Journal des ventes : définition et explications

En France, toutes les entreprises sont dans l’obligation de tenir une comptabilité stricte et rigoureuse. Les obligations comptables et fiscales varient d’un statut juridique à l’autre. Cependant, quelle que soit la forme juridique à laquelle vous appartenez, si vous exercez une activité de vente, vous devrez remplir un livre comptable ou journal comptable appelé : le journal des ventes. Dans cet article, nous vous expliquons tout à ce sujet.

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📝 En résumé :

• Le journal des ventes représente le document sur lequel le dirigeant comptabilise l’ensemble des ventes réalisées au cours d’un exercice, de manière quotidienne et chronologique ;
• Il doit être conservé pendant une période de 10 ans ;
• Toutes les entreprises commerciales sont dans l’obligation de tenir le journal des ventes, à l’exception des micro-entreprises ;
• Le journal des ventes contient principalement 3 catégories de comptes : les comptes clients, les comptes de produits et les comptes de TVA collectée ;
• Enfin, vous pouvez tenir votre journal des ventes au format papier ou au format dématérialisé avec un logiciel comptable en ligne par exemple.

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Le journal des ventes, de quoi s’agit-il ?

Tout d’abord, le journal des ventes constitue l’un des journaux comptables, au même titre que le journal d’achat, le journal de caisse, le journal de trésorerie, le journal de banque ou encore le journal des opérations diverses. C’est sur ce document que le dirigeant d’entreprise comptabilise les factures de ventes émises par la structure.

De plus, le journal des ventes fait partie des journaux auxiliaires et sa tenue est obligatoire pour toutes les entreprises exerçant une activité de vente. Son objectif est d’enregistrer quotidiennement et chronologiquement les opérations comptables réalisées durant un exercice. Ainsi, dès lors qu’une entreprise émet une facture, vous devez procéder à l’enregistrement de cette opération dans le journal des ventes.

Parfois, il arrive que certaines entreprises réalisent différents journaux de vente suivant les taux de TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) appliqués ou suivant le type de produits commercialisés.

Enfin, le journal de ventes permet la conservation des justificatifs comptables, nécessaires en cas de contrôle de l’administration fiscale.

À savoir : sa conservation est de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable ! Si vous ne pouvez pas fournir le journal des ventes en cas de contrôle fiscal, vous encourrez une amende égale à 5000€ conformément à l’article 1729 D du Code Général des Impôts (ici). Pour remédier à cela, pensez à scanner vos documents papier au format PDF et/ou à dupliquer vos pièces justificatives sur d’autres supports de stockage (disque dur, clé USB…).

Pour qui ?

La tenue du journal des ventes est obligatoire pour toutes les entreprises exerçant une activité de vente. Il peut notamment s’agir de ventes de marchandises, de prestations ou services, de produits finis…

Le journal des ventes est donc obligatoire pour :

• Les entreprises soumises au régime réel normal d’imposition ;
• Les entreprises assujetties au régime réel simplifié ;
• Les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ;
• Les entreprises relevant du régime de la déclaration contrôlée (réservé aux BNC ou Bénéfices non commerciaux).

Cela concerne aussi bien les entreprises individuelles (EI) que les sociétés de type SARL, EURL, SAS, SASU.

Attention toutefois : les auto-entrepreneurs (ou micro-entrepreneurs) bénéficiant d’un régime simplifié ne sont pas tenus d’établir les journaux comptables dont le journal des ventes. Leurs obligations comptables se résument principalement à l’établissement du livre des recettes et du registre des achats.

Notre modèle de journal des ventes gratuit à télécharger

Si vous le souhaitez, vous pouvez réaliser votre journal des ventes sur Excel. Pour vous simplifier la tâche, nous vous avons d’ailleurs concocté un modèle de journal des ventes à télécharger gratuitement. Sur le document Excel, vous trouverez les 5 colonnes nécessaires à la bonne tenue du journal, à savoir la date, le numéro de compte, l’intitulé du compte, la colonne débit et la colonne crédit.

Pensez bien toutefois à transformer votre tableau en format légalement recevable.

Téléchargez gratuitement votre modèle de journal des ventes via ce lien : Modèle de journal des ventes gratuit à télécharger.

Que contient un journal des ventes ?

Vous vous demandez comment passer une écriture comptable de vente ou comment compléter le journal des ventes ? Suivez-nous, nous vous guidons pas à pas !

En règle générale, le journal des ventes contient 3 catégories de comptes, à savoir :

• Les comptes clients : les comptes qui commencent par 41 ;
• Les comptes de TVA collectée : les comptes commençants par 4457 ;
• Les comptes de produits : les comptes de la classe 7 du Plan Comptable Général (PCG) .

Par conséquent, lors de la comptabilisation de vos ventes au sein d’un registre, il est important de distinguer le montant HT (hors taxes) et du montant de TVA collectée.

Pour chaque opération enregistrée dans un journal comptable, vous devez y indiquer les informations suivantes :

• La date de l’opération ;
• Le numéro de compte ;
• L’intitulé du compte ;
• Le montant de l’opération.

Ainsi, une facture de vente doit être comptabilisée comme suit :

Comment tenir un journal des ventes ?

Pour tenir un journal des ventes, aucun type de support n’est exigé. Ainsi, si vous n’êtes pas féru des nouvelles technologies, vous pouvez tout à fait tenir ce journal au format papier, comme un livre de compte. Cependant, le support papier peut parfois être problématique puisqu’il est plus facile à perdre, susceptible de se détériorer avec le temps et n’offre pas une sécurité des données optimale. En effet, si vous l’égarez, ce document comptable pourrait se retrouver entre de mauvaises mains.

Pour remédier à cela, vous pouvez opter pour le format 100% dématérialisé et utiliser un logiciel de comptabilité en ligne !

Attention : si vous souhaitez réaliser le journal des ventes avec Excel, sachez que ce format n’est pas reconnu par l’administration fiscale. En effet, une fois réalisé, le document ne doit pas pouvoir être modifié ultérieurement, ce que l’outil Excel ne garantit pas. Par ailleurs, il ne doit pas être raturé. Une fois complété, vous devez donc le passer sur un format immuable tel qu’un PDF.

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FAQ – Questions / Réponses

Comment obtenir le journal des ventes au format PDF ?

Pour obtenir votre journal des ventes au format PDF, vous pouvez le réaliser avec Excel puis le convertir depuis Excel au format PDF.

Peut-on réaliser le journal des ventes avec Excel ?

Oui, vous pouvez réaliser le journal des ventes avec l’outil Excel. Cependant, une fois complété, ce journal ne doit ni être raturé, ni pouvoir être modifié ultérieurement, ce que ne permet pas Excel. Ainsi, pensez bien à le passer sur un format légalement recevable afin d’éviter tout ennui en cas de contrôle fiscal.

Où trouver un modèle de journal des ventes gratuit ?

Si vous cherchez un modèle de journal des ventes gratuit à télécharger, nous avons ce qu’il vous faut ! Pour y accéder, nous vous invitons à cliquer ici : Modèle de journal des ventes gratuit à télécharger.

Qu’est-ce que le journal des encaissements ?

Le journal des encaissements constitue l’un des journaux comptables. Il comptabilise les paiements et les remboursements.

D’autres questions concernant le journal des ventes ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un message dans l’espace commentaire ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗