Tout savoir sur la piste d’audit fiable et la facturation électronique

À partir de 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront adopter la facturation électronique pour les transactions entre professionnels. Cette réforme vise à améliorer l’efficacité et la transparence tout en réduisant les risques de fraude fiscale. La Piste d’Audit Fiable (PAF), qui garantit l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité des factures tout au long de leur cycle de vie, reste essentielle. Nous vous disons tout ce que vous devez savoir sur la PAF, suivez-nous !

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📝 En résumé : 

• La piste d’audit fiable permet de garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité d’une facture ; 
• Sa mise en place nécessite de mettre en œuvre divers contrôles ;
• La mise en place d’une PAF fiable vous permet d’éviter les sanctions pécuniaires.

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Qu’est-ce que la piste d’audit fiable ? 

Les exigences de la facture électronique 

Avant de rentrer dans le vif du sujet, une petite piqûre de rappel s’impose !

Suite à la mise à jour du BOFIP et à la transposition de la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010, les factures peuvent, depuis 2014, être émises en format papier, PDF ou électronique. Quel que soit le format de la facture, y compris lorsque vous faites une facture électronique, vous devez impérativement respecter certaines obligations comptables et fiscales pour garantir l’authenticité, l’intégrité, ainsi que la lisibilité de vos factures. 

Pour répondre à ces exigences, trois solutions sont envisageables :

• L’utilisation de la signature électronique avancée, certifiée par un certificat RGS 2 étoiles, afin de démontrer que la facture a bien été éditée par une personne fiable ;
• L’échange de données informatisées (EDI) permettant une transmission sécurisée grâce à un logiciel capable de lire et traiter automatiquement la facture  ; 
• La mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF), qui vient assurer la traçabilité ainsi que l’authenticité de la facture.

En l’absence de signature électronique ou d’EDI, les factures sont considérées comme non sécurisées. Les entreprises doivent alors constituer une PAF documentée et permanente pour assurer la traçabilité. 

La piste d’audit fiable, qu’est-ce que c’est ? 

Définition 

La Piste d’Audit Fiable (PAF) est un dispositif crucial introduit par la directive TVA 2010/45/UE, visant à renforcer la transparence et la sécurité des transactions commerciales au sein de l’Union Européenne. Depuis le 1er janvier 2014, cette démarche est recommandée pour toutes les factures, qu’elles soient émises ou reçues sous forme papier ou électronique. Pour consulter la directive, c’est par ici ! 

La PAF se définit comme un processus continu et intégré permettant de garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité des factures en documentant et en contrôlant chaque étape du traitement des documents.

Concrètement, la PAF implique la mise en place de contrôles documentés à chaque étape du cycle de facturation, depuis l’émission jusqu’à l’archivage des factures. Ces contrôles doivent permettre de démontrer clairement le lien entre la facture et les opérations commerciales sous-jacentes, telles que les livraisons de biens ou la prestation de services.

Objectifs

L’objectif premier de la PAF est de reconstituer de manière chronologique l’ensemble du processus de facturation, depuis son origine (comme le bon de commande) jusqu’à la facture finale. 

Elle permet également de garantir que la facture émise ou reçue reflète fidèlement l’opération réalisée et d’établir clairement le lien entre la facture et les services ou produits fournis.

Enfin, la PAF permet de justifier toutes les opérations via un document source, permettant de tracer un chemin ininterrompu entre ce document et la facture, et vice versa.

Qui est concerné par la PAF ? 

Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises françaises sont concernées par la piste d’audit fiable, dès lors qu’elles reçoivent ou émettent des factures : 

• Disposant de factures papier ou numérisées (notamment dans leurs archives) ;
• Et/ou ayant des factures électroniques non sécurisées, émises ou reçues hors EDI (échange de données informatisées) ou sans signature électronique validée par un certificat RGS 2 étoiles.

Cela concerne la grande majorité des entreprises en France. 

Le saviez-vous ? Les entreprises doivent archiver l’ensemble de leurs factures (électronique ou non) pendant 10 ans minimum.

Quel avenir pour la PAF avec la réforme de la facturation électronique ? 

Malgré l’arrivée prochaine de la facturation obligatoire, la règle en matière de PAF demeure la même. Autrement dit, les entreprises devront toujours établir une piste d’audit fiable dès lors qu’elles émettent ou reçoivent des factures ne répondant pas aux normes EDI fiscal ou sans signature qualifiée.

Ainsi les entreprises suivantes devront toujours établir une piste d’audit fiable :

• Les entreprises qui reçoivent des factures de leurs fournisseurs ou prestataires ne respectant pas le format EDI fiscal ou ne comportant pas de signature électronique sécurisée ;
• Les entreprises qui n’émettent pas leurs propres factures selon le format EDI fiscal ou sans signature qualifiée.

Le saviez-vous ?  Pour envoyer une facture électronique vous devrez obligatoirement passer soit par le portail public de facturation (PPF), par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou par un opérateur de dématérialisation. 

Comment mettre en place une piste d’audit fiable ? 

La mise en place d’une PAF passe par plusieurs étapes, les voici : 

1. État des lieux de votre processus de facturation

La première étape consiste à réaliser un audit interne complet pour obtenir une vision globale de votre processus de facturation. Cet audit permet d’examiner chaque étape du flux de facturation, incluant les processus internes en amont (création de bons de commande) et en aval (paiements et réconciliations). Documentez tous les acteurs impliqués et les systèmes utilisés pour bien comprendre le processus existant.

2. Cartographie des flux de facturation

Ensuite, il est nécessaire de cartographier les flux de facturation liés aux achats et aux ventes. Cette cartographie vous permet de recenser tous les documents associés au système de contrôle, y compris les flux, les procédures de contrôle à chaque étape du cycle de vie de la facture, et les différents acteurs intervenants.

L’objectif est de visualiser clairement les flux de facturation et d’identifier les points de contrôle clés, afin de garantir la traçabilité et l’intégrité des factures.

3. Rédaction de la documentation PAF

La rédaction de la documentation PAF est une étape cruciale pour démontrer à l’administration fiscale que les contrôles mis en place sont effectifs. Cette documentation doit détailler le processus commercial, toutes les étapes de facturation, ainsi que les modalités de stockage et d’accès aux factures. L’objectif est de s’assurer que les contrôles internes sont réels et efficaces, et de permettre à l’administration fiscale d’y avoir accès facilement en cas de contrôle. Les exigences varient selon la taille de l’entreprise :

• Pour les très petites entreprises (TPE), il est possible de démontrer oralement le lien entre les factures et les documents commerciaux ;
• Les petites et moyennes entreprises (PME) doivent fournir une documentation synthétique ;
• Les grandes entreprises doivent fournir une documentation détaillée et dématérialisée. Cette documentation inclut la cartographie des applications informatiques, les structures des fichiers utilisés, les modalités de stockage et d’archivage des données, ainsi que les processus de correction des erreurs.

L’objectif ici est de permettre à l’administration fiscale de vérifier que toutes les factures sont authentiques, lisibles et intègres, et que les contrôles mis en place par l’entreprise sont réels et effectifs.

4. Mise en place des contrôles établissant la PAF (CEPAF)

Les contrôles établissant la PAF permettent de vérifier que les trois principes fondamentaux – authenticité, intégrité et lisibilité des factures – sont respectés.

Pour garantir l’authenticité de l’origine. Assurez-vous que les partenaires commerciaux sont identifiés précisément via des mentions obligatoires (numéro de SIRET, Kbis, numéro de TVA intracommunautaire) et un annuaire des contacts professionnels à jour.

L’intégrité des factures est quant à elle vérifiée en s’assurant que :

• Chaque facture correspond à des opérations réelles, attestées par des bons de commande et des preuves de livraison ; 
• Que toutes les transactions sont correctement mentionnées ;
• Qu’il n’y a pas de double traitement ou enregistrement.

Enfin, la lisibilité des factures est garantie par la mise en place de contrôles réguliers pour protéger les fichiers informatisés contre toute perte ou dégradation. L’entreprise doit disposer de solutions de sauvegarde fiables permettant de restaurer les données en cas de panne du système informatique.

Quelles sanctions en cas de souci au niveau de la piste d’audit fiable ?

Lors d’un contrôle de la part de l’administration fiscale, l’absence d’une PAF, ou une PAF incomplète peut entraîner de lourdes sanctions financières, parmi elles : 

• Le rejet de la déductibilité de la TVA. Vous devrez alors rembourser les sommes initialement déduites ; 
• Une amende de 15 euros par omission ou inexactitude sur la facture (amande limitée à 25% du montant de la facture) ; 
• Une amende de 50 % du montant de la transaction si la transaction a été comptabilisée sans facture (montant plafonnée à 375 000 € par exercice comptable). Cette amende peut être ramenée à 5% si l’infraction a été réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant la première demande de l’administration.

Pour conclure, la Piste d’Audit Fiable (PAF) assure la traçabilité, la lisibilité et l’authenticité des factures en documentant et contrôlant chaque étape du processus de facturation. Bien que la facturation électronique devienne obligatoire en 2026, une PAF efficace reste essentielle pour garantir la transparence et la fiabilité de vos transactions.

Des interrogations au sujet de la facturation électronique ? Laissez-nous un commentaire ! Nous serions plus que ravis de vous venir en aide ! 🤗