Quels sont les meilleurs logiciels de notes de frais en 2024 ?

La gestion des dépenses d’une entreprise passe avant tout par une bonne tenue comptable des notes de frais. Gérer les notes de frais au format papier nécessite non seulement un temps considérable mais cela augmente aussi les oublis et/ou erreurs commises. C’est pourquoi, il existe des logiciels de notes de frais qui permettent d’automatiser la gestion de ces documents. Fini les longues heures passées, ce logiciel facilite la collecte et la gestion des justificatifs. Découvrez dans cet article les 10 meilleurs logiciels de notes de frais ! 🧾

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Indy, c’est une application de comptabilité tout-en-un qui automatise la gestion des justificatifs et notes de frais ! Fini les erreurs et oublis, avec Indy, vos notes de frais sont à l’abri ! 🤩
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📝 En résumé :

• Une note de frais est un document qui permet d’obtenir le remboursement des frais professionnels ;
• Les 10 meilleurs logiciels de notes de frais en 2024 sont Indy, Spendesk, N2F, Jenji, Evoliz, ONexpense, Cegid Notilus, Cleemy, Rydoo et Expensya ;
• Pour choisir votre logiciel de notes de frais, vous devez principalement considérer la taille de votre entreprise, la fréquence des demandes de remboursement, l’ergonomie du logiciel, la sécurité, le coût, la conformité légale et le service client ;
• Utiliser ce type de logiciel permet de gagner du temps et de l’argent, de limiter les erreurs, de réduire les délais de remboursement et de limiter le risque de fraude.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Pour comprendre l’utilité d’un logiciel de notes de frais, il convient de comprendre ce qu’est une note de frais.

Une note de frais est un document (au format papier ou dématérialisé) qui permet à un chef d’entreprise ou un salarié d’obtenir le remboursement des dépenses professionnelles. Sur ce document sont consignées toutes les dépenses effectuées pour les besoins de l’activité de l’entreprise :

• Les frais de repas ;
• Les frais de déplacement ;
• Les frais d’hébergement ;
• Etc.

Une note de frais mentionne plusieurs éléments :

• L’identité du fournisseur ;
• La date d’achat ;
• Le descriptif de l’achat ;
• La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée).

Attention ! Une note de frais doit toujours être accompagnée des justificatifs associés afin de prouver le montant de chaque dépense.

Les 10 meilleurs logiciels de notes de frais en 2024

1. Indy

Indy est une application comptable complète (disponible sur mobile et ordinateur) à destination des travailleurs indépendants : micro-entreprise, entreprise individuelle (EI), société (SARL, EURL, SAS, SASU, SCI).

Ce logiciel de comptabilité propose un grand nombre de fonctionnalités dont la gestion des notes de frais et justificatifs ! 

Pour générer une note de frais, c’est très simple ! Il vous suffit simplement de vous rendre dans l’onglet « Transactions », de cliquer sur « Ajouter + » puis sur « Note de frais ». Vous arriverez ainsi sur cette page :

👉 C’est ici que vous pourrez remplir le libellé de la dépense, la date ainsi que les justificatifs associés (qui conserveront la même valeur probante qu’au format papier).

Grâce à l’application Indy :

• Vous pouvez suivre vos dépenses et vos recettes grâce à des tableaux de bord clairs et intuitifs ;
• Vos dépenses professionnelles sont catégorisées selon leur nature : « Frais de déplacements », « Frais de repas », « Entretien et réparation », « Véhicule et carburant », « Frais divers », etc. ;
• Vous pouvez joindre le justificatif à la transaction correspondante par simple photo ;
• Si des dépenses professionnelles sont effectuées en espèces, vous pouvez également les ajouter en cliquant sur l’onglet « Ajouter + » puis « Dépense en espèces » ;
• Vous pouvez éditer toutes vos factures et devis en ligne.

Le gros ➕ ? Toutes ces fonctionnalités sont proposées au prix imbattable de 0€/mois, de quoi rendre votre comptabilité pas cher ! 🥳

En plus de la gestion des dépenses, des justificatifs et des notes de frais, Indy propose un compte pro gratuit, la gestion des indemnités kilométriques (IK), l’édition des documents comptables (saisie automatisée), le préremplissage ainsi que la télétransmission de la liasse fiscale ! Alors, n’hésitez plus et rejoignez l’aventure Indy !

2. Spendesk

Spendesk est une plateforme de gestion des dépenses pro. Spendesk propose 3 formules :

• La formule « Essentials » ;
• La formule « Scale » ;
• La formule « Premium ».

Les prix ne sont pas communiqués, vous pouvez néanmoins demander une démonstration.

Avec la formule « Essentials », vous avez notamment accès :

• À la gestion des notes de frais et remboursements (avec justificatifs digitalisés) ;
• À la gestion des factures fournisseurs ;
• Au nombre illimité de cartes physiques et virtuelles.

🎯 Spendesk s’adresse aux PME (Petites et Moyennes Entreprises) et grandes entreprises (GE).

3. N2F

N2F est un logiciel de notes de frais français adopté par plus de 800 000 utilisateurs. N2F propose 3 offres :

• « Business » à 4,35€ HT par mois ;
• « Enterprise » à 6€ HT par mois ;
• « Advanced » disponible sur devis.

L’offre la moins chère comprend plusieurs fonctionnalités telles que :

• Les notes de frais illimitées ;
• Le scan intelligent ;
• La gestion des frais kilométriques ;
• La gestion des invités internes et externes ;
• L’automatisation de la refacturation des frais à vos clients.

🎯 N2F est dédié aux freelances, artisans, professions libérales, PME et grandes entreprises.

4. Jenji

Jenji est un logiciel de notes de frais adopté par plus de 35 000 organisations et entreprises de tous secteurs confondus allant du secteur transport et tourisme au secteur banque et assurance. Pour couvrir vos besoins, Jenji propose deux offres :

• « Jenji Solo » gratuite ;
• « Silae Expense » dont le prix n’est pas précisé.

La différence ? 🤔

Avec l’offre « Jenji Solo », vous pouvez simplement gérer vos frais professionnels ainsi que vos indemnités kilométriques tandis que l’offre « Silae Expense » permet d’optimiser toutes les dépenses professionnelles grâce à des fonctionnalités innovantes comme :

• L’archivage à valeur probante ;
• La personnalisation de la politique de dépenses ;
• Le paramétrage des plafonds de dépense ;
• Un système d’alerte RH.

🎯 Jenji s’adresse aux indépendants, TPE (Très Petites Entreprises) et PME.

5. Evoliz

Evoliz est un logiciel de facturation et précomptabilité qui propose 4 formules :

• « Smoothie Banane » à 16€ par mois ;
• « Banana Split » à 32€ par mois ;
• « Banana Combo » à 44€ par mois ;
• « Régime de bananes », une formule personnalisée accessible sur rendez-vous.

La gestion des notes de frais est disponible à partir de la formule « Banana Split » à 32€ par mois. Sur Evoliz, il est possible de saisir les dépenses professionnelles facilement afin que celles-ci soient acceptées ou refusées par le manager. Si le manager accepte, elles seront alors automatiquement enregistrées. Evoliz propose également une connexion avec Google Maps, permettant ainsi d’automatiser le calcul des IK en cas de déplacement. 

Enfin, les différentes formules comprennent des fonctionnalités supplémentaires comme :

• Le suivi et la relance des impayés ;
• Le suivi des stocks ;
• Les rapports de ventes ;
• L’édition des devis et factures.

🎯 Evoliz propose ses services aux PME et TPE.

6. ONexpense

ONexpense est une application de notes de frais qui simplifie les remboursements. Elle propose 3 formules :

• « ONexpense Entreprise » à 2,90€ HT par mois ;
• « Archivage Probant » à 4,40€ HT par mois ;
• La dernière formule disponible sur simple devis.

La formule la moins onéreuse comprend un grand nombre de fonctionnalités dont :

• L’ajout manuel d’un reçu ;
• La reconnaissance des tickets ;
• Le calcul automatique des IK ;
• L’archivage sur 1 an ;
• L’export Excel, CSV, PDF et ZIP.

🎯 ONexpense couvre les besoins des indépendants, startups, TPE et PME.

7. Cegid Notilus

Cegid Notilus est une solution de gestion des notes de frais, des déplacements et de la flotte automobile.

Cette solution permet de dématérialiser et d’optimiser la création, le traitement ainsi que le stockage des notes de frais. Ainsi, les collaborateurs sont en parfaite mesure de créer leurs notes de frais facilement et rapidement. Ceux en charge de les valider peuvent se concentrer exclusivement sur les potentielles anomalies et risques de fraudes grâce aux alertes en temps réel.

Cegid Notilus propose une large gamme de fonctionnalités, à savoir :

• La création automatique des notes de frais ;
• La validation et contrôle intelligents ;
• La dématérialisation et l’archivage des notes de frais ;
• La sécurisation des données ;
• Et plus encore !

Le coût de ce logiciel n’est pas précisé.

🎯 Cegid Notilus s’adresse aux entrepreneurs, PME, TPE, ETI et grandes entreprises.

8. Cleemy

Cleemy est une solution de gestion des notes de frais proposée par le logiciel Lucca. Ce logiciel propose plusieurs produits dont le prix varie de 0,50€ HT à 5,70€ HT par mois. La gestion des notes de frais correspond au produit « Cleemy Notes de frais » au prix de 5,70 euros HT par mois.

Cleemy Notes de frais incluent plusieurs fonctionnalités clés comme :

• L’analyse automatique des justificatifs ;
• Le suivi des frais kilométriques ;
• La dématérialisation à valeur probante ;
• La détection des anomalies ;
• La politique de frais.

Comme dit plus haut, Lucca possède d’autres produits comme « Cleemy Factures », « Timmi Absences », « Poplee Formation »…

🎯 Cleemy s’adresse à toutes les entreprises.

9. Rydoo

Rydoo est un logiciel de gestion des frais professionnels. Il propose 2 formules accessibles en libre-service :

• « Essentials » à 8€ par mois (si facturation annuelle) ou 10€ par mois (si facturation mensuelle) ;
• « Pro » à 10€ par mois (si facturation annuelle) ou 12€ par mois (si facturation mensuelle.

Rydoo offre également 2 autres formules disponibles sur demande :

• La formule « Business » ;
• La formule « Enterprise ».

Rydoo propose désormais un nouvel outil : l’outil « Smart Audit ».

Grâce à un processus d’intelligence artificielle, cet outil détecte les fraudes et potentielles anomalies afin de vous protéger des dépenses non justifiées. Il détecte les demandes de remboursement de frais professionnels jugées suspectes ou non conformes. Pour en savoir plus, il est possible de demander une démo en vous rendant directement sur le site internet rydoo.com.

🎯 Rydoo couvre les besoins des startups, PME, TPE et grandes entreprises.

10. Expensya

Pour finir, Expensya est un logiciel qui facilite la gestion des notes de frais. Ce logiciel propose une offre Premium comprenant notamment :

• L’archivage légal ;
• La prise en charge des frais kilométriques ;
• L’approbation automatisée selon les politiques de dépenses de l’entreprise ;
• La gestion avancée des demandes d’autorisation ;
• Des tableaux de bord avancés ;
• L’export de fichiers au format Excel et PDF.

Le prix de cette offre n’étant pas communiqué, nous vous invitons à vous rapprocher du service client.

🎯 Expensya est une solution à destination des PME et grands groupes.

Tableau comparatif des 10 meilleurs logiciels de notes de frais en 2024

Tableau mis à jour en octobre 2024

💡 D’autres critères peuvent aussi faire l’objet d’une comparaison. Ainsi, veillez avant tout à analyser vos besoins (avez-vous besoin de créer des notes de frais en illimité ? Du calcul des IK, de la détection des anomalies, etc. ?), à identifier les fonctionnalités essentielles à votre activité professionnelle et à les inclure dans ce comparatif.

Comment choisir son logiciel de notes de frais ?

Les critères essentiels

Pour choisir votre logiciel de notes de frais, vous devez considérer les critères essentiels suivants :

Les critères secondaires

D’autres critères peuvent également entrer en ligne de compte comme :

Pourquoi utiliser un logiciel de notes de frais ? Les avantages

Utiliser un logiciel de note de frais revient à économiser un temps précieux. En effet, selon une étude de Concur réalisée en 2017, effectuer une note de frais prend en moyenne 27 minutes (pour consulter l’étude, cliquez sur ce lien). Grâce au logiciel de notes de frais, vous réduisez le temps consacré sur cette tâche de plus de la moitié ! 

Certaines fonctionnalités comme le calcul des indemnités kilométriques ou encore la numérisation des justificatifs représentent également un véritable atout. 

Se tourner vers un logiciel de notes de frais, c’est aussi se prémunir contre des délais de remboursement importants. Les collaborateurs, associés ou chefs d’entreprise gagnent en autonomie, ils peuvent générer facilement et rapidement leur note de frais et en obtenir le remboursement dans les plus brefs délais tout en garantissant 0 risque de fraude.

Bon à savoir : sans passer par la digitalisation des notes de frais, obtenir le remboursement des frais professionnels nécessite en moyenne 30 jours ! Un délai long pouvant causer des difficultés financières surtout en cas de lourdes dépenses comme des billets d’avion.

Enfin, utiliser un logiciel de notes de frais permet de diminuer la marge d’erreur, les oublis, de sécuriser les données de l’entreprise et de générer de belles économies. La saisie des notes de frais sans passer par un logiciel adapté entraîne une gestion chronophage (qui peut s’étendre sur des dizaines de jours) et impose à l’entreprise un coût important (estimé à 53€ par note) pouvant impacter sa trésorerie. 

Une question ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace réservé ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗