Enregistrement comptable d’un remboursement : comment ça marche ?

Vous avez reçu un remboursement de la part de l’un de vos fournisseurs et vous vous demandez comment l’enregistrer comptablement ? Pas de panique, nous sommes là pour vous aider ! Suivez notre guide détaillé pour apprendre à enregistrer correctement les remboursements reçus et émis. Vous pourrez facilement intégrer ces transactions dans votre comptabilité. Suivez-nous !

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📝 En résumé : 

• Les étapes pour enregistrer le remboursement d’un client : 
  • Enregistrez la vente ; 
  • Traitez l’annulation de la vente ; 
  • Enregistrez le remboursement.
• Les étapes pour enregistrer un remboursement reçu : 
  • Enregistrez l’achat ; 
  • Puis passez les écritures inverses pour l’annuler. 

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Un remboursement, qu’est-ce que c’est ? 

Définition 

Un remboursement est le processus par lequel une somme d’argent est restituée à une personne ou une entreprise après un paiement initial. Cette opération est courante dans divers contextes tels que les retours de produits, les ajustements de facturation, ou les remboursements de frais de formation. 

Le remboursement reçu ou effectué par une entreprise devra obligatoirement faire l’objet d’une (ou plusieurs) écritures comptables.

Le saviez-vous ? Vous devez être en mesure de présenter des pièces justificatives (facture, bon de commande, etc.) pour prouver la provenance de l’ensemble de vos transactions bancaires (remboursements compris). Parce qu’un remboursement ne fait pas toujours l’objet d’un reçu ou d’un bon de retour, nous vous conseillons vivement de conserver toutes les traces écrites pouvant prouver la nature de la transaction.

Remboursement et débours, quelles différences ?

Remboursement

Le remboursement fait référence à la restitution d’une somme d’argent déjà payée. Ce dernier se produit souvent lorsque le paiement initial était incorrect ou lorsque le produit ou service a été retourné. 

Par exemple : Vous remboursez votre client un montant qu’il a déjà payé dans le cadre d’un retour.

Débours

Les débours sont des frais avancés par une entreprise ou une personne pour le compte d’une autre partie. Ces frais sont généralement payés par une entreprise ou un employé au nom d’un client ou d’un tiers et doivent être récupérés par la suite à l’euro près. Les débours ne sont pas des dépenses pour l’entreprise mais des frais remboursables. Pour en savoir plus sur les frais de débours, cliquez juste ici ! 

Par exemple : Votre entreprise avance des frais de déplacement au nom d’un client, ce dernier devra vous rembourser la somme à l’euro près plus tard.

Vous avez remboursé un client 

Vous avez reçu un versement de la part de votre client, et ce dernier vous demande finalement de lui rembourser la somme ? Voici la marche à suivre : 

Étape 1 : Enregistrement de la vente

La vente d’un bien ou d’une prestation doit être enregistrée en créditant un compte de « Produits » du plan comptable général et en débitant le compte « Clients » pour le montant correspondant.

• Pour commencer, créditez le compte « Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises » (compte 70). Ce crédit représente le revenu généré par la vente et augmente votre chiffre d’affaires (CA) ;
• En parallèle, débitez le compte « Clients » (compte 411) pour le montant correspondant. Ce débit indique le montant que le client vous doit et reflète l’augmentation de votre créance. 

Étape 2 : L’annulation de la vente 

En cas d’annulation de la vente, une écriture comptable inverse doit être réalisée pour rectifier l’opération.

• Vous devez commencer par débiter le compte « Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises » (compte 70). Ce débit annule le revenu qui avait été précédemment enregistré, réduisant ainsi le chiffre d’affaires pour refléter l’annulation de la vente ;
• Parallèlement, vous devez créditer le compte « Clients » (compte 411) pour annuler la créance liée à la vente annulée. Ce crédit réduit le montant que le client vous devait, rectifiant ainsi votre créance.

Étape 3 : Enregistrement du remboursement 

Il est maintenant temps d’enregistrer le remboursement.

• Commencez par débiter le compte « Clients » (compte 411). Ce débit représente l’annulation de la créance que le client avait initialement envers vous. En d’autres termes, vous ajustez le montant dû par le client pour refléter le remboursement qui a été effectué ;
• Ensuite, créditez le compte « Banque » (compte 512) pour le montant du remboursement. Ce crédit indique la sortie d’argent de votre compte bancaire correspondant au remboursement effectué. Il reflète la diminution des fonds disponibles en raison du remboursement que vous avez versé au client.

En enregistrant ces écritures, vous reflétez la sortie d’argent et la suppression de la créance. Ainsi, le compte « Clients » est soldé pour le montant remboursé, tandis que le compte « Banque » montre la diminution des fonds correspondant au remboursement. 

Comptabilisation d’un remboursement de la part d’un fournisseur

Vous avez acheté un bien et souhaitez finalement vous rétracter ? Voici comment passer les écritures comptables du remboursement de la part de votre fournisseur.

Étape 1 : Enregistrement de la dépense initiale 

Vous devez dans un premier temps, passer une écriture comptable pour enregistrer votre achat.

• Vous devez commencer par débiter le compte « Achats » (compte 60) pour le montant de l’achat. Ce débit représente le coût des marchandises que vous avez acquises et reflète l’augmentation de vos charges d’achat dans vos documents comptables ;
• Ensuite, venez créditer le compte « Banque » (512) ou le compte « Fournisseur » (compte 401), selon le mode de paiement utilisé. Si vous avez payé directement par virement bancaire ou tout autre moyen de paiement, vous créditerez le compte « Banque » pour indiquer la sortie d’argent de votre compte bancaire. Si l’achat a été effectué à crédit, vous créditerez le compte « Fournisseur » pour montrer le montant dû au fournisseur.

Étape 2 : Enregistrement du remboursement

Vous devez ensuite inverser l’opération comptable effectuée lors de l’achat. 

• Commencez par comptabiliser le remboursement en débitant le compte « Banques » (512) ou « Fournisseurs » (401), en fonction de la méthode de paiement utilisée pour le remboursement. Cette opération de débit reflète l’entrée d’argent sur votre compte bancaire ou la réduction de votre dette envers le fournisseur, selon la manière dont le remboursement a été traité.
• Ensuite, créditez le compte « Achats » (compte 60) pour annuler la dépense initiale. Ce crédit corrige l’enregistrement antérieur de l’achat, réduisant ainsi le montant total des achats dans vos livres comptables. Cela ajuste vos comptes pour montrer que vous ne devez plus la somme initialement enregistrée pour cet achat.

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Vous avez des questions sur l’enregistrement comptable des remboursements ? Laissez-nous un commentaire, et nous serons ravis de vous aider !