Tout savoir sur le journal des achats

La tenue comptable est un pilier fondamental de la gestion financière des entreprises. Parmi les nombreux outils comptables disponibles, le journal des achats joue un rôle clé dans l’enregistrement comptable des transactions. Mais qu’est-ce que le journal des achats, et pourquoi est-il si important ? Qui est tenu de le remplir, et comment le faire correctement ? Nous répondons à toutes ces interrogations et bien plus encore…suivez-nous ! 📘 

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📝 En bref : 

• Le journal des achats est un document comptable dans lequel sont enregistrées toutes les transactions d’achats effectuées par une entreprise ;
• Il comprend les achats de marchandises, les achats de matières premières ainsi que les frais généraux ; 
• Sont concernés par le journal des achats : Les professions libérales en société, les auto-entrepreneurs réalisant de la vente de marchandises, certaines sociétés civiles et grandes associations ;
• Ce dernier devra reprendre l’ensemble des informations figurant sur vos factures d’achat ; 
• Il peut être tenu de façon dématérialisée ou au format papier. Vous n’avez pas de réelles compétences comptables ? Nous vous conseillons de vous tourner vers un logiciel de comptabilité ou un comptable.

Qu’est-ce qu’un journal des achats ? 

Définition 

Journal auxiliaire du journal comptable, le journal des achats est un document essentiel dans lequel sont enregistrés dans l’ordre chronologique tous les achats effectués par une entreprise au cours d’un exercice comptable. Le journal des achats se concentre sur la nature des dépenses et les enregistre de façon à faciliter leur comptabilisation et leur analyse financière. Il est utilisé pour suivre les dépenses, vérifier leur légitimité et les intégrer dans les états financiers de l’entreprise. 

Ne jetez pas votre registre des achats ni vos factures ! Ces derniers, comme tous vos documents comptables, doivent être conservés pendant 10 ans minimum et pourraient vous être demandés par l’administration fiscale. Pour en savoir plus sur vos autres obligations comptables, c’est 👉🏼 par ici 👈🏼 ! 

Quels sont les achats concernés ? 

Le journal des achats inclut une toutes les dépenses nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Et notamment : 

• Les achats de marchandises : Autrement dit, tous les produits destinés à la revente ; 
• Les achats de matières premières : Les matériaux utilisés dans le processus de fabrication pour créer des produits finis ;
• Les frais généraux : Toutes les dépenses courantes nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, comme l’électricité, l’eau, l’internet et le loyer. 

Qui doit le tenir ?

Professions libérales exerçant en entreprise individuelle

Les professions libérales qui exercent en société doivent tenir un journal des achats, puisqu’elles sont soumises à une comptabilité d’engagement. 

Le journal des achats ne concerne pas les professions libérales en entreprise individuelle (EI), puisque ces dernières sont soumises à une simple comptabilité de trésorerie. 

Certaines auto-entreprises

La plupart des auto-entrepreneurs n’ont pas l’obligation de tenir un journal des achats à moins que leurs activités se concentrent principalement sur la vente de fournitures, de denrées à consommer sur place ou à emporter, de marchandises non transformées, ou encore sur des prestations hôtelières.

Certaines sociétés civiles

Par ailleurs, les sociétés civiles non soumises à l’Impôt sur les Sociétés (IS) ni aux Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) ne sont pas obligées de tenir un journal d’achats. Ici, nous pouvons notamment citer les Sociétés Civiles Professionnelles (SCP), les Sociétés Civiles Immobilières (SCI) ou encore les Sociétés Civiles de Moyens (SCM). 

Les associations

Enfin, les associations de petite taille peuvent tenir une comptabilité de trésorerie, ce qui les dispense de tenir des journaux d’achats et de ventes. Cependant, pour les associations de plus grande taille, il est recommandé de tenir une comptabilité d’engagement, qui inclut le journal des achats. Ces derniers permettent d’assurer une gestion transparente et responsable des fonds. 

Quelle est la forme du journal des achats ? 

Un journal composé de plusieurs colonnes 

Le journal des achats est structuré en plusieurs colonnes, facilitant ainsi l’enregistrement et l’organisation des transactions. Voici les colonnes généralement présentes :

• Date : Cette colonne permet d’inscrire la date de la facture ;
• Numéro de compte : Utilisée pour saisir les différents comptes comme les comptes de charge (comptes 6XXXXX), le compte de TVA déductible (compte 44566X), ou encore le compte du fournisseur (compte 401XXX) ;
• Libellé : Cette colonne permet de saisir le libellé du compte ou des précisions sur la facture d’achat ;
• Débit : Utilisée pour saisir les montants au débit ;
• Crédit : Utilisée pour saisir les montants au crédit.

En fonction du logiciel comptable utilisé, d’autres colonnes peuvent être présentes pour la comptabilité analytique ou pour ajouter des commentaires. Toutefois, les colonnes listées ci-dessus sont essentielles et se retrouvent dans tous les journaux d’achats. 

Quels sont les comptes comptables utilisés ? 

En comptabilité, chaque type d’achat est enregistré dans un compte spécifique du plan comptable général. Voici quelques exemples de comptes utilisés pour les achats :

• 601 – Achats de marchandises ;
• 602 – Achats de matières premières et fournitures ;
• 604 – Achats d’études et prestations de services ;
• 606 – Fournitures non stockées (eau, électricité, etc.)
• 44566 – TVA déductible sur autres biens et services 

Quel support pour le journal des achats ? 

Aujourd’hui, aucune forme n’est imposée pour la tenue de votre journal des achats. Autrement dit, vous pouvez aussi bien le tenir :

• Au format papier en acquérant notamment un journal dans le commerce ; 
• Ou de façon informatisée en vous basant sur des modèles en ligne (modifiables ou au format PDF) et en utilisant un tableur tel qu’Excel ou en vous tournant vers un logiciel de comptabilité (tel que Acomba, Sage ou encore Indy).

Parce que les rayures et les blancs sont interdits, le format dématérialisé s’avère généralement comme une option intéressante ! 

Vous souhaitez tenir votre journal des achats en toute autonomie ? Voici un journal au format Excel à compléter. Vous n’avez pas Excel ? Téléchargez juste ici le modèle en PDF ! 🖨️

Comment enregistrer vos achats ?

Un exemple de journal des achats sera bien plus parlant ! Vous recevez le 30 juin 2024 une facture d’achat de la part de l’entreprise SOCIETE2 suite à un achat de marchandises. Cette dernière comporte les éléments suivants : 

• La date : Le 30/06/2024 ;
• Le fournisseur : SOCIETE2 ;
• Le montant HT  : 100€
• Le montant de la TVA : 10€ (pour une TVA à 10%) ; 
• Le montant TTC : 110€. 

Vous devez tout simplement mettre chacune de ces informations dans la bonne colonne 👇🏻

Le journal des achats, comme tous les journaux comptables, doit impérativement respecter le principe de la partie double. Autrement dit, le total de la colonne des débits et celui de la colonne crédits doivent obligatoirement s’équilibrer. 

Quels sont les autres journaux comptables ? 

Le journal des ventes 

Le journal des ventes recense la totalité des ventes réalisées par l’entreprise. 

Le journal de trésorerie 

Le journal de trésorerie (également appelé journal de banque) répertorie quant à lui tous les mouvements bancaires de l’entreprise.

Le journal des opérations diverses 

Enfin, le journal des Opérations Diverses (OD) regroupe toutes les opérations comptables qui ne sont pas couvertes par les 3 journaux comptables précédents (les écritures de paie, d’amortissement…). 

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Parce que la tenue de votre journal des achats peut être particulièrement chronophage et que le risque d’erreur est présent, le logiciel de comptabilité en ligne apparaît aujourd’hui comme un allier de taille et une solution alternative économique aux comptables.

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