Envoyer une facture électronique : les 3 étapes obligatoires

À partir de 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront envoyer et recevoir des factures électroniques. Le cycle de vie d’une facture électronique est différent d’une facture classique PDF principalement par la manière dont cette dernière doit être envoyée. Que prévoit la loi ? Découvrons ensemble ce qu’il faut savoir pour envoyer une facture électronique. C’est parti !

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En résumé :

• Pour envoyer une facture électronique vous devez obligatoirement passer soit par le portail public de facturation (PPF), par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou par un opérateur de dématérialisation (OD) ;
• L’envoi de votre facture se fait de manière 100% dématérialisée, comportant un socle minimum de données de transactions sous forme structurée ;
• Une fois votre facture créée et déposée sur votre plateforme, elle sera envoyée à celle de votre client. Après un contrôle des données elle sera soit mise à disposition de votre client, soit renvoyée vers votre plateforme. Vous pourrez suivre à tout moment l’état de votre facture ;
• Votre facture sera envoyée peu importe la solution de réception choisie par votre client ou fournisseur.

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Étape 1 – Choix de votre plateforme de dématérialisation

La facture électronique ne peut pas être envoyée simplement par mail, comme une facture PDF classique. En effet, toute entreprise soumise à l’obligation de facturation électronique doit passer par une plateforme de dématérialisation. Cela vaut autant pour les activités de prestations de service que pour les activités industrielles, commerciales et artisanales. Il existe plusieurs types de plateformes, qui seront légalement autorisées à l’émission de ce type de facture d’ici 2026 :

• Le portail public de facturation (PPF) ;
• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ;
• Un opérateur de dématérialisation (OD).

Le portail public de facturation (PPF)

Le portail public de facturation (PPF) est la plateforme officielle déployée par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE). C’est aujourd’hui Chorus Pro qui a été choisie par le gouvernement pour toutes les factures envoyées à des marchés publics (Etat, collectivités territoriales… etc). Toutes les factures électroniques transiteront par défaut par la plateforme officielle, en l’absence de choix contraire. Vous pouvez choisir de passer directement par le PPF, ou par une ou plusieurs autres plateformes (PDP, OD…). Votre choix n’est pas définitif, vous pouvez changer à tout moment !

Le saviez-vous ? Peu importe la solution choisie, les données de vos factures seront automatiquement envoyées à l’administration fiscale. C’est l’obligation d’e-reporting.

Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP)

Plusieurs organismes sont aujourd’hui en attente d’être certifiées par l’administration publique « plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ». Ces plateformes enverront directement vos factures à vos clients et transmettront directement vos données au PPF. La liste officielle des PDP n’a pas encore été publiée sur le site impôts.gouv.fr. La liste des candidats est disponible ici !

Pour faire une facture électronique vous passez par un processus 100% dématérialisé, de l’envoi à la signature électronique. Rien n’est à envoyer au format papier. De plus, un certain nombre de données sont rattachées à votre facture électronique, de son envoi à son archivage. Envoyer une facture PDF par mail ne constitue donc pas une facture électronique.

Les opérateurs de dématérialisation (OD)

Vous pouvez également choisir de passer par un opérateur de dématérialisation pour créer et envoyer vos factures électroniques. Il s’agit de prestataires privés qui assureront la conformité de vos factures avec les obligations légales. Une fois votre facture envoyée, vos données seront acheminées vers un PPD, seules acteurs habilitées à transmettre vos données directement au portail public de facturation. L’avantage de passer par un OD ou une PDP est que vous allez pouvoir choisir le logiciel de facturation électronique qui vous convient le mieux en termes de fonctionnalités, de présentation, de prix… etc. Faire appel à un logiciel de facturation vous permettra d’être aux normes légales mais pas seulement. Vous gagnez, en effet, en efficacité en termes de gestion et d’organisation. Avec Indy, par exemple, vous pouvez également automatiser votre comptabilité, remplir vos déclarations obligatoires et les télétransmettre aux administrations compétentes, ouvrir un compte pro… et bien plus encore !

Étape 2 – Création et dépôt de votre facture électronique

Une fois votre plateforme choisie, la question fatidique se pose : comment faire une facture électronique ? Il vous faudra, tout d’abord, vous connecter sur la plate-forme afin d’y créer directement vos factures électroniques. En passant par le mode portail, vous avez 3 possibilités afin de déposer votre facture électronique :

• Préparer les données de votre facture : il vous faudra alors les saisir dans votre plateforme ;
• Créer votre facture au format structuré : il vous faudra alors simplement la déposer ;
• Ou créer votre facture au format PDF : votre plateforme va extraire les différentes données, après vérification vous pourrez valider la création de votre facture.

Votre facture est alors prête à l’envoi ! Vous envoyez votre facture sous format électronique directement depuis votre plateforme. Vous pourrez alors suivre le statut de votre document directement en ligne. 

Les mentions obligatoires à inscrire sur votre facture électronique apparaissent automatiquement en fonction de votre régime : numéro de facture, SIRET, adresse de livraison, délais de paiement, « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts » pour les entreprises en franchise en base, le prix TTC et le taux de TVa pour les autres… etc.

Étape 3 – Votre facture est reçue par la plateforme et transmise à votre acheteur

Une fois votre facture envoyée, elle est acheminée en direction de votre client. Elle passera par plusieurs statuts avant d’être prise en charge par votre client :

1. La plateforme de votre acheteur va tout d’abord recevoir votre facture ;
   • Votre facture peut être rejetée par la plateforme en cas de raisons technique et vous être renvoyée pour correction ;
   • Sans problème apparent votre facture passera à l’étape suivante ;
2. La plateforme va ensuite mettre à disposition de votre acheteur la facture ;
3. Votre acheteur va accepter la réception de la facture ;
4. Nous passons ensuite aux étapes suivantes du cycle de vie de votre facture : celle du suivi et de son avancement (validation ou renvoi) ainsi que du paiement et de l’archivage.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le cycle de vie complet d’une facture électronique, et non seulement son émission, nous vous conseillons de consulter notre article dédié !

Les situations à connaître pour envoyer votre facture électronique

Plusieurs informations sont essentielles à connaître avant d’envoyer une facture électronique. La réforme vise à uniformiser le paysage économique de la facturation française. Certes un temps d’adaptation sera peut-être nécessaire mais à terme le but est la simplification des différentes démarches et surtout le gain de temps ! Revenons ensemble sur les interrogations qui reviennent fréquemment sur le fonctionnement de l’envoi d’une facture électronique, en fonction de vos acheteurs dans le cadre de la réforme. 

Cas 1 – L’envoi d’une facture à un client qui n’a pas sélectionné de plateforme

Si votre client n’a pas sélectionné de plateforme, votre facture électronique sera envoyée directement sur le PPF, le portail public de facturation (Chorus Pro). C’est la solution de réception et d’envoi par défaut pour toutes les entreprises n’ayant pas choisi une plateforme à partir du 1er septembre 2026. Votre client recevra ensuite automatiquement une invitation à se connecter sur le PPF pour recevoir sa facture, ainsi que pour confirmer à cette occasion son choix de plateforme. Pas de panique, votre facture sera donc toujours envoyée ! Le processus d’émission est le même pour les factures fournisseurs ou acheteurs.

Cas 2 – L’envoi d’une facture à un acheteur qui n’a pas choisi la même plateforme que vous

Pour envoyer une facture électronique vous ne devez pas forcément avoir choisi la même plateforme que votre acheteur. Vous pouvez par exemple passer par un opérateur de dématérialisation quand votre client passe par une des plateformes de dématérialisation partenaire, certifiée par l’Etat. Il en va de même pour un client et un fournisseur ayant choisi deux PDP différentes. Les différentes plateformes seront, en effet, capables de s’interconnecter entre elles afin d’envoyer chaque facture à son destinataire. Aucune démarche additionnelle de votre part n’est requise, la transmission est automatique entre les différents acteurs.

Cas 3 – L’envoi d’une facture à un particulier

Si votre client est un particulier, ou une association non assujettie à la TVA alors vous pouvez continuer à leur transmettre vos factures, via le format que vous souhaitez (facture papier, PDF, par e-mail… etc). Cela vaut pour tous vos clients/acheteurs qui ne seraient pas concernés par la réforme.

⚠️ Attention toutefois à bien transmettre à l’administration fiscale vos données de transaction conformément à l’obligation de e-reporting, qui concerne tous les professionnels assujettis à la réforme dès le 1er septembre 2026 (les données attendues varient en fonction de votre régime de TVA : franchise en base de TVA, régime réel simplifié, régime réel normal…). 

Vous avez davantage de questions sur comment envoyer une facture électronique ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝