui traduit une opération se soldant par un appauvrissement ou un enrichissement de l’entreprise » (source : glossaire Dalloz) ;
- Débit : le débit c’est toute opération qu’un tiers doit à votre entreprise. Par exemple un tiers vous achète un produit, l’opération apparaîtra dans la colonne des débits ;
- Solde : le solde se définit comme « la différence entre le débit et le crédit d’un compte. C’est la somme restant à payer » (source : Larousse) Les soldes de début et de fin de période vous permettent de voir l’évolution de votre compte sur une période donnée ;
- Total général : c’est la somme de toutes les colonnes précédentes afin de vérifier que les débits et les crédits s’équilibrent ;
- Analyse des soldes : une fois que vous avez identifié les soldes de chaque compte, vous pouvez les analyser pour évaluer la santé financière de votre entreprise.
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Quelle est l’utilité d’une balance comptable ?
Vous vous demandez : à quoi sert la balance comptable ? Vous êtes au bon endroit ! Il est tout d’abord important de rappeler que la balance comptable est un document fort utile, mais qu’il n’est pas un document obligatoire. Il permet de vérifier minutieusement l’ensemble des enregistrements et des comptes. La période de la balance comptable coïncide généralement avec celle d’un exercice comptable. En effet, elle est souvent éditée en même temps que votre liasse fiscale qui est à transmettre lors de votre clôture fiscale.
La balance comptable c’est un état préparatoire de vos comptes annuels (compte de résultat et bilan,en savoir plus). Il permet de mettre en évidence la corrélation entre le résultat de l’exercice et le bilan. Il vous faut alors calculer la différence entre les comptes de la classe 7 et 6. Le résultat de l’exercice est inscrit soit au débit du compte 129 en cas de perte, soit au crédit du compte 120 en cas de bénéfice.
⚖️ La balance comptable est un outil qui vous permettra de justifier les variations importantes au sein des comptes ainsi qu’à contrôler la cohérence de vos opérations aidée de votre bilan comptable, notamment au niveau des comptes de TVA.
La balance auxiliaire, et surtout sa version détaillée, la balance âgée, va s’avérer être un outil très pratique afin de surveiller les paiements de vos clients et fournisseurs. Vous saurez en un coup d’œil les sommes en retard ainsi que celles déjà encaissées.
Bon à savoir : les commissaires aux comptes demandent souvent la balance comptable afin de contrôler les comptes d’une entreprise.
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Zoom sur Indy : la solution simple et intuitive pour votre balance
Indy, c’est l’app tout-en-un des indépendants ! Notre but : vous proposer toutes vos outils indispensables au même endroit ! Nous nous adressons à l’ensemble des indépendants allant du micro-entrepreneur au professionnel en société (SAS, SASU, EURL, SARL, SCI).
Nos offres varient en fonction de votre statut juridique pour répondre au mieux à l’ensemble de vos besoins comptables et administratifs.
Facturation, compte pro, comptabilité, pilotage de votre activité…les fonctionnalités sont nombreuses :
- Pilotage de votre activité à l’aide d’un tableau de bord actualisé en temps réel (chiffre d’affaires versus dépenses… etc.) ;
- Synchronisation et classement automatique de vos transactions dans les bonnes lignes comptables ;
- Ajout de vos notes de frais de manière intuitive et rapide, par photo ;
- Création de vos factures et devis. Ils sont 100% personnalisables ;
- Ouverture d’un compte pro 100% gratuit (votre dépôt de capital est inclus).
En termes de déclarations et de documents comptables :
- L’ensemble de vos déclarations obligatoires sont à générer en quelques clics (déclaration de chiffre d’affaires à l’Urssaf, 2035, CFE, TVA, 2042-C-PRO, 2065… etc). Une majorité est à télétransmettre directement aux impôts depuis Indy ! ;
- Vos comptes annuels (bilan comptable et compte de résultat) sont également à obtenir directement sur Indy ;
- Grand Livre, balance comptable, FEC… tous vos documents sont générés au même endroit !
Avec votre compte Indy, vous disposez d’un espace unique afin de gérer votre entreprise, faire l’ensemble de vos démarches comptables obligatoire et bien plus ! Tous vos documents sont conservés en toute sécurité. Vous avez une question ? Notre service client est disponible au quotidien pour vous accompagner dans la bonne gestion de votre activité.
À quoi ressemble votre balance comptable sur Indy ?
Sur Indy votre balance comptable est automatiquement et gratuitement générée, et ce pour toutes les formes juridiques ! Pour y avoir accès il vous faudra simplement vous connecter à votre compte et vous rendre dans l’onglet « Documents ». Vous aurez alors la possibilité de visualiser votre balance comptable ou de la télécharger au format PDF ou Excel. Voici un exemple de l’interface, voulue simple et intuitive :
Vous pouvez avoir accès à votre balance comptable à tout moment, il évolue au cours de l’année et se met à jour en continu. Une fois téléchargé, vous disposez donc de l’état financier de votre entreprise à l’instant T. La saisie de vos transactions dans les bonnes lignes comptables est nécessaire. Assurez-vous que les opérations de remboursement par exemple soient bien enregistrées dans les bons comptes. Voici à quoi ressemblera votre balance comptable à 6 colonnes :
Modèle simple de balance comptable
Si vous faites appel à un logiciel de comptabilité comme Indy, votre balance comptable est souvent générée automatiquement. Toutefois, si vous souhaitez le réaliser en autonomie, vous pouvez réaliser votre balance comptable à 6 colonnes (ou 5) via un tableau de type Excel (à télécharger si dessous) :
Voici un modèle de balance comptable à télécharger au format Excel 👉 Votre modèle Excel de balance comptable ici !
Pour vous rendre compte du contenu, voici un exemple de balance comptable simple que vous pouvez reproduire gratuitement sur Excel :
| Compte | Intitulé du compte | Débit | Crédit | Solde |
| Numéro | Intitulé | Montant | Montant | Montant restant (différence entre débit et crédit) |
| Exemple de fonctionnement : | ||||
| 108200 | Dépense personnelle | 450 | 0 | 450 |
| 108900 | Apport personnel | 0 | 380 | -380 |
| 210000 | Immobilisation | 3 000 | 2 000 | 1 000 |
| 445510 | TVA à payer | 8 000 | 9 000 | – 1 000 |
| 445610 | TVA déductible | 500 | 600 | – 100 |
| 512001 | Banque 1 | 20 000 | 5 000 | 15 000 |
| 613500 | Location de matériel | 100 | 0 | 100 |
| 625300 | Frais de repas hors domicile | 200 | 0 | 200 |
FAQ – Questions fréquentes
Comment différencier le débit du crédit dans une balance comptable ?
Les notions de débit et de crédit sont fondamentales pour comprendre et analyser votre balance comptable. Pour simplifier retenez que le débit concerne les opérations qui entrent dans votre entreprise. À l’inverse le crédit désigne toutes les opérations qui en sortent. Une opération de crédit peut donc être utilisée pour augmenter un solde créditeur ou bien pour réduire un solde débiteur. Dans une balance, ces deux notions apparaissent dans des colonnes séparées.
- Débit : flux entrant ;
- Crédit : flux sortant.
Où trouver les informations à intégrer dans la balance comptable ?
La balance comptable est établie à partir des comptes présents dans votre livre journal et dans votre grand livre. Elles réunissent donc l’ensemble des opérations de votre compte bancaire. Toutes les sociétés commerciales, les professions libérales et les associations doivent tenir un journal comptable. Cette obligation est réduite pour les micro-entrepreneurs. Cela vaut donc pour toutes les sociétés (EURL, SARL, SAS, SASU) inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS).
Vous avez davantage de questions sur la balance comptable ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝
