Comment faire l’enregistrement comptable d’un remboursement fournisseur ?

Vous avez reçu des marchandises endommagées ? Vous recevrez alors certainement un remboursement de la part du fournisseur. Le traitement comptable d’un remboursement fournisseur nécessite de respecter des étapes précises. Voici un guide étape par étape pour comprendre comment fonctionne l’enregistrement comptable d’un remboursement fournisseur. 📒

Résumé

• Il est recommandé aux fournisseurs d’envoyer un avoir pour rembourser leur client ;
• L’enregistrement comptable d’un avoir fournisseur implique : de débiter le compte fournisseur (401) et de créditer le compte comptable correspondant et le compte de TVA (44566) ;
• Sans avoir, la comptabilisation du remboursement se fait en inversant l’opération comptable initiale ayant eu lieu lors de l’achat (compte 512 et 401) ;
• En cas de trop perçu sur une facture, il est crucial d’ajuster vos comptes pour éviter toute confusion dans votre gestion comptable ;
• Il est important de conserver tous les justificatifs relatifs à un remboursement fournisseur, y compris les notes de frais et les preuves de cotisation.

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Comment fonctionne un remboursement fournisseur ?

Plusieurs raisons peuvent amener à un remboursement fournisseur :

• Un retour de marchandises : lorsque le produit ne correspond pas aux attentes ou est défectueux ;
• Une remise ou une réduction : qui est accordée par le fournisseur pour diverses raisons après la facturation initiale ;
• Une erreur sur la facture : le fournisseur vous rembourse la différence afin de rectifier l’erreur.

En fonction de la manière dont le remboursement du paiement initial est effectué, sa comptabilisation va varier. Si vous souhaitez effectuer l’enregistrement comptable d’un remboursement client, une autre méthode sera à appliquer.

La bonne pratique : envoyer un avoir

Dans l’idéal, lorsqu’une partie de votre marchandise est retournée au fournisseur, ce dernier vous transmettra un avoir, attestant du remboursement.

Pour rappel, l’avoir est un document qui permet de corriger une facture émise. Une facture erronée, en tant que document comptable, ne peut jamais être modifiée. L’avoir est donc un document complémentaire qui va venir corriger la facture précédemment éditée. Suite à une erreur dans une facture, à une marchandise défectueuse ou autres litiges, le fournisseur peut alors transmettre à son client une facture d’avoir. Le client bénéficie alors d’un crédit auprès de son fournisseur, du montant de l’avoir.

En principe, l’avoir émis par le fournisseur est valide pendant 5 ans.

Différence entre l’avoir et le remboursement

Suite à une erreur de facturation, de contenu de la prestation ou de la vente, le fournisseur peut effectuer directement un remboursement ou faire un avoir.

• Un avoir est un document comptable qui corrige ou annule tout ou une partie d’une facture. Le fournisseur, avec un avoir, ne restitue pas directement l’argent, mais déduira la somme des achats futurs ;
• Un remboursement est un versement direct d’argent de la part du fournisseur vers le client (en espèces, par chèque ou virement bancaire). Il s’agit d’un retournement du montant payé pour un produit ou un service qui n’est plus d’actualité, a été modifié.

Procédure d’enregistrement comptable d’un avoir fournisseur

La facture d’avoir doit obligatoirement être enregistrée dans les livres comptables de l’entreprise. L’enregistrement comptable se fait de cette manière :

• On débite le compte fournisseur (401) ;
• On crédite le compte correspondant au contenu de l’avoir ;
• On crédite le compte de TVA correspondant (44566).

En fonction de la nature des biens ou services concernés par l’avoir, le compte à créditer va varier. Voici les principales transactions concernées. S’il s’agit d’une remise fournisseur sur un bien ou un service, alors l’opération sera enregistrée de cette manière :

S’il s’agit d’une immobilisation, le compte crédité avec le montant de l’avoir HT sera le compte de classe 2 correspondant. En cas de doute, consultez les textes de loi !

Enregistrement d’un remboursement fournisseur sans avoir

Un remboursement indirect par le biais de l’avoir permet de réduire la dette et les charges sans affecter la trésorerie de l’entreprise ou de la société, aucune entrée d’argent n’est enregistrée. À l’inverse, le remboursement va réduire la dette tout en enregistrant une entrée d’argent sur le compte bancaire.

Le remboursement fournisseur peut concerner l’entièreté de la facture ou bien qu’une partie. 

Remboursement fournisseur partiel

Enregistrement comptable

Dans le cas d’un remboursement partiel de l’achat initial, alors il est conseillé d’enregistrer ce dernier directement dans le compte d’achat du plan comptable initialement débité. L’enregistrement du remboursement se fait de cette manière :

Bon à savoir : pour vous protéger au maximum, il est nécessaire de conserver tous les échanges relatifs au remboursement (mails, courriers, facture… etc).

Le procédé permet d’inverser l’opération initiale. N’oubliez pas également d’extourner le montant de TVA applicable (pour les entreprises redevables) !

Exemple

Par exemple : vous achetez des marchandises pour 1 000 € HT, avec 20 % de TVA (soit 1 200 € TTC). Vous recevez un remboursement de 500 € HT (600 € TTC) en raison d’un retour de marchandises.

Enregistrement lors de l’achat initial

• On débite le compte 60 « Achats » : 1 000 € ;
• On débite le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » : 200 € ;
• On crédite le compte 401 « Fournisseurs » : 1 200 € ;

Enregistrement du remboursement

• On débite le compte 401 « Fournisseurs » : 600 € pour diminuer la dette ;
• On crédite le compte 60 « Achats » : 500 € pour annuler la dépense initiale ;
• On crédite le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » : 100 € pour ajuster la TVA déduite.

Remboursement fournisseur intégral

Enregistrement comptable

Il arrive également que le remboursement fournisseur porte sur l’intégralité du montant initial de la facture. Le client reçoit la somme intégrale de l’achat sur son compte bancaire. Dans ce cas il est recommandé, pour une bonne tenue comptable :

• D’annuler la saisie concernant l’achat initial ;
• De conserver le mouvement bancaire (de 401 à 512) ;
• D’enregistrer le remboursement du fournisseur via l’écriture inverse (de 512 à 401) afin de solder le compte.

La TVA doit également apparaître dans le remboursement. Il est, comme pour le remboursement partiel, conseillé de conserver toutes les pièces justificatives relatives à l’opération.

Chaque écriture comptable d’un remboursement sera différente en fonction de l’opération dont il est question. Par exemple, pour l’enregistrement comptable d’un emprunt, il faudra créditer le compte 164 « Emprunt » et débiter le compte 512 « Banque ». 

Exemple

Une entreprise a acheté des marchandises pour un montant total de 1 200 € TTC (1 000 € HT et 200 € de TVA). Après réception, un problème de qualité est signalé par l’entreprise. Le fournisseur accepte de rembourser l’intégralité de la facture.

Enregistrement lors de l’achat initial

• On débite le compte 60 « Achats » : 1 000 € ;
• On débite le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » : 200 € ;
• On crédite le compte 401 « Fournisseurs » : 1 200 €.

Cette écriture sera annulée en créditant le compte 60 et le compte 44566 et en débitant le compte 401 (procédé inverse). Le mouvement bancaire doit être conservé.

Enregistrement du remboursement

• On débite le compte 512 « Banque » : 1 200 € suite au remboursement reçu ;
• On crédite le compte 401 « Fournisseurs » : 1 200 € pour solder la dette ;
• On crédite le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » : 200 € refléter le remboursement fournisseur intégral.

Conservez toujours vos justificatifs relatifs à vos factures et avoirs ! Ils sont, en effet, essentiels pour prouver vos opérations en cas de contrôle fiscal. Ces documents vous aident également à garder une trace écrite de vos dépenses et de vos remboursements. En cas de doute, vous retrouvez plus facilement l’historique de vos opérations comptables.

Vous avez davantage de questions sur l’enregistrement comptable d’un remboursement fournisseur ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝