Compte 165 – Dépôts et cautionnements reçus

Le compte 165 – Dépôts et cautionnements reçus fait partie de la classe 1 du Plan Comptable Général (PCG), dédiée aux comptes de capitaux. Il permet d’enregistrer la réception d’une caution ou un dépôt de garantie. Il s’agit des sommes déposées ou prêtées par des tiers à l’entreprise en guise de garantie.

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Explications du compte 165

Le compte 165 enregistre les cautionnements et dépôts reçus par une entreprise. Les cautionnements et dépôts sont des sommes prêtées à l’entreprise en guise de garantie (par exemple par un locataire pendant la durée de son occupation). Les dépôts et cautionnements versés par l’entreprise sont enregistrés dans un autre compte du plan comptable : le compte 275 – Dépôts et cautionnements versés.

Les montants inscrits au compte 165 proviennent :

• De clients ou locataires (cas général) ;
• Ou de partenaires commerciaux (pour certains contrats spécifiques).

Les sommes enregistrées dans le compte 165 sont à solder lors de la restitution des cautions ou dépôts, généralement à la fin d’un contrat.

Le compte 165 – Dépôts et cautionnements reçus ne fait pas partie des ressources permanentes de l’entreprise, il s’agit de fonds mis à disposition temporairement par des tiers.

Règles relatives au compte 165

La comptabilisation des dépôts et des cautionnements reçus dans le compte 165 doit respecter quelques règles précises :

1. L’enregistrement des fonds dès leur réception. Un dépôt ou cautionnement reçu doit être enregistré au crédit du compte 165 dès son envoi ;
2. La restitution des fonds. Une fois le contrat ou l’engagement terminé, le compte 165 doit être débité et le compte bancaire de l’entreprise crédité du montant à restituer ;
3. L’absence d’intérêts. Sauf cas spécifiques, les fonds déposés dans le compte 165 ne génèrent pas d’intérêts pour l’entreprise qui les reçoit.

Les fonds du compte 165 sont inscrits au passif du bilan, dans la catégorie des emprunts et des dettes financières divers.

Exemples d’opérations

Voici plusieurs exemples, afin de mieux comprendre le compte 165 – Dépôts et cautionnements reçus. 

Exemple 1 : enregistrement d’un dépôt de garantie pour la location d’un local

Une entreprise loue un local commercial et reçoit un dépôt de garantie de 3 000 € de la part de son locataire lors de la signature du contrat. L’écriture comptable pour la réception des fonds est :

Exemple 2 : restitution intégrale de la garantie au locataire

Le contrat de location du bail commercial touche à sa fin, le locataire restitue le local en bon état. L’entreprise rembourse la garantie dans son intégralité, soit le montant total de 3 000 €.

Exemple 3 : restitution partielle de la garantie au locataire

À la fin de contrat de location du bail commercial, le locataire ne restitue pas le local en bon état. L’entreprise va prélever sur la caution une somme pour effectuer les réparations nécessaires, soit 1 000 €. L’enregistrement comptable est :

Nos conseils pratiques

Les dépôts et cautionnements reçus par l’entreprise doivent obligatoirement être remboursés à la fin des engagements.

💰 Conseil – Utilisez un tableau de suivi pour enregistrer toutes les cautions reçues et leurs échéances de restitution. Cela peut vous aider à mieux gérer votre trésorerie et à éviter les oublis.

Certaines entreprises reçoivent régulièrement des cautions et dépôts. Si c’est votre cas, vous pouvez négocier au préalable avec vos partenaires pour obtenir des garanties favorables.

👫 Conseil – Afin d’éviter tout malentendu avec vos partenaires, il est possible de mettre en place un contrat détaillé pour préciser les conditions de restitution des cautions.

Consulter d’autres comptes de la classe 1 – Comptes de capitaux :

• Compte 101 – Capital ;
• Compte 120 – Résultat de l’exercice (bénéfice) ;
• Compte 129 – Résultat de l’exercice (perte) ;
• Compte 145 – Amortissements dérogatoires ;
• Compte 164 – Emprunts auprès des établissements de crédit. 

Vous avez davantage de questions sur le compte 165 – Dépôts et cautionnements reçus ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝